Adjoint.e Exé (mandat temporaire)

Se rapportant au PDG ladjointe excutive sera responsable de : 

Soutenir et assister le PDG

• Assister le directeur gnral dans toutes les tches administratives y compris la gestion des emplois du temps la coordination des runions la rdaction des courriels et le maintien de la communication avec les parties prenantes internes et externes.
• Coordonner les demandes dorganisation de voyages pour le directeur gnral
• Aider le directeur gnral grer les priorits les dlais et le temps de manire efficace en veillant laffectation efficiente des ressources.
• Participer au processus de prparation dexamen et dassemblage des documents et des prsentations (en franais et en anglais).
• Gestion des dpenses : Contrler et grer les dpenses du PDG en veillant au respect des politiques de lentreprise et en approuvant les notes de frais des membres de lquipe excutive.
• Organiser les points de contact quotidiens et hebdomadaires avec le PDG.
• Grer certains aspects personnels pour le PDG.

Soutenir le chef du personnel (chief of staff)

• Organiser des points de contact hebdomadaires avec le chef du personnel.
• Assister aux runions hebdomadaires de lexcutif et/ou de la direction et fournir les procsverbaux des runions et faire les suivis ncessaires.
• Aider la planification et lexcution des djeuners dpartementaux des runions du conseil dadministration et des runions stratgiques mensuelles et trimestrielles (y compris la nourriture et lorganisation et le dmontage de lvnement).
• Assurer le suivi avec diffrents collaborateurs en prparation des prsentations.
• Diriger et coordonner des projets spciaux (cestdire des installations des vnements des sites extrieurs). 
• Organiser et maintenir les informations confidentielles de lentreprise les dossiers de lexcutif et la documentation en assurant un accs et une rcupration aiss.

Soutien aux membres de lquipe de direction

• Coordonner les demandes dorganisation de voyages pour les membres de lquipe de direction.
• Participer au processus de prparation de rvision et dassemblage de documents et de prsentations (en franais et en anglais).

Diriger des projets spciaux

• Collaborer avec les RH ou dautres cadres sur des projets spciaux (cestdire des vnements dentreprise des assembles gnrales).
• Coordination du bureau : Maintenir les fournitures de bureau coordonner les commandes hebdomadaires de caf/lait/snacks pour le bureau etc.
• Travailler avec la direction du btiment et dautres fournisseurs pour sassurer que lespace de bureau est maintenu aux normes (entretien gnral etc.).

Lieu de travail et horaires :
Ladjoint(e) excutif(ve) doit tre prsent(e) au bureau tous les jours partir de 8 heures. 

Qualifications :

• Vous tes titulaire dun baccalaurat en administration en communication ou dans un autre domaine connexe ou dune exprience quivalente ;
• 3 annes dexprience dans une fonction similaire ; 
• Sens aigu de la planification de lorganisation et de la gestion du temps ;
• Capacit grer des informations hautement confidentielles ; 
• Discrtion diplomatie et rigueur dmontres ;
• Solides comptences interpersonnelles ;
• Excellentes comptences en communication verbale et crite (anglais et franais).

Informations complmentaires :

Mandat temporaire de 3 mois. 

Notre processus de recrutement :

1. Entrevue avec recruteur (3045 minutes)
2. Entrevue avec le chef du personnel (60 minutes)
3. Entrevue en personne avec le PDG (90 minutes)

Quels sont les avantages pour vous

En joignant MEDFAR tu feras partie dune organisation motive dont le produit numrise les environnements cliniques de la premire ligne et rvolutionne la pratique des soins de sant. Notre dossier mdical lectronique MYLE facilite la vie des mdecins et du personnel soignant tout en permettant dobtenir de meilleurs rsultats pour la sant des patients. Devenir un.e signifie galement avoir lopportunit de faire partie dune communaut innovante et de travailler dans un environnement dynamique o ton travail aura un impact significatif et tangible non seulement sur ton quipe et lentreprise mais surtout sur lindustrie de la sant.

• Tu dcides de lendroit o tu travailles le mieux ( la maison ou au bureau).
• Horaires flexibles (quilibre entre vie professionnelle et vie prive).
• Primes bases sur les performances pour tous les employs.
• Gnreuse couverture dassurance collective ds le premier jour demploi.
• Cong pay entre Nol et le Nouvel An.
• Allocation annuelle de formation de 1 500 $ pour votre dveloppement professionnel.
• Une culture dentreprise axe sur la transparence la collaboration et linnovation.
• Ladjointe excutive aura accs une place de stationnement pour notre bureau du centreville de Montral.

Avec nos bureaux situs travers le monde la matrise du franais et langlais est ncessaire chez MEDFAR. En raison du besoin de communiquer avec des collgues et/ou des clients dautres provinces ou pays le bilinguisme nous permet de communiquer dans les deux langues tout en favorisant lutilisation du franais. 

Chez MEDFAR nous valorisons la diversit lquit et linclusion au sein de notre quipe. Nous nous engageons offrir un environnement de travail o chaque individu se sent respect et soutenu quelle que soit son origine son identit ou ses capacits. Dans le cadre de notre engagement envers un processus de recrutement quitable et inclusif nous offrons des mesures daccommodement aux candidats qui en font la demande. En cas de besoin lors de votre entrevue faiteslenous savoir afin que nous puissions vous offrir une exprience adapte.

MEDFAR a souscrit volontairement un programme daccs lgalit en emploi (PAE). Les candidatures des femmes des minorits visibles des minorits ethniques des personnes autochtones et des personnes handicapes sont encourages. En postulant nous vous invitons remplir cette section qui nous permet de mettre en oeuvre notre Programme daccs lgalit en emploi (PA). Lautoidentification nest pas obligatoire mais peut vous permettre de bnficier de mesures dans le cadre dune embauche ou dune promotion si vous possdez les comptences requises pour exercer lemploi.

Pour mieux comprendre le processus dautoidentification vous pouvez consulter ce guide.