IT
Leader europeo nel settore degli investimenti immobiliari in espansione sul mercato italiano ricerca un Office Manager & Executive Assistant da inserire nella sede direzionale di Milano con la duplice missione di supportare la Direzione e la Leadership italiana nelle attivit esecutive e di assicurare efficienza organizzazione e fluidit nei processi aziendali strategici e operativi della sussidiaria italiana.
Office Manager & Executive Assistant
ITA/2508/OMEA
/ Milan-based /
Il candidato ideale possiede una solida esperienza nel ruolo maturata in contesti internazionali dinamici con uso frequente della lingua inglese e la versatilita necessaria a gestire attivita diversificate di marketing PR comunicazioni interne ed esterne supervisione di attivita contabili consulenze legali risorse umane gestione fornitori e scheduling.
Responsabilit
Come Executive Assistant:
- Gestione delle agende pianificazione meeting e coordinamento appuntamenti;
- Redazione e revisione di corrispondenza presentazioni e comunicazioni interne;
- Gestione di informazioni coperte da privacy e dalla massima riservatezza;
- Organizzazione di trasferte itinerari e note spese;
- Stesura verbali follow-up e attivit di supporto al project management;
- Interfaccia tra la Direzione i clienti e i team interni.
Come Office Manager:
- Supervisione operativa quotidiana dell ufficio garantendo efficienza e ordine;
- Gestione acquisti fornitori e contratti di servizi approvvigionamento materiali;
- Supporto all onboarding e formazione di nuovi dipendenti;
- Monitoraggio della conformit a policy interne e requisiti normativi;
- Coordinamento dei sistemi interni di archiviazione documentale e calendari;
- Supporto ad attivit di marketing PR eventi aziendali e comunicazione interna o esterna;
- Organizzazione logistica di riunioni training e iniziative di team building;
- Attivita d ufficio legate all operativita quotidiana: reception telefono commissioni accoglienza ospiti etc.
Requisiti
- Laurea in Lingue Comunicazione Economia o discipline affini;
- Almeno 4 anni di esperienza come Executive Assistant Office Manager o in ruoli affini;
- Ottima capacit di coordinamento e gestione di processi e funzioni interdipartimentali;
- Competenza avanzata in Microsoft Office Google Workspace e CRM/ERP aziendali;
- Spiccate doti organizzative multitasking e gestione delle priorit ;
- Eccellenti capacit di comunicazione scritta e orale;
- Riservatezza professionalit e capacit di problem solving;
- Italiano e inglese fluenti in scritto e parlato.
L offerta
- Un ruolo chiave di responsabilit e coordinamento in una realt leader europea nel settore;
- Contratto a tempo indeterminato (CCNL Terziario Distribuzione e Servizi);
- Pacchetto retributivo competitivo commisurato all esperienza;
- Ambiente internazionale dinamico in una realta in crescita costante e con concrete opportunit di sviluppo professionale.
Se ti riconosci in questo profilo hai ambizione e competenze contattaci scrivendo a:
A causa dell alto volume di candidature saranno contattati solo i profili in linea con i requisiti.
EN
A European leader in real estate investment currently expanding in the Italian market is seeking an Office Manager & Executive Assistant to join its Milan headquarters.
This role has a dual mission: to support the Italian Managing Director and Leadership team in operational activities while ensuring efficiency organization and smooth operations across both strategic and day-to-day processes of the Italian subsidiary.
Office Manager & Executive Assistant
ITA/2508/OMEA
/ Milan-based /
The ideal candidate brings solid experience in the role gained within dynamic international environments with frequent use of English and the versatility to handle a wide range of activities including marketing PR internal and external communications accounting oversight legal consultancy coordination HR support vendor management and scheduling.
Key Responsibilities
As Executive Assistant
- Manage calendars schedule meetings and coordinate appointments;
- Draft and edit correspondence presentations and internal communications;
- Handle confidential information with discretion and professionalism;
- Organize travel arrangements itineraries and expense reports;
- Take meeting minutes follow up on action items and support project management;
- Act as a liaison between management clients and internal teams;
As Office Manager
- Oversee the day-to-day operations of the office ensuring efficiency and order;
- Manage purchasing suppliers service contracts and office supplies;
- Support onboarding and training of new employees;
- Monitor compliance with internal policies and regulatory requirements;
- Coordinate internal systems for document management and office calendars;
- Support marketing PR corporate events and internal/external communications;
- Organize logistics for meetings training sessions and team-building initiatives;
- Handle general office administration: reception phone calls errands manage incoming guests etc.
Requirements
- Degree in Languages Communication Business Administration or related field;
- Minimum 4 years experience as an Executive Assistant Office Manager or in similar roles;
- Strong ability to coordinate and manage interdepartmental processes and functions;
- Proficiency in Microsoft Office Google Workspace and CRM/ERP systems;
- Excellent organizational multitasking and priority-management skills;
- Strong written and verbal communication skills;
- Discretion professionalism and problem-solving abilities;
- Fluent in Italian and English both written and spoken.
The Offer
- A key position of responsibility and coordination in a European market leader;
- Permanent contract with competitive salary package commensurate with experience and skills;
- International dynamic work environment in a fast-growing company with solid professional growth opportunities.
If this profile matches your skills and ambitions please send your application to:
Due to the high volume of applications only the profiles in line with the requisites will be contacted.
Administration, Business Management