Agent(e) administratif(ve) classe 1 Profil secrétariat Commissaire aux plaintes et à la qualité

Description de létablissement

Le CIUSSS de lEst-de-lÎle-de-Montréal regroupe 26 installations et dessert une population de plus de 500 000 Montréalais. Affilié à lUniversité de Montréal il offre une gamme complète de soins de santé et de services sociaux de première ligne de services dhébergement de soins hospitaliers généraux spécialisés surspécialisés et de soins en santé mentale .

Site web de létablissement : du poste

** Ce concours est réservé aux employés travaillant dans lun des établissements de Santé Québec. ***

Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de lEst-de-lÎle-de-Montréal est à la recherche de candidats afin de pourvoir un poste dagent administratif. Le commissariat aux plaintes et à la qualité des services a pour mission de répondre aux insatisfactions de lensemble de la clientèle du CIUSSS EMTL. Cette mission est assurée par une équipe composée de la commissaire des commissaires adjoints des conseillers aux plaintes des techniciens en administration des agents administratifs ainsi que par les médecins examinateurs. Les fonctions de la commissaire exigent un support clérical important répondant aux normes et obligations prévues par la Loi sur la gouvernance du système de santé et des services sociaux (LGSSSS). Sous lautorité de la commissaire la personne recherchée a comme principale responsabilité de supporter les commissaires adjoints aux plaintes et à la qualité des services les conseillères aux plaintes et à la qualité des services ainsi que léquipe du soutien administratif dans le cadre de leurs fonctions.

La personne titulaire sassure de la réception des plaintes des usagers sous différentes formes afin dassurer le respect des droits des usagers et le traitement diligent de leurs plaintes verbales ou écrites et ce en conformité avec les dispositions de la Loi sur les services de santé et les services sociaux. Ses tâches consistent principalement à rassurer les usagers qui nous interpellent sur notre mandat et la procédure qui nous même entre autres tenir à jour lagenda du commissaire adjoint et une veille rigoureuse sur nos canaux de communication aux usagers (boîte courriel commune boîte vocale commune) en assurant la garde et le suivi des dossiers. Elle rédige et corrige les documents nécessaires au traitement des plaintes.

Fonctions spécifiques

Gestion complète de la garde en relevant toutes les interpellations dusagers par courriel par téléphone et en présence
Relever la boîte commune de courriel des commissaires fréquemment et quotidiennement
Tenir à jour lagenda du commissaire adjoint aux plaintes et à la qualité des services
Effectuer la prise de courriels de la boîte générale des plaintes la prise dappels et dépouiller le courrier de son secteur
Procéder à louverture des dossiers de plaintes et à la saisie des données dans les systèmes informatiques (SIGPAQS et dans larborescence du CPQS)
Effectuer périodiquement des rapports basiques en lien avec les statistiques du bureau de la commissaire
Rédiger et corriger les documents de correspondances nécessaires au traitement des plaintes
Assister aux rencontres déquipe SVO et rencontres entre le personnel de soutien exclusivement lorsquil y a lieu et effectuer les procès-verbaux ainsi que les suivis nécessaires
Gérer les dossiers administratifs la classification et larchivage de dossiers
Sassurer de la disponibilité des fournitures de bureau
Effectuer les réservations de salle au besoin
Informer le commissaire aux plaintes de toutes particularités et en assurer le suivi nécessaire
Effectuer les communications verbales ou écrites auprès des différents partenaires internes et externes
Exécuter toute autre tâche demandée par son supérieur immédiat.

**Postes syndicable non syndiqué (SNS)

Exigences requises

Qualifications

DEP (Diplôme détudes professionnelles) en secrétariat ou AEC (Attestation détudes collégiales) en bureautique.
Détenir une expérience spécifique (au moins 2 ans) au secteur dactivité de la direction visée constitue un atout
Détenir une expérience (au moins 2 ans) en soutien à la gouvernance ou une autre direction connexe
Réussite des tests bureautiques suivants: Word Excel Français et vitesse au clavier (40 mots/minute).

Profil recherché

Sens de lorganisation et capacité de gestion des priorités
Capacité à gérer des situations stressantes avec tact
Capacité dadaptation face à lincertitude lambiguïté et limprévu
Polyvalence flexibilité et habiletés accrues dans les relations interpersonnelles
Discrétion professionnalisme et souci de la confidentialité
Souci particulier sur la qualité de la correspondance émise
Habileté à établir des relations harmonieuses avec la clientèle en santé mentale
Capacité daccueil et dapproche ciblée en fonction de la clientèle en face en termes dempathie de la disponibilité et de lécoute
Capacité à garder son calme et être respectueuse envers la clientèle en détresse
Connaissance et actualisation des principes du code déthique de létablissement auprès de la clientèle des employés et des gestionnaires
Connaissance et respect des droits de la personne
Maitrise la langue anglaise (un atout).

Autres

Réussir les tests suivants : Word intermédiaire / Français / Excel intermédiaire / Vitesse au clavier (40MM)
Excellente connaissance du français parlé et écrit
Excellentes habiletés en rédaction révision de document et mises en page
Excellente connaissance du logiciel Word Connaissance des logiciels Excel et Power Point
Aptitudes à maîtriser rapidement lutilisation du logiciel SIGPAQS
Assermentation et respect de la confidentialité
Exclusivité de fonction.

Information additionnelle

Choisir le CIUSSS-EMTL cest...

Intégrer une équipe dynamique misant sur le respect la collaboration lentraide et la reconnaissance des talents de chacun
Évoluer dans un milieu où lhumanisme et linnovation sont au cœur des soins et services
Faire une différence réelle dans la vie des gens
Divers programmes de conciliation travail-famille
Programme daide aux employés
Assurances collectives
Régime de retraite à prestation déterminé
20 jours de vacances après 1 an de service.

Au CIUSSS de lEst de lÎle de Montréal nous sommes animés par des valeurs organisationnelles qui définissent notre philosophie de gestion et qui encadrent nos actions. Les valeurs qui nous unissent sont la collaboration le professionnalisme la qualité des soins et services la communication et le respect.

Une équipe passionnée vous attend! Faites le saut dans lEst !

Pour postuler :

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature (lettre dintention Curriculum Vitae et copie de diplôme) en ligne en cliquant sur Postuler .
Vous souhaitez en savoir plus Vous avez des questions Communiquez avec madame Sintia Dorsainvil à ladresse courriel suivante :
Veuillez noter que la majorité des communications se feront par courriel. Il est important de porter une attention particulière aux courriels Ressources Humaines qui risquent de se retrouver dans la section courrier indésirable ou Spam par erreur.
Veuillez noter que les candidatures doivent obligatoirement être soumises en ligne pendant la période daffichage du poste toute candidature envoyée par courriel au recruteur ne sera pas considérée. Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature toutefois seules les personnes retenues pour une entrevue ou une évaluation des connaissances seront contactées.

Programme daccès à légalité en emploi

Le CIUSSS de lEst-de-lÎle-de-Montréal souscrit aux principes daccès à légalité en emploi et invite les femmes les minorités visibles les minorités ethniques les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous vous saurions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.

Afin de faciliter la lecture nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.