Coordonnateur – Admission et archives médicales

Description de létablissement

Le CIUSSS de lEst-de-lÎle-de-Montréal regroupe 26 installations et dessert une population de plus de 500 000 Montréalais. Affilié à lUniversité de Montréal il offre une gamme complète de soins de santé et de services sociaux de première ligne de services dhébergement de soins hospitaliers généraux spécialisés surspécialisés et de soins en santé mentale.

Site web de létablissement : du poste

*Concours réservé à tout le personnel de Santé Québec*

Nous recherchons actuellement des candidats afin de pourvoir le poste Coordonnateur Admission et archives médicales à la Direction médicale et des services professionnels.

Nous connaître

En passant à lEst vous gagnez une carrière engageante et des collègues mobilisés à lexcellence et linnovation Vous aurez également accès à une foule dinitiatives pour favoriser votre bien-être au travail. Venez faire partie dune organisation soucieuse doffrir un milieu propice à votre actualisation et votre développement professionnel!

Sommaire des fonctions

Relevant de la Directrice adjointe Volet opération Urgence et Accès la personne titulaire du poste est responsable de la planification de lorganisation de la coordination du contrôle et de lévaluation des activités liées aux services dadmissions de la téléphonie et des archives médicales.

La complexité du poste découle de lampleur du mandat de sa portée multisite et multi missions - Hôpital Maisonneuve-Rosemont (HMR) Hôpital Santa Cabrini Ospedale (HSCO) Institut Universitaire en Santé Mentale de Montréal (IUSMM) Réseau Local de services (RLS) des exigences dharmonisation à léchelle du CIUSSS ainsi que des attentes élevées de lorganisation et de ses partenaires. Le dossier de lusager pierre angulaire des processus cliniques administratifs médico légaux et financiers est au cœur de lensemble des responsabilités du poste.

Dans un contexte de transformation numérique damélioration continue et dévolution des cadres normatifs la personne titulaire exerce un leadership stratégique et mobilisateur afin dassurer lintégrité la confidentialité la disponibilité et la qualité des données médico administratives en conformité avec les orientations ministérielles et organisationnelles.

Le ou la coordonnateur(trice) est responsable :

de la gestion intégrée des archives médicales et des services dadmission ainsi que des systèmes liés aux services
de lharmonisation des pratiques et de loffre de service dans les différentes installations du CIUSSS
du pilotage des applications cliniques du soutien aux utilisateurs et du respect des cadres normatifs applicables
du déploiement et de loptimisation des processus de numérisation et dinformatisation du dossier clinique.

Il ou elle veille à la disponibilité de dossiers cliniques complets numérisés et conformes afin de soutenir efficacement la trajectoire de soins la performance organisationnelle la reddition de comptes ministérielle et le financement lié à lactivité.

Plus spécifiquement le titulaire du poste :

Gouvernance planification et leadership

Collabore aux orientations stratégiques de la direction et assure larrimage des activités de son secteur avec celles de lorganisation et des partenaires internes et externes
Coordonne et encadre une équipe multidisciplinaire composée de personnel administratif et de professionnels œuvrant à la gestion du dossier des usagers à la protection des renseignements personnels et à linformatisation clinique répartie dans les différentes installations
Assure la complémentarité et la cohésion des activités de son service avec celles des autres directions et partenaires internes et externes
Exerce un leadership mobilisateur favorisant lengagement la responsabilisation la collaboration interprofessionnelle et un climat de travail sain.

Gestion opérationnelle et performance

Assure une gestion efficiente des ressources humaines matérielles et informationnelles ainsi que latteinte de léquilibre budgétaire de ses secteurs
Optimise la performance des activités sous sa responsabilité et maintien des standards élevés de qualité et de conformité.
Détermine loffre de service de son secteur en fonction des ressources disponibles et de la capacité organisationnelle
Développe adapte et met en place des indicateurs de performance des outils de planification de suivi et dévaluation alignés sur les priorités organisationnelles
Identifie et met en œuvre des stratégies visant latteinte des résultats le respect des échéanciers et lamélioration continue.

Dossier de lusager données

Veille à lintégrité à la disponibilité à la confidentialité à la conservation et à lépuration des dossiers dusagers
Assure la mise en œuvre et le suivi des processus de numérisation dintégration et de diffusion sécurisée de linformation clinique au dossier électronique de lusager
Assure la coordination des activités de transcription médicale de divulgation de linformation et de complétion des dossiers
Assure un soutien aux cliniciens concernant la codification des interventions et lutilisation des applicatifs incluant I CLSC
Veille à la qualité des données médico administratives nécessaires à la reddition de comptes au financement et aux analyses de performance.

Conformité et cadres normatifs

Veille au respect des lois normes et règlements concernant la divulgation des renseignements personnels la codification des épisodes de soins la conservation et lépuration des documents
Assure lapplication des cadres normatifs ministériels (GIU CLINIBASE CI-MED ÉCHO MED ÉCHO courte durée I CLSC et autres) et le respect des lois en lien avec la gestion des décès
Accompagne lorganisation lors de changements normatifs ou réglementaires affectant les activités du secteur
Participe aux tables comités et instances décisionnelles liés à son champ dexpertise
Veille au respect des contrats conclus avec les fournisseurs externes (numérisation transcription)
Assure le traitement et le suivi des demandes daccès à linformation incluant les dossiers médicaux électroniques (GMF intra muros CLSC OCCI registre de vaccination provincial).

Statistiques codification et unités de mesure

Assure lapplication uniforme des méthodes de traitement de codification et de diffusion des données
Valide la qualité des activités de codification en lien avec les ententes de gestion et les attentes ministérielles en matière de financement à lactivité
Déploie une offre de formation continue auprès des partenaires sur les règles de codification et les cadres normatifs
Développe et met à jour les outils daide à la décision et à la pratique
Assure la diffusion rigoureuse des données statistiques aux partenaires internes externes et ministériels
Assure la transmission rigoureuse et ponctuelle des unités de mesure aux finances.

Responsabilités liées à la gestion et développement des ressources humaines
Gestion des ressources humaines et financières

Assure la gestion la mobilisation et le développement de léquipe en favorisant un climat de travail sain et collaboratif
Participe au recrutement à lintégration à lévaluation et à la reconnaissance du personnel
Intervient de manière proactive dans la gestion des enjeux de rendement la planification de la relève et la fidélisation des talents
Contribue à lélaboration au suivi et à lanalyse du budget de son secteur en assurant une utilisation optimale des ressources
Met en œuvre et soutient des pratiques favorisant la prévention des risques et le maintien dun environnement de travail sécuritaire et conforme aux normes en vigueur.

Exigences requises

Diplôme universitaire de premier cycle en gestion ou dans toute autre discipline clinique pertinente aux fonctions
Diplôme universitaire de deuxième cycle en administration publique (un atout)
Expérience minimale de trois ans à titre de gestionnaire dans le réseau de la santé et des services sociaux idéalement dans les secteurs dadmission ou des archives médicales
Très bonne connaissance du fonctionnement des enjeux et du cadre légal du réseau de la santé et des services sociaux
Membre de son ordre professionnel (si applicable).

Compétences de leader attendues

Être orienté vers la clientèle et la performance
Vision et stratégie de mise en œuvre
Leadership mobilisateur
Capacité à exercer un rôle de pivot des communications
Fortes habiletés en gestion du changement
Capacité à développer et entretenir des partenariats et à travailler en collaboration
Savoir faire preuve dagilité
Être capable dautodéveloppement.

Passez à lEst cest :

Régime de retraite à prestation déterminée (RPD)
6 semaines de vacances après 1 an de service
Journées maladie payées
13 jours fériés
Régime complet dassurances collectives
Rabais corporatifs
Flexibilité : conciliation travail et vie personnelle et possibilité daménager votre horaire
Programme daccueil et dintégration sur 1 an Destination Gestion
Programme de formation continue exclusif aux cadres et aux gestionnaires.

Vous trouverez une foule davantages à joindre notre grande équipe à dimension humaine. Nous sommes animés par des valeurs organisationnelles qui définissent notre philosophie de gestion et qui encadrent nos actions. Les valeurs qui nous unissent sont la collaboration le professionnalisme la qualité des soins et services la communication et le respect.

Candidatures

Si vous désirez plus dinformations nhésitez pas à contacter la conseillère Karina Demers à ladresse courriel suivante :

Nous communiquerons seulement avec les personnes sélectionnées.

Programme daccès à légalité en emploi

Le CIUSSS de lEst-de-lÎle-de-Montréal souscrit aux principes daccès à légalité en emploi et invite les femmes les minorités visibles les minorités ethniques les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous vous saurions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.

Afin de faciliter la lecture nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.