Administration Assistant

Estamos à procura de um Assistente Administrativo eficiente e orientado para os detalhes para se juntar à nossa equipa dinâmica em Lisboa Portugal. Sendo a espinha dorsal das operações do nosso escritório desempenhará um papel crucial para assegurar o bom funcionamento do dia a dia e apoiar vários departamentos com tarefas administrativas.

• Gerir as operações do escritório incluindo a encomenda de materiais a manutenção do inventário e a coordenação com os fornecedores
• Ajudar nas tarefas financeiras tais como faturação relatórios de despesas e contabilidade básica
• Preparar e manter relatórios e estatísticas semanais e mensais
• Tratar das chamadas recebidas e-mails e correspondência encaminhando-os para os membros da equipa adequados
• Marcar reuniões gerir calendários e organizar viagens para executivos
• Apoiar o departamento de RH com tarefas administrativas relacionadas com a integração e os registos dos empregados
• Ajude na organização e manutenção de sistemas de arquivo digitais e físicos
• Prestar apoio administrativo a vários departamentos conforme necessário
• Cumprimentar os visitantes e criar um ambiente de escritório acolhedor
• Colaborar com os membros da equipa para simplificar os procedimentos do escritório e melhorar a eficiência

Qualifications :

• É necessário um diploma do ensino secundário; é preferível um grau de associado ou de bacharel em administração de empresas ou numa área relacionada
• 1-3 anos de experiência numa função administrativa ou combinação equivalente de educação e experiência
• Proficiência em Microsoft Office Suite (Word Excel PowerPoint)
• Fortes competências organizacionais com capacidade para executar várias tarefas e dar prioridade ao volume de trabalho de forma eficaz
• Excelente atenção aos detalhes e precisão no trabalho
• Excelentes capacidades de comunicação escrita e verbal em inglês; o conhecimento de português é uma vantagem
• Capacidade comprovada de trabalhar em colaboração num ambiente de equipa
• Orientação comprovada para o serviço ao cliente com um comportamento profissional e amigável
• Capacidade de manter a confidencialidade e de tratar informações sensíveis com discrição
• Abordagem flexível e adaptável a prioridades e prazos variáveis
• Conhecimento básico dos princípios contabilísticos e da manutenção de registos financeiros
• Capacidade proactiva de resolução de problemas e de tomar iniciativas
• Experiência com software de gestão de escritório ou vontade de aprender rapidamente novos sistemas

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time