Adjointe, administratifve

Titre du poste:Adjointe administratifve
Numéro de la demande: 48196
Catégorie demploi:Administration
Division:Nat - Affaires juridiques ()
Département:Affaires juridiques
Lieu de travail:LE GROUPE JEAN COUTU - VARENNES (#M-VAR)
Province:Canada : Quebec
Type demploi:Permanent

Venez relever de nouveaux défis et partager votre passion!

Rejoindre notre équipe comporte ses avantages:

- Horaire flexible afin de promouvoir léquilibre travail/vie personnelle

- Télétravail en mode hybride

- Assurances collectives dès la première journée

- Régime de retraite très compétitif

- Politique de vacances généreuse

- Journées personnelles

- Programme daide aux employées

- Stationnement gratuit

- Opportunité de développement professionnel

- Bornes de recharge pour voitures électriques

Votre mission dans léquipe :

Le service des affaires juridiques de la division pharmacie de Metro composé de sept (7) conseillerères juridiques et de cinq (5) membres de soutien est responsable entre autres de fournir des conseils juridiques à linterne dans des domaines variés de coordonner les mandats confiés à des professionnelles externes de la protection des renseignements personnels ainsi que de revoir négocier et préparer des documents juridiques.

Nous recherchons une adjointe pour assister lensemble des professionnelles du service dans leurs fonctions administratives et ce par lexécution de tâches reliées de près ou de loin au secrétariat.

Vos responsabilités en tant quAdjointe service des affaires juridiques :

- Effectuer lensemble des tâches de secrétariat telles que gestion dagenda mise en forme de documents gestion des appels la réception le tri la distribution et lexpédition du courrier et organisation administrative.

- Procéder à louverture la fermeture et au classement de dossiers ainsi que des suivis et des rappels (incluant tableaux déchéance).

- Procéder à la préparation de projet de lettres et documents suivant les instructions données.

- Veiller à la tenue et mise à jour de divers tableaux listes et bases de données du service.

- Assurer la mise à jour de la base de données relatives aux documents de nature contractuelle et linscription de suivis et rappels pour chaque dossier qui lui est confié et à la demande des professionnelles du service

- Sassurer de la transmission des informations pertinentes concernant les transactions aux personnes ou services concernés.

- Sassurer de la transmission et du suivi de la documentation contractuelle coordonner lobtention des signatures des différents signataires internes et externes.

- Effectuer la cueillette dinformations auprès de divers intervenantes internes ou externes.

- Répondre aux demandes de renseignements provenant des différents services et de sources externes.

- Préparer la documentation et lagenda en vue de réunions.

- Veiller au suivi et au paiement des comptes dhonoraires et des comptes fournisseurs y compris quant au compte de la carte de crédit corporative.

- Aider au maintien et à la mise à jour des modèles utilisés par la société.

- Effectuer des recherches consultations et vigies dans divers sites Internet.

- Exécuter toute autre tâche assumer toute autre responsabilité que les professionnelles du service pourraient lui confier de temps à autre et assurer un soutien aux autres membres de léquipe.

Les qualifications que nous cherchons :

- Cours de secrétariat secrétariat juridique un atout

- 3 ans dexpérience pertinente

- Connaissances informatiques (Outlook Word Excel PowerPoint SAP etc.)

- Bilinguisme essentiel tant à loral quà lécrit car le poste exige dinteragir avec des fournisseurs ou partenaires externes unilingues anglophones.

Quelques atouts supplémentaires :

- Orientation vers un travail/service de qualité

- Intérêt pour lapprentissage des aspects techniques

- Bon sens de lorganisation

- Bonne gestion du temps et des priorités

- Autonomie débrouillardise et intérêt envers ses responsabilités

- Aptitude à résoudre des problèmes

- Prompt à proposer son soutien

- Esprit déquipe

- Discrétion et respect de la confidentialité