Sales Operations Lead Remoto

Estrutura de Reporte

A quem reporta esta posição

• General Manager

Descrição

Em que consiste esta posição

Enquanto Sales Operations Lead és responsável por garantir a eficiência e fiabilidade dos processos operacionais e financeiros associados às vendas do Life MBA com um foco especial na maximização do cash flow recuperação de receita e qualidade dos dados comerciais.

Cabe-te assegurar uma gestão proativa das amortizações cobranças e devoluções identificando oportunidades de recuperação e retenção de receita garantindo simultaneamente uma experiência profissional transparente e positiva para os nossos alunos.

És também responsável por assegurar o rigor dos processos administrativos do departamento comercial garantindo que as vendas os pagamentos as comissões e os principais indicadores de performance são corretamente registados monitorizados e reportados.

Trabalhas em estreita colaboração com o Sales Manager e com as restantes equipas antecipando problemas identificando oportunidades de melhoria e desenvolvendo processos que promovam maior eficiência autonomia e escalabilidade operacional.

Propósito

Qual é o principal objetivo desta posição

Maximizar o cash flow e proteger a receita do Seekers através de uma gestão eficiente de amortizações cobranças e devoluções garantindo simultaneamente o rigor dos processos e dados comerciais.

KPIs

Quais são os KPIs que vão avaliar esta posição

Recuperação e Retenção de Receita

• % de Amortizações Realizadas
• % de Cobranças Resolvidas
• % de Devoluções Revertidas
  

Qualidade e Eficiência Operacional

• % de Vendas Validadas sem Erros Percentagem de vendas corretamente registadas e processadas nos diferentes sistemas.
• Cumprimento de Prazos Operacionais Percentagem de processos administrativos e financeiros concluídos dentro dos prazos definidos.
  

Responsabilidades

Quais são as responsabilidades desta posição

1. Amortizações e Recuperação de Receita

• Gerir proativamente as oportunidades de amortização promovendo a antecipação de pagamentos e a melhoria do cash flow.
• Acompanhar os planos de pagamento parcelado identificando situações de incumprimento e assegurando o contacto com os alunos para regularização dos valores em dívida.
• Implementar e melhorar processos de acompanhamento de pagamentos garantindo visibilidade sobre valores pendentes recuperados e em risco.
• Identificar padrões de incumprimento e propor medidas preventivas para reduzir pagamentos em atraso.
• Garantir o correto registo e acompanhamento das amortizações e cobranças nos sistemas internos.
  

2. Gestão de Devoluções e Retenção de Receita

• Gerir os pedidos de devolução de ponta a ponta desde a receção até à resolução e comunicação final ao aluno.
• Analisar cada pedido de acordo com as condições contratuais políticas internas e legislação aplicável garantindo decisões consistentes e devidamente fundamentadas.
• Identificar oportunidades legítimas de retenção de receita apresentando alternativas adequadas às necessidades e circunstâncias de cada aluno.
• Assegurar que as devoluções aprovadas são corretamente processadas e refletidas nos sistemas financeiros e comerciais.
• Monitorizar os motivos de devolução identificando tendências e oportunidades de melhoria na experiência do aluno e nos processos de venda.
• Desenvolver e manter procedimentos que promovam maior autonomia consistência e eficiência na gestão de devoluções.
  

3. Controlo Comercial e Qualidade dos Dados

• Validar as vendas realizadas assegurando a consistência da informação entre CRM plataformas de pagamento faturação automações e ferramentas de reporting.
• Identificar investigar e corrigir erros ou discrepâncias nos sistemas garantindo a integridade dos dados comerciais e financeiros.
• Apoiar o Sales Manager na atualização e validação do forecast de receitas.
• Garantir que os indicadores comerciais apresentados nos dashboards e ferramentas de Business Intelligence refletem corretamente a atividade do departamento.
• Validar mensalmente o apuramento das comissões das equipas de Sales e Booking identificando e resolvendo eventuais divergências.
• Criar mecanismos de controlo que permitam antecipar erros e reduzir a necessidade de correções manuais.
  

4. Gestão Operacional e Administrativa

• Gerir a relação operacional com os providers de pagamento e financiamento garantindo a correta submissão validação e acompanhamento de transações e a resolução de eventuais incidências.
• Assegurar a correta configuração e atualização dos meios de pagamento associados à continuidade dos alunos incluindo a gestão de dados bancários nas plataformas autorizadas.
• Coordenar a documentação necessária aos processos de certificação DGERT garantindo a sua organização atualização e conformidade.
• Garantir a atualização dos templates e materiais de apoio aos check-ins comerciais sempre que existam alterações nos processos ou na oferta.
• Assegurar que os processos administrativos do departamento estão documentados atualizados e são facilmente executáveis.
  

5. Reporting e Melhoria Contínua

• Monitorizar regularmente os KPIs da função garantindo visibilidade sobre resultados desvios e oportunidades de melhoria.
• Produzir reportings claros e objetivos sobre amortizações cobranças devoluções e qualidade operacional.
• Identificar ineficiências tarefas repetitivas e oportunidades de automatização.
• Desenvolver e implementar procedimentos ferramentas e mecanismos de controlo que aumentem a eficiência e reduzam a dependência de intervenção manual.
• Antecipar riscos operacionais e financeiros propondo soluções e escalando apenas as situações que exijam decisões fora do seu âmbito de autonomia.
  

Skills

Quais são as principais skills necessárias para desempenhar esta função

• Excel / Google Sheets Bons conhecimentos de fórmulas cruzamento e validação de dados construção de mapas de controlo e reporting.
• Gestão de CRM e Ferramentas Digitais Experiência com CRMs preferencialmente Pipedrive e facilidade de utilização de plataformas de pagamento faturação e Business Intelligence.
• Organização e Gestão de Prioridades Capacidade de gerir múltiplos processos em simultâneo distinguindo prioridades cumprindo prazos e garantindo uma execução estruturada.
• Atenção ao Detalhe e Rigor Financeiro Capacidade de identificar erros e inconsistências garantindo a fiabilidade dos dados e o cumprimento dos procedimentos definidos.
• Resolução de Problemas e Pensamento Crítico Capacidade de investigar situações compreender causas e implementar soluções sustentáveis sem depender constantemente de orientação ou validação superior.
• Comunicação e Negociação Capacidade de comunicar de forma clara empática e assertiva especialmente em situações sensíveis relacionadas com pagamentos cobranças e devoluções.
• Ownership e Autonomia Assume responsabilidade pelos processos e resultados da sua área acompanha os temas até à sua resolução e identifica proativamente oportunidades de melhoria.
• Colaboração Interdepartamental Capacidade de trabalhar com diferentes equipas promovendo o alinhamento a partilha de informação e a resolução conjunta de problemas.
• Reporting e Monitorização de KPIs Capacidade de acompanhar indicadores identificar desvios e apresentar informação clara relevante e orientada para a tomada de decisão.
• Melhoria Contínua e Otimização de Processos Capacidade de questionar processos existentes identificar oportunidades de simplificação e implementar melhorias que aumentem a eficiência operacional.
  

Perfil Comportamental

Qual é o perfil comportamental necessário para desempenhar esta função

DISC: C > 25%; S > 15%

• Compromisso e Fiabilidade Cumpre as suas responsabilidades com consistência garantindo o acompanhamento dos processos até à sua conclusão.
• Método e Disciplina Trabalha de forma estruturada seguindo procedimentos rigorosos e mantendo elevados padrões de qualidade.
• Organização e Estrutura Organiza o trabalho a informação e as prioridades de forma metódica assegurando previsibilidade e controlo.
• Agilidade e Adaptabilidade Consegue gerir diferentes solicitações e adaptar prioridades sem comprometer o rigor da execução.
• Atenção ao Detalhe Identifica inconsistências e garante precisão especialmente no tratamento de informação financeira e comercial.
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  Independência e Autonomia Toma decisões dentro ...