Administrator Records Privacy and Collections

Privacy Records and Collections Administrator
Permanent

Today the Royal College has over 55000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation wellbeing equity and personcentered care. We are a national nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to the Privacy Officer/Manager Privacy and Records Management the Administrator Privacy Records and Collections (PRC) will work crossfunctionally with business units in support of the Privacy and Records Management Programs. You will support the unit by helping to establish standard organizationwide programlevel controls metrics and reporting while also assisting with the continuous improvement of the programs.

You will contribute to the continuous improvement of the Royal Colleges Records Management Programs under the general direction of the Records and Collections Specialist and to the Royal Colleges Privacy Program under the general direction of the Privacy Officer.

Although hybrid this position requires a higher level of onsite work (minimum three days per week) including tasks such as record digitization records archives and collection cleanups.
Heres an insight into your typical daytoday:
For the Records Management Programs
Support the program including but not limited to records retention schedule development and implementation records and historical object identification cataloguing and protection records digitization secure records disposal and archival records management.
Respond to internal and external archival records research requests.
Draft and assist with the implementation of records management program policies procedures guidelines communications forms training and templates.
Reinforce and promotes a RecordkeepingbyDesign approach into the daytoday operations at the Royal College.

For general administrative support
Coordinate meetings agendas minutes interpret and synthesize discussions/decisions follow up on action items.
Manage PRC group email inboxes.
Draft documents briefing notes correspondence and assist in preparing reports and metrics.
Support PRCled committees projects and working groups.
Maintain PRC intranet and Teams site on SharePoint 365.
Handle data entry support ad hoc tasks and assist with other PRCrelated responsibilities.

For the Royal Colleges Privacy Program
Support the program.
Draft and assist with the implementation of privacy program policies procedures guidelines communications forms training and templates.
Reinforce and promote a PrivacybyDesign approach into the daytoday operations at the Royal College.

Does this sound like you
Level of education training and experience equivalent to Records/information management
related diploma or certificate.
Minimum one year of record and information management experience.
Ability to function well in an electronic environment including but not limited to intermediate level Microsoft Office applications and records scanning.
Excellent organizational time management and project management skills.
Proven ability to effectively establish manage and prioritize workflow.
Strong Asset: Previous experience working in a notforprofit environment.
Ability to communicate with diplomacy credibility and confidence at all levels of the organization.
Ability to exercise good judgement critical thinking and balance risks in ambiguous and complex situations.
Creative and passionate selfstarter who can work well independently in team settings and a believer in continuous improvement.
Familiarity with Canadian privacy legislation and records management industry best practices.
Demonstrated business acumen and successful experience bringing together crossfunctional teams and resources to execute towards a common goal.
Physical capability is required to move record boxes. (Not to exceed 35lbs.
Preferred qualifications
Level of education training and experience equivalent to university degree.
Minimum of 3 years of experience in a Records/information management environment
One year of Privacy compliance experience.
Bilingualism French & English; written comprehension and spoken.

How to get noticed
Please apply through our UKG recruitment platform with your rsum covering letter and salary expectations by May 11 2025.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black racialized/visible minorities Indigenous/Aboriginal people women persons with disabilities and 2SLGBTQIA persons. In accordance with Canadian immigration requirements Canadian citizens and permanent residents of Canada will be given priority.

We sincerely thank all applicants for their interest; however we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities including accommodation that considers an applicants accessibility needs. If you require accommodations during the interview process please contact

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Annual Salary
Band 4 Salary ranges from $51106.00 to $63933.00

Administratrice ou administrateur de la protection des renseignements personnels des dossiers documentaires et des collections
Poste permanent

Le Collge royal des mdecins et chirurgiens du Canada compte aujourdhui plus de 55 000 membres mais sa vision reste la mme : faire progresser lapprentissage des mdecins spcialistes pour offrir les meilleurs soins de sant toute la population. De faon concerte et en partenariat le Collge royal dirige lvolution de la formation mdicale spcialise et des normes dans ce domaine et contribue ainsi lamlioration constante des mdecins spcialistes de la communaut apprenante et des quipes professionnelles. En outre son appui linnovation au bientre lquit et aux soins centrs sur la personne reflte son engagement lgard de lexcellence en mdecine spcialise. Le Collge royal est un organisme denvergure nationale et sans but lucratif cr en 1929 en vertu dune loi spciale du Parlement pour encadrer la formation mdicale des spcialistes au Canada.

titre dadministratrice ou dadministrateur de la protection des renseignements personnels des dossiers et des collections vous relverez de la ou du responsable de la protection des renseignements personnels et gestionnaire Renseignements personnels et documentation. Vous collaborerez avec les units oprationnelles pour favoriser la mise en place de programmes de protection des renseignements personnels et de gestion des dossiers. Vous aiderez lunit tablir des contrles des paramtres et des rapports normaliss lchelle de lorganisation tout en contribuant lamlioration continue des programmes.

Vous contribuerez lamlioration continue des programmes de gestion des documents du Collge royal sous la direction gnrale de la ou du spcialiste des dossiers documentaires et des collections et du programme de protection des renseignements personnels du Collge royal sous la direction gnrale de la ou du responsable de la protection des renseignements personnels.

Mme sil est hybride ce poste exige une prsence sur place accrue (au moins trois jours par semaine) pour lexcution de tches comme la numrisation des dossiers larchivage et le nettoyage des collections.
Aperu de votre rle au quotidien
Pour les programmes de gestion des dossiers documentaires
Appuyer le programme notamment : laborer et mettre en uvre un calendrier de conservation des dossiers; identifier cataloguer et protger les dossiers documentaires et les objets historiques; numriser les dossiers; liminer les dossiers en toute scurit; et grer les archives.
Rpondre aux demandes de recherche darchives internes et externes.
laborer les politiques les procdures les lignes directrices les communications les formulaires la formation et les modles du programme de gestion des dossiers et participer leur mise en uvre.
Renforcer et promouvoir une approche de tenue des dossiers intgre aux activits quotidiennes du Collge royal.

Soutien administratif gnral
Coordonner les runions les ordres du jour et les procsverbaux interprter et synthtiser les discussions et les dcisions et faire le suivi des mesures prendre.
Grer les botes de rception de groupes de lUnit de la protection des renseignements personnels des dossiers documentaires et des collections.
Rdiger des documents des notes dinformation et de la correspondance et participer la prparation des rapports et des paramtres.
Apporter son soutien aux comits aux projets et aux groupes de travail dirigs par lUnit de la protection des renseignements personnels des dossiers documentaires et des collections.
Tenir jour lintranet et le site Teams de lUnit de la protection des renseignements personnels des dossiers documentaires et des collections sur SharePoint 365.
Grer la saisie des donnes appuyer les tches ponctuelles et assumer dautres responsabilits lies lUnit de la protection des renseignements personnels des dossiers documentaires et des collections.

Pour le programme de protection des renseignements personnels du Collge royal
Contribuer au respect du programme.
laborer les politiques les procdures les lignes directrices les communications les formulaires la formation et les modles du programme de protection des renseignements personnels et participer leur mise en uvre.
Renforcer et promouvoir une approche de protection des renseignements personnels intgre aux activits quotidiennes du Collge royal.

Ce profil vous correspond
Formation et exprience quivalant un diplme ou un certificat dans le domaine de la gestion des dossiers et de linformation.
Au moins un an dexprience en gestion de dossiers et dinformation.
Aptitude utiliser efficacement les outils lectroniques notamment les applications Microsoft Office (niveau intermdiaire) et de numrisation de dossiers.
Excellentes comptences en organisation en gestion du temps et en gestion de projet.
Capacit prouve tablir grer et prioriser efficacement un flux de travail.
Atout important : Exprience antrieure au sein dun organisme sans but lucratif.
Capacit de communiquer avec diplomatie crdibilit et confiance tous les chelons dune lorganisation.
Bon jugement et pense critique et capacit peser les risques dans les situations ambigus et complexes.
Crativit passion et sens accru de linitiative capacit de travailler aussi bien indpendamment quen quipe et enthousiasme pour lamlioration continue.
Connaissance des lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels et des pratiques exemplaires de gestion des dossiers.
Sens aigu des affaires et exprience fructueuse de mise sur pied dquipes et de ressources interfonctionnelles afin datteindre un objectif commun.
Capacit physique de dplacer des botes de dossiers 16 kilos / 35 lb et moins).

Qualifications privilgies
Niveau de formation et dexprience quivalent un diplme universitaire.
Au moins trois ans dexprience dans un environnement de gestion des dossiers et de linformation.
Une anne dexprience dans le domaine de la conformit en matire de protection des renseignements personnels.
Bilinguisme (franais et anglais); expression et comprhension crites et orales.

Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG et joindre votre curriculum vit une lettre de motivation et vos attentes salariales dici le 11 mai 2025.

Le Collge royal invite toutes les personnes qualifies postuler. Fermement engag lgard de lquit en matire demploi et de la diversit en milieu de travail il encourage les personnes noires autochtones ou appartenant un groupe ethnique particulier les femmes ainsi que les personnes handicapes et 2SLGBTQIA poser leur candidature. Conformment aux exigences de limmigration au Canada ceux et celles qui ont obtenu la citoyennet canadienne ou leur rsidence permanente auront la priorit.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intrt mais nous ne communiquerons quavec celles dont la candidature aura t retenue. Une liste dadmissibilit pourrait tre tablie afin de pourvoir des postes similaires de dures diverses. La liste sera conserve pendant 18 mois.

Le Collge royal favorise un mode de travail hybride combinant le travail sur place Ottawa et le travail domicile.

Le Collge royal apportera son soutien aux personnes handicapes dans le cadre de ses processus de recrutement notamment en proposant des mesures dadaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matire daccessibilit. Si vous souhaitez vous en prvaloir communiquez avec nous ladresse

Veuillez noter quil ne sera plus possible de consulter cette offre demploi une fois que le poste sera pourvu.

Salaire annuel
chelon 4 Salaire de 51 106 $ 63 933 $

Required Experience:

Unclear Seniority