Assistant(e) Event & Communication Manager (HFX)
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Job Location:
Luxembourg - Luxembourg
Monthly Salary:
Not Disclosed
Posted on:
Yesterday
Vacancies:
1 Vacancy
Job Summary
Mission(s) générale(s) Raison dêtre :
Assiste lEvent Manager dans la coordination lorganisation et le suivi administratif et opérationnel des événements (séminaires banquets événements privés ou professionnels) afin de garantir la satisfaction client et le bon déroulement des prestations.
Assiste la Project & Communication Manager dans le développement de la communication de létablissement interne externe et digitale. Apporte du support sur la gestion de certains projets.
Principales responsabilités :
Relation clients :
- Participe à laccueil des clients (physique téléphonique et e-mail).
- Répond aux demandes clients en proposant des solutions adaptées en support de lEvent Manager.
- Assure le suivi des dossiers clients avant pendant et après les événements.
- Veille à la satisfaction client et remonte toute information ou réclamation.
- Contribue à la présentation de létablissement lors des visites clients.
Technique métier :
- Assiste dans la préparation des événements (fiches de fonction rooming list timing logistique).
- Coordonne les informations entre les différents services de lhôtel (cuisine restauration réception technique).
- Met à jour les outils de suivi (logiciels tableaux planning des salles).
- Participe à laccueil et au suivi des événements sur place.
- Veille au respect des standards qualité de létablissement.
- Sassure du bon fonctionnement de lentretien et de la gestion des outils et du matériel mis à sa disposition.
Administratif :
- Prépare les devis contrats et proformas sous la supervision de lEvent Manager.
- Assure le suivi administratif des dossiers (confirmation relances facturation) et veille au respect des délais.
- Met à jour les bases de données clients.
- Vérifie les éléments de facturation et participe à la clôture des dossiers.
- Contribue à loptimisation de loccupation des espaces séminaires.
Commercial :
- Contribue au développement du chiffre daffaires en proposant des prestations additionnelles.
- Participe aux relances clients et au suivi des options.
- Soutient lEvent Manager dans les actions commerciales et événements promotionnels.
- Connaît les offres de létablissement et les valorise auprès des clients.
- Contribue à la synergie de place par la dynamisation du renvoi inter-hôtels (RIH) conseille le client sur un éventuel prochain événement dans un hôtel Accor.
Hygiène et Sécurité :
- Respecte et applique les normes dhygiène et de sécurité de létablissement.
- Veille à la bonne tenue de son espace de travail.
- Participe au respect des engagements environnementaux de létablissement.
- Contribue à garantir la sécurité des biens et des personnes lors des événements.
Communication & Projets :
- Gérer le-réputation de lhôtel et du restaurant (gestion des sites internet et contenus médias animer les pages sur les réseaux sociaux améliorer le référencement).
- Développer et fidéliser les communautés web (demandes influenceurs propositions dactions promotionnelles tels que des jeux concours et actions avec les médias locaux).
- Créer des visuels de qualité (cartes du restaurant newsletter contenu réseaux sociaux notice dinformation brochures commerciales etc.).
- Contribue à la réalisation des projets de la marque depuis sa définition jusquà sa mise en place et assure un support auprès des équipes.
- Suivi des webinars et autres documentations reçues par Accor pour limplémentation des actions au sein du ou des services concernés.
Qualifications :
- Expérience dans le domaine commercial événementiel obligatoire
- Anglais et français oral et écrit nécessaire
- Une expérience dans lenvironnement ACCOR est un plus
Remote Work :
No
Employment Type :
Full-time
Key Skills
About Company
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