Assistant de gestion (HF) BUC Ressources

Vos missions :

Sous lautorité de la coordinatrice de site lassistant de gestion adm accueil anime et organise un espace daccueil et dinformation. Il accueille le public lécoute et recueille sa demande linforme et le dirige. Lactivité sexerce en relation avec différents services et en contact avec le public. Laspect relationnel est une caractéristique de la fonction. Lassistant de gestion adm accueil est amené à travailler en équipe.

Missions principales :

• GESTION DE LA RESIDENCE

Enregistrement des nouveaux résidents (année mois semaine) et des fiches administratives des résidents. Etablissement des fiches de séjour et encaissement des redevances et sommes dues Gestion des dossiers résidants pour la caisse dallocation familial (APL)

Suivi et enregistrements des règlements et préparation pour la comptabilité (remise de chèques) Suivi de la logistique (suivi des commandes relatives à la résidence) et de la maintenance SAV Gestion du planning doccupation et tableaux de bord correspondants

Suivi du ménage des chambres conjointement avec la Sté prestataire en charge du nettoyage Saisie et suivi des données dans le progiciel de gestion de la résidence.

Ø ACTIVITÉS POUR LE PUBLIC :

Accueil du public et orientation sur le site et répondre à leurs besoins - Réception téléphonique : assurer laiguillage vers le bon interlocuteur la transmission la prise de message ou la communication dune adresse email dédiée.

Ø GESTION DU PARC DIMPRIMANTES

Ø POUR LES INTERVENANTS ET RESPONSABLES PEDAGOGIQUE :

Mise en place du matériel informatique dans les salles de cours à la demande des intervenants.

Mise en place de la salle NTIC. Photocopie des supports pédagogiques. Gestion des feuilles démargement. Intendance des piles/batteries rechargeables pour le matériel (Souris Clavier micro). Gestion des cloisons mobiles salles de cours.

Ø POUR LES ETUDIANTS :

Inscriptions des étudiants pour les conférences - Mise à disposition des attestations de présence Etablissement des certificats de scolarité et distribution des cartes détudiant (sous réserve de la validation par le service administratif et financier)

Ø INTERFACE ENTRE LES ETUDIANTS ET LES RESPONSABLES DE PROJETS

Ø ECONOMAT

Recueil des besoins de fournitures de lensemble des salariés pour la réalisation de la commande mensuelle - Commande de fourniture gestion du stock et réassort - Renseigner sur létat du matériel des salles et en rendre compte à son responsable.

Ø ADMINISTRATIF :

Réception du courrier et transmission vers les différents services.

Affranchissement et envois de courriers - Gestion de la machine à affranchir (vérification de létat du matériel mise à jour) - Mise en forme de divers documents à laide de la relieuse.