Assistente Administrativo de Grupos e Eventos

EOE/AA/Disabled/Veterans

Princípio das Responsabilidades & Propósito da Posição

Ser responsável pela coordenação e suporte às atividades do departamento de vendas assistindo toda a equipe comercial com o objetivo de contribuir para o alcance das metas estabelecidas no Business Plan do hotel.

FUNÇÕES SUSTENTADORAS

Além das funções essenciais esta posição poderá ser solicitada a desempenhar uma combinação das seguintes atividades sendo a porcentagem de tempo dedicada a cada uma definida pelo supervisor de acordo com as necessidades da operação.

• Conhecer os Padrões de Qualidade da Marca Hilton pelos quais o departamento é avaliado pelo Hóspede Misterioso.

• Verificar a disponibilidade de salas e elaborar propostas para eventos com hospedagem de grupos (mínimo de 10 apartamentos) e grupos sem eventos. Exceções poderão ser autorizadas pelo departamento de Revenue para grupos com menos de 10 apartamentos.

• Ler diariamente os jornais e acompanhar informações de mercado para aprimorar o relacionamento com clientes.

• Ampliar continuamente o relacionamento com clientes internos e externos realizando contatos e ligações para melhor entendimento das necessidades de negócio.

• Programar visitas de familiarização no hotel e atender solicitações imprevistas de clientes.

• Atuar como intermediário colocando o cliente em contato direto com os departamentos do hotel sempre que necessário.

• Trabalhar em cooperação com os Gerentes de Vendas apoiando na verificação de disponibilidade das salas e na otimização da utilização dos espaços para eventos.

• Reportar mensalmente à Gerente de Grupos e Eventos o progresso das atividades e os resultados alcançados em relação às metas estabelecidas.

• Atualizar diariamente as atividades no sistema Delphi registrando corretamente as activities conforme padrão da área.

• Assegurar que todas as solicitações de clientes sejam respondidas dentro do prazo de 24 horas.

• Elaborar e enviar correspondências necessárias para o bom funcionamento do departamento e dos demais setores do hotel.

• Manter um ambiente de trabalho colaborativo e comunicação eficiente com todos os departamentos assegurando o cumprimento dos Padrões da Marca Hilton e a satisfação do hóspede/cliente.

• Atender chamadas telefônicas em até três toques de maneira educada e profissional seguindo os procedimentos adequados para atendimento espera e transferência de chamadas.

• Participar de reuniões de vendas quando solicitado.

• Participar de treinamentos para desenvolvimento profissional e compartilhar conhecimentos com os colegas.

• Demonstrar atitude positiva disposição e espírito de cooperação com hóspedes e membros da equipe.

• Participar da Pesquisa de Opinião de Membros de Equipe realizada semestralmente.

• Realizar acompanhamento de grupos e eventos confirmados para garantir que os pagamentos sejam realizados nas datas previstas.

• Promover sempre que possível a venda de outros hotéis da marca Hilton.

• Colaborar ativamente na criação de Momentos Hilton.

• Tratar os hóspedes sempre pelo nome.

• Conhecer os relatórios de satisfação do hóspede (SALT e MPS) acompanhar seus resultados e participar de planos de ação para melhoria contínua.

• Acompanhar degustações para aprovação do menu sugerido pelo cliente para o evento.

• Realizar reuniões com o Chefe de Cozinha e o cliente para apresentação do menu e discussão de possíveis novas opções.

• Realizar reuniões com o Supervisor de Banquetes e o cliente para alinhamento de todos os detalhes do evento.

• Recepcionar os clientes no dia do evento prestando suporte ao supervisor e conferindo os últimos detalhes.

• Apresentar-se pontualmente e devidamente uniformizado mantendo boa apresentação pessoal.

• Cumprir os horários estabelecidos e adaptar-se às necessidades operacionais do hotel.

• Assimilar a cultura da Família Hilton e demonstrar conhecimento dos padrões de serviço da marca.

• Manter frequência regular de acordo com os padrões estabelecidos pela empresa.

• Colaborar com outros departamentos quando necessário podendo desempenhar atividades temporárias conforme orientação do superior.

CONHECIMENTOS E HABILIDADES

O profissional deverá possuir os seguintes conhecimentos e habilidades para desempenhar adequadamente suas funções:

• Habilidade para preparar formulários de grupos com até 15 apartamentos contendo todas as informações necessárias para aprovação do gerente responsável e envio de orçamento ao cliente.

• Conhecimento das facilidades do hotel bem como das forças e oportunidades de melhoria em relação aos concorrentes.

• Conhecimento dos diferentes estilos de montagem de salas para eventos.

• Conhecimento básico de equipamentos audiovisuais.

• Habilidade de relacionamento com clientes internos e externos demonstrando sempre calma diplomacia e respeito.

• Proficiência no sistema Delphi.

• Conhecimento do pacote Microsoft Office (Word Excel PowerPoint Outlook) além de navegação em Internet e Intranet.

• Habilidade de organização e gestão de múltiplas tarefas.

• Capacidade de colaborar com a equipe e apoiar colegas do departamento de Grupos & Eventos sempre que necessário.

QUALIFICAÇÃO

• Ensino superior completo

• Inglês e espanhol avançado

• Conhecimento em informática (Word Excel Outlook e PowerPoint)

• Conhecimento do sistema Delphi

• Experiência em eventos

• Proatividade e ótima comunicação.