Adjoint(e) Juridique en Droit des affaires Montréal

Ladjoint(e) juridique est responsable du soutien administratif et documentaire aux donneurs douvrage.

Soutien des avocats et des clients

• Préparer la correspondance destinée aux clients conformément aux exigences établies par lavocat(e) concerné(e) ou le groupe de pratique selon les besoins.
• Sous la supervision dun professionnel du droit préparer les premières ébauches de documents dutilisation courante en se fondant sur les précédents les révisions les comparaisons le suivi des modifications et les informations des bases de données.
• Mettre à jour les noms et coordonnées des personnes-ressources dans Interaction et dans toute autre base de données sur les clients.
• Coordonner les réunions avec les clients réserver des salles de conférence et prendre les dispositions nécessaires pour le service de traiteur ou léquipement audiovisuel.
• Mettre à jour les calendriers des avocats en y indiquant les réunions les rendez-vous les dates déchéance et les activités relatives aux clients (c.-à-d. établir et mettre à jour un système de rappels pour sassurer que les avocats communiquent régulièrement avec les clients).
• Traiter et examiner toutes les communications reçues par courrier courriel et télécopieur et organiser les services spécialisés de courrier de livraison et de messagerie au besoin.
• Recevoir traiter filtrer et (ou) diriger les appels entrants selon les directives des avocats; répondre aux demandes de renseignements et aux demandes courantes des clients; prendre les messages au besoin.
• Répondre rapidement aux demandes et travailler en collaboration avec dautres services et membres du cabinet.
• Fournir un soutien complémentaire lorsque les autres assistants juridiques sont absents ont besoin dassistance et (ou) gèrent des échéances multiples ou serrées.
• Coordonner les activités avec les autres services et le personnel au besoin (p. ex. gestion des installations marketing etc.).
• Assurer la liaison et travailler en étroite collaboration avec les spécialistes des documents juridiques et les adjoints de soutien le cas échéant pour veiller à lexécution des tâches en temps opportun.
• Participer aux initiatives et aux projets attribués.
• Agir à titre de personne-ressource pour toutes les questions relatives à:
  
  • la coordination des préparatifs de voyage la préparation des itinéraires et les comptes de frais;
  • les demandes de renouvellement auprès du Barreau du Québec et le suivi des crédits de formation professionnelle continue (FPC).

Fonctions liées aux aspects financiers

• Collaborer avec les avocats pour veiller à la facturation des heures de travail dans les délais prescrits et faire les suivis requis.
• Faire le suivi et lanalyse des travaux en cours pour veiller à la facturation en temps opportun.
• Préparer des demandes de chèques pour le paiement de factures de tiers et des frais de dépôt.

Gestion des documents

• Préparer les lettres-mandats et collaborer avec léquipe de gestion des conflits et des dossiers pour coordonner louverture et la création de nouveaux dossiers la recherche de conflits et les demandes de vérification.
• Tenir à jour et organiser les dossiers pour veiller à ce que les avocats y aient accès facilement; classer et numériser toute la correspondance et les documents électroniques dans le système de gestion des documents du cabinet. Travailler avec les adjoints de soutien au besoin pour le classement et larchivage des dossiers des clients conformément aux lignes directrices du cabinet.

• Diplôme dassistant(e) juridique ou détudes postsecondaires en administration de bureau (obligatoire).
• Quatre ans dexpérience pertinente de préférence au sein dun cabinet de services juridiques professionnels.
• Connaissance approfondie de la terminologie des documents et des procédures du droit des affaires.
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office.
• Attitude axée sur le service à la clientèle et capacité de gérer les besoins de plusieurs clients en même temps.
• Bon entregent et excellentes aptitudes pour la communication (verbale et écrite) en français et en anglais.
• Soin exceptionnel apporté aux détails; efficacité et grand sens de lorganisation. Attitude proactive et esprit dinitiative.
• Capacité de travailler efficacement de façon autonome et en collaboration dans un contexte déquipe.
• Capacité de travailler sous pression.
• Souplesse : aptitude à travailler des heures supplémentaires à loccasion.
• Attitude axée sur les résultats autonomie et grand sens des priorités dans un milieu où le rythme des activités est soutenu et les échéances sont serrées.

Il sagit dun poste en mode hybride soit quatre jours en présentiel et un jour en télétravail. Dans le cadre du processus daccueil et dintégration une présence au bureau plus fréquente est requise aux fins de formation.

Cette offre demploi concerne un poste vacant existant.

Le salaire sera déterminé en fonction des compétences de lexpérience et des qualifications du candidat.

Nous cherchons à utiliser des outils novateurs pour améliorer le processus de recrutement. Il se peut donc que nous utilisions des outils alimentés par lIA pour faciliter les étapes initiales de sélection des candidatures. Ces outils nous aident à évaluer les candidatures de manière plus efficace et uniforme en nous concentrant sur les qualifications lexpérience et les compétences correspondant aux postes. Même si nous utilisons cette technologie léquipe des ressources humaines examine toutes les candidatures et prend des décisions de manière équitable et conformément à nos politiques. Pour toute question nhésitez pas à communiquer avec nous à ladresse .