Finance & Admin Specialist 100 Remoto

General Manager

Descrição

Em que consiste esta posição

Enquanto Administrative & Finance Specialist és a pessoa responsável por garantir o bom funcionamento dos principais processos administrativos e financeiros da empresa.

Terás um papel central na operação assegurando o acompanhamento de faturas pagamentos processamento salarial documentação comunicações institucionais e restantes tarefas administrativas do dia a dia.

Serás o principal ponto de contacto com a contabilidade e outros parceiros externos garantindo que a informação é enviada corretamente dentro dos prazos definidos e que os temas pendentes são acompanhados até à sua resolução.

Não precisas de ser contabilista ou especialista jurídico. Procuramos no entanto alguém confortável com números com conhecimentos financeiros capacidade para atualizar um P&L e facilidade em interpretar informação contabilística e financeira.

Como muitos dos processos ainda estão em fase de estruturação procuramos uma pessoa que não se limite a executar: alguém que questione organize documente e melhore continuamente a área administrativa e financeira.

Esta é uma posição 100% remota para uma pessoa dinâmica rápida analítica autónoma e muito atenta ao detalhe.

Propósito

Qual é o principal objetivo desta posição

Garantir uma operação administrativa e financeira rigorosa organizada e eficiente criando processos que assegurem informação clara atualizada e fiável.

Responsabilidades

Quais são as responsabilidades desta posição

• Gerir os principais processos administrativos e financeiros da empresa
• Ser o principal ponto de contacto com a contabilidade
• Recolher validar e enviar documentação à contabilidade dentro dos prazos definidos
• Organizar e arquivar faturas recibos notas de crédito e restantes documentos financeiros
• Garantir a correta categorização das despesas
• Preparar e acompanhar pagamentos a fornecedores
• Apoiar a preparação e validação de salários ajudas de custo benefícios prémios e comissões
• Acompanhar divergências ou dúvidas relacionadas com salários e pagamentos
• Responder às dúvidas dos colaboradores sobre recibos pagamentos benefícios e despesas
• Preparar e manter atualizado o P&L
• Recolher e organizar a informação necessária ao fecho financeiro mensal
• Realizar reconciliações entre movimentos bancários faturas pagamentos e registos internos
• Acompanhar contas a pagar e a receber
• Manter atualizados os ficheiros de controlo financeiro e administrativo
• Monitorizar custos e sinalizar desvios relevantes ao General Manager
• Receber analisar e encaminhar comunicações externas dirigidas à empresa
• Acompanhar comunicações da Autoridade Tributária Segurança Social bancos seguradoras e outras entidades
• Manter atualizada a documentação administrativa fiscal laboral e contratual
• Apoiar processos administrativos relacionados com entradas e saídas de colaboradores
• Criar documentar e otimizar processos administrativos e financeiros no Notion
• Implementar controlos checklists templates e automatizações que reduzam erros e atrasos
• Identificar riscos e oportunidades de melhoria
• Apoiar o General Manager na preparação de informação financeira e administrativa

Quais são os processos pelos quais esta posição é responsável

• Gestão de Faturas e Despesas
• Pagamentos a Fornecedores
• Preparação do Processamento Salarial
• Pagamento de Prémios Comissões e Benefícios
• Reconciliação Bancária
• Fecho Financeiro Mensal
• Atualização do P&L
• Controlo de Tesouraria
• Contas a Pagar e a Receber
• Comunicação com a Contabilidade
• Gestão de Comunicações Institucionais
• Gestão de Fornecedores e Contratos
• Apoio Administrativo aos Colaboradores
• Arquivo e Organização Documental
• Criação e Otimização de Processos

Skills

Quais são as principais skills necessárias para desempenhar esta função

Gestão Administrativa sabe organizar tarefas documentos comunicações e prazos com autonomia e rigor

Gestão de Faturas e Pagamentos sabe validar documentos organizar pagamentos e acompanhar valores em aberto

Processamento Salarial compreende os principais elementos do processamento salarial e sabe validar a informação necessária junto da contabilidade

Controlo Financeiro sabe organizar receitas despesas pagamentos e recebimentos

Gestão de P&L sabe preencher atualizar e analisar um P&L identificando erros e desvios

Reconciliação Financeira sabe comparar movimentos bancários faturas e registos internos

Excel Avançado domina fórmulas pesquisas filtros tabelas dinâmicas e validação de dados

Análise de Dados sabe trabalhar com informação financeira identificar padrões e retirar conclusões

Mapeamento de Processos sabe estruturar documentar e otimizar processos

Gestão de Prioridades consegue gerir vários temas em simultâneo e cumprir prazos

Resolução de Problemas identifica a origem dos problemas e encontra soluções práticas

Comunicação Clara explica temas administrativos e financeiros de forma simples e objetiva

Gestão de Stakeholders acompanha interlocutores internos e externos garantindo seguimento e cumprimento de prazos

Discrição e Confidencialidade trata informação financeira salarial e pessoal com responsabilidade

Perfil Comportamental

Qual é o perfil comportamental necessário para desempenhar esta função

Energia e Dinamismo trabalha com ritmo e sentido de urgência

Rapidez de Execução avança rapidamente sem comprometer a qualidade

Autonomia e Proatividade antecipa necessidades e toma iniciativa

Rigor e Responsabilidade compreende o impacto do seu trabalho e garante qualidade na execução

Atenção ao Detalhe identifica erros divergências e inconsistências

Capacidade Analítica sente-se confortável a trabalhar com números e informação financeira

Perspicácia percebe rapidamente o que está em falta ou não faz sentido

Método e Organização cria sistemas checklists e formas de controlo

Flexibilidade e Adaptabilidade adapta-se a alterações de prioridades

Comunicação e Empatia responde a dúvidas com clareza respeito e sensibilidade

Sentido de Dono acompanha cada tema até estar efetivamente concluído

Curiosidade e Aprendizagem procura compreender os temas e melhorar continuamente

Ferramentas

Que ferramentas são necessárias para desempenhar esta função

Excel ou Google Sheets

Notion

Slack

Google Drive

Gmail

Google Meet

Plataformas Bancárias

Plataformas de Gestão de Despesas e Benefícios

Factorial

Check-Ins

Quais são os check-ins sistemáticos desta posição

Diários

Acompanhamento de pagamentos recebimentos comunicações e pedidos administrativos

Semanais

Check-in com o General Manager

Revisão de pagamentos recebimentos e temas pendentes

Acompanhamento dos temas com a contabilidade

Mensais

Preparação do processamento salarial

Fecho financeiro mensal

Reconciliação bancária

Atualização do P&L

Revisão de contas a pagar e a receber

Procuramos uma pessoa com pelo menos 3 anos de experiência na área que goste de colocar ordem no caos.

Alguém confortável a trabalhar com números documentos pagamentos e diferentes interlocutores sem perder velocidade rigor ou capacidade de iniciativa.

Não procuramos necessariamente um contabilista. Procuramos alguém que saiba trabalhar em proximidade com a contabilidade fazer as perguntas certas organizar a informação e garantir que nenhum tema fica esquecido.

Vais integrar uma operação onde ainda existem vários processos por criar. Terás espaço e responsabilidade para estruturar a área propor melhorias e implementar sistemas que tornem a empresa mais organizada eficiente e preparada para crescer.

Acima de tudo procuramos alguém rápido perspicaz responsável e orientado para a resolução.

Se te revês no que acabaste de ler candidata-te agora!