Executive Assistant (Elementaire)

MISSION

The Executive Assistant assists the Director in the management and administrative organisation of tasks related to the proper functioning of the elementary school.

RESPONSABILITES

Under the supervision of the Directors the Executive Assistant shall :

• Ensure the physical telephone and e-mail reception of the various interlocutors (parents teachers and students at the elementary school)
  

• Provide administrative support to the directions activities :
  

• Managing agendas filtering parent/teacher/student requests
  

• Managing communications to parents/teachers/students (memos/information notes letters emails dashboards...) in both languages (French and English)
  

• Preparing and following up on pedagogical board meetings at the request of the management (attendance writing and sending of reports)
  

• Ensuring regular liaison with the various administrative services and pastoral care
  

• Assisting in the practical organisation of educational projects and their promotion within the institution
  

• Manage the drafting and publication of the weekly Teachers Gazette: compile and format articles submitted by various departments and write additional content as required.
  

• Planning and updating the years calendars
  

• Writing and updating the departments procedures
  

• Ensuring the logistical organisation of elementary school meetings
  

• Handle follow-up of the administrative and educational files of students:
  

• Managing the arrivals and departures of students
  

• Requesting school records (booklets PPS PAP ...) from schools for new students.
  

• Managing school reports at the end of the semester
  

• Providing support for the organisation of school outings and trips
  

• Preparing for the arrival of families in January
  

• Following class budgets
  

• Ensure the administrative and pedagogical follow-up of the department :
  

• Meet & Greet new relief teachers walk them through the replacement procedure and visit the school premises.
  

• Managing absences of teachers and their replacements (preparatory documents welcome materials email address communication with the department and the educational team)
  

• Informing families and reorganising schedules as necessary
  

• Updating the databases in the monitoring tools and software
  

SKILLS APTITUDES TRAINING REQUIRED FOR THE POSITION

• 2 years of validated higher education in management assistance or equivalent is required
  

• Former experience in management assistance
  

• Proficiency in Google Suite
  

• Experience in handling customer relations
  

• Good communication skills (working closely with the administration management educational and general departments)
  

• Precision sense of organisation and efficiency
  

• Ability to work in a team
  

• Sense of diplomacy
  

• Proficiency in French and English required (written and oral)
  

• Discretion
  

• An experience in the school environment would be ideal
  

• Knowledge of office tools and educational tools such as EDUKA and EDT tools would be an advantage
  

WORKING RELATIONSHIPS

• Educational Directors
  

• Teachers
  

• Pastoral care
  

• Parents and students
  

• Support Functions Services
  

REPORTING

Elementary Directors

WORKING CONDITIONS

• Short term contract and permanent contract on the basis of a full-time of 42 hours per week
  

• Remuneration according to the IFS salary scheme
  

• 8 weeks of annual leave during school holidays (To be prorated based on the duration of the contract )
  

• Medical coverage
  

ASSISTANT(E) DE DIRECTION - ELEMENTAIRE

*French version :

MISSION

Lassistant(e) de Direction aide la direction dans la gestion et lorganisation administrative des tâches liées au bon fonctionnement de lélémentaire.

RESPONSABILITÉS

Sous la supervision des Directeurs/trices lassistant(e) de direction devra :

• Apporter un support administratif aux activités de la Direction :
  

• Assurer laccueil physique téléphonique et e-mail des différents interlocuteurs (parents enseignants et élèves à la direction de lélémentaire)
  

• Gérer les agendas filtrer les demandes parents/enseignants/élèves
  

• Gérer les communications aux parents/enseignants/élèves (notes de service/notes dinformation courriers emails tableaux de bord) en français et en anglais
  

• Préparer et suivre les conseils pédagogiques à la demande de la direction (présence rédaction et envoi des comptes rendus)
  

• Assurer la liaison régulière avec les différents services administratifs et vie scolaire
  

• Aider à lorganisation pratique de projets éducatifs et à sa promotion au sein de létablissement
  

• Assurer la rédaction et la publication de la Gazette hebdomadaire destinée aux enseignants : compiler et mettre en forme les articles transmis par les différents départements et rédiger des contenus additionnels si nécessaire.
  

• Planifier et mettre à jour les calendriers de lannée
  

• Rédiger et mettre à jour les procédures du service
  

• Assurer lorganisation logistique des réunions de lélémentaire
  

Assurer le suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des élèves :

• Gérer les arrivées et départs des élèves
  

• Demander les dossiers scolaires (livrets PPS PAP ) aux établissements pour les nouveaux élèves
  

• Gérer lenvoi des bulletins scolaires en fin de semestre
  

• Apporter un support à lorganisation de sorties scolaires et de voyages
  

• Préparer larrivée des familles du mois de janvier
  

• Suivre les budgets de classe
  

Assurer le suivi administratif et pédagogique du département :

• Accueillir les nouveaux enseignants remplaçants leur présenter la procédure de remplacement et leur faire visiter létablissement.
  

• Gérer des absences des professeurs et leurs remplacements (documents préparatoires accueil matériel adresse email communication avec le département et léquipe pédagogique)
  

• Informer les familles et réorganiser les emplois du temps si nécessaire
  

• Mettre à jour les bases de données dans les outils de suivi et logiciels mis à disposition
  

COMPÉTENCES EXPÉRIENCE ET FORMATION REQUISES

• Bac 2 assistant(e) de direction ou équivalent exigé
  

• Expérience précédente dassistant(e) de direction
  

• Maîtrise des outils bureautiques
  

• Expérience dans la gestion de la relation client
  

• Bonne communication (travail en lien avec ladministration la direction la pédagogie les services généraux)
  

• Rigueur sens de lorganisation et efficacité
  

• Capacité à travailler en équipe
  

• Sens de la diplomatie
  

• Maîtrise du français et de langlais exigée (écrit et oral)
  

• Discrétion
  

• Une expérience dans le milieu scolaire serait idéale
  

• Une maîtrise des outils EDUKA et PRONOTE serait un avantage
  

RELATIONS DE TRAVAIL

Required Skills:

SKILLS APTITUDES TRAINING REQUIRED FOR THE POSITION 2 years of validated higher education in management assistance or equivalent is required Former experience in management assistance Proficiency in Google Suite Experience in handling customer relations Good communication skills (working closely with the administration management educational and general departments) Precision sense of organisation and efficiency Ability to work in a team Sense of diplomacy Proficiency in French and English required (written and oral) Discretion An experience in the school environment would be ideal Knowledge of office tools and educational tools such as EDUKA and EDT tools would be an advantage