Chef des services administratifs

La personne titulaire du poste soccupe de la prestation globale des services de soutien juridique et de soutien administratif en mettant laccent sur la gestion et la répartition de la charge de travail la qualité du service et lefficacité. Relevant de la directrice générale - Ressources professionnelles et administration (Montréal) elle joue un rôle essentiel en soutenant le personnel : elle élimine les obstacles à la productivité veille à léquilibre de la charge de travail établit les horaires définit et communique les pratiques exemplaires et sassure que les adjoints et adjointes disposent des outils des technologies et des formations nécessaires pour offrir un rendement optimal. Elle agit également comme premier point de contact pour toutes les questions relatives aux installations du bureau et aux événements.

Planification des horaires et répartition du travail

• Agir comme principale personne-ressource en matière de soutien juridique pour les avocats et demander des directives et de lencadrement au directeur général ou à la directrice générale- Soutien juridique au besoin. En plus de mener le processus officiel de gestion du rendement vérifier auprès des avocats si leurs besoins sont comblés.

• Assurer une répartition équitable du travail en examinant régulièrement la répartition de la charge de travail en établissant un équilibre entre la complexité et le volume des tâches et en procédant à des ajustements lorsque les priorités ou les capacités changent.

• Soccuper des indicateurs de rendement clés du soutien juridique y compris lanalyse des rapports dheures supplémentaires des rapports dutilisation et des rapports sur les effectifs et les ratios et travailler avec le directeur ou la directrice - Soutien juridique pour recommander les changements nécessaires.

Engagement de léquipe

• Établir des relations saines et productives avec les employés en étant un modèle de respect de communication ouverte de compréhension et de solidarité.
• Offrir un soutien essentiel au personnel de soutien juridique en éliminant les obstacles qui nuisent à la productivité en aidant à équilibrer la charge de travail et en planifiant les horaires. Aborder les problèmes individuels ou interpersonnels selon une approche axée sur la communication ouverte et la résolution conjointe. Trouver des occasions de souligner les réussites des personnes et de léquipe.
• En collaboration avec le directeur ou la directrice - Ressources professionnelles et administration et les Ressources humaines (Montréal) soccuper du recrutement et prendre des décisions en matière de dotation et jouer un rôle actif dans laccueil et lorientation des nouveaux employés.

Normes et amélioration continue

• Demander les commentaires des adjoints et adjointes juridiques et des donneurs douvrage concernant leurs besoins en matière de soutien et de formation et contribuer à lélaboration de normes de rendement doffres de service et de procédures opérationnelles normalisées.
• Collaborer avec le directeur ou la directrice - Ressources professionnelles et administration (Montréal) pour déterminer les pratiques inefficaces et les pratiques exemplaires ainsi que les formations qui peuvent être offertes pour améliorer les compétences techniques et administratives des membres de léquipe.
• Participer à des projets et à des initiatives en fonction des besoins.

Gestion du rendement

• Organiser et mettre en œuvre le processus dévaluation du rendement du personnel des services juridiques et des services de soutien. Demander aux avocats de donner de la rétroaction officielle (chaque année) et informelle sur le rendement individuel et collaborer étroitement avec le directeur ou la directrice - Ressources professionnelles et administration et les Ressources humaines (Montréal) pour attribuer les cotes de rendement de façon juste et uniforme.

• De concert avec les avocats rédiger et présenter des évaluations du rendement équilibrées. Établir des plans de perfectionnement et de formation pour aider les personnes à régler leurs problèmes de rendement ou à atteindre leurs objectifs dapprentissage.

• En collaboration avec le directeur ou la directrice - Ressources professionnelles et administration et les Ressources humaines (Montréal) recommander des salaires et des primes de fin dannée conformes à la structure salariale et aux lignes directrices en matière de mesures dincitation.

Recrutement et intégration

• Collaborer avec le directeur ou la directrice - Ressources professionnelles et administration et les Ressources humaines (Montréal) dans le cadre des entrevues pour les postes des services juridiques et des services de soutien notamment en préparant les descriptions de poste en examinant les curriculum vitae et les qualifications des candidats par rapport aux critères de recherche en planifiant les entrevues et en assurant la liaison avec les autres services au besoin.

• Gérer le processus dintégration et daccueil y compris la correspondance initiale et les programmes dorientation. Prendre linitiative daccueillir les nouveaux employés et de leur présenter le bureau et le cabinet.

Installations et locaux

• Agir comme point de contact pour toutes les questions relatives aux installations du bureau. Collaborer étroitement avec le directeur ou la directrice - Technologie audiovisuelle et services de bureau et le directeur général ou la directrice générale - Ressources professionnelles et administration (Montréal) pour les rénovations ou agrandissements nécessaires des bureaux.

• Planifier coordonner et mettre en œuvre les événements et initiatives du cabinet de Montréal quil sagisse dactivités internes quotidiennes (p. ex. événements sociaux reconnaissance du personnel Semaine de la santé mentale initiatives caritatives) ou dévénements à grande échelle dans lensemble du cabinet. Il sagit notamment de collaborer étroitement avec le bureau de Toronto afin dassurer une logistique sans faille une harmonisation entre les bureaux et un niveau élevé et constant de professionnalisme et de service à la clientèle.

Engagement des fournisseurs

• En collaboration avec la direction négocier les modalités contractuelles et superviser le travail des fournisseurs afin de veiller à ce quils respectent les modalités et les ententes de niveau de service.

• Établir et entretenir des relations avec les principaux fournisseurs (nettoyage entretien fournitures courriers et personnel de sécurité) et servir dintermédiaire pour transmettre les besoins commerciaux aux contractants externes y compris les entrepreneurs généraux les vendeurs de meubles et les rénovateurs les entrepreneurs en électricité et en climatisation le service de messagerie les fournitures de bureau etc.

Budget

• Collaborer avec la direction pour établir les budgets (dépenses produits et recouvrements) comparer les chiffres réels par rapport aux budgets et faire part des problèmes le cas échéant. Fournir des prévisions et des mises à jour lorsquil y a des changements.

• Diplôme détudes postsecondaires ou expérience équivalente suffisante pour remplir les exigences essentielles du poste.
• De 8 à 10ans dexpérience dans la gestion des relations avec les fournisseurs de préférence dans un cabinet de services professionnels.
• Expérience en coordination déquipe en supervision de projet ou en encadrement un atout.
• Maîtrise des logiciels MicrosoftOffice et connaissance pratique des systèmes de gestion de documents de saisie du temps et de facturation.
• Bonnes habiletés interpersonnelles et capacité avérée à établir des relations de travail basées sur la confiance.
• Capacité naturelle dinstaurer une saine dynamique déquipe et de montrer lexemple y compris en prônant la solidarité la collaboration la communication inclusive la résolution conjointe de problèmes et la résolution de conflits.
• Capacité reconnue à remettre en question le statu quo pour améliorer les méthodes de travail et lefficacité de la prestation de services.
• Aptitudes exceptionnelles pour le service à la clientèle et capacité avérée à dépasser les attentes des clients.
• Excellentes aptitudes pour la communication (écrite et orale) et entregent pour interagir efficacement avec des personnes à tous les échelons de lorganisation avec tact et diplomatie.
• Bon sens de lorganisation souci du détail et compétences en gestion du temps afin détablir les priorités et de respecter les échéances dans un environnement où la pression est forte.
• Bon jugement y compris la capacité de traiter des renseignements confidentiels avec la plus grande discrétion.
• Disposition à effectuer des heures supplémentaires pour répondre aux demandes des clients sil y a lieu.

Il sagit dun poste en mode hybride soit quatre jours en présentiel et un jour en télétravail. Dans le cadre du processus daccueil et dintégration une présence au bureau plus fréquente est requise aux fins de formation.

Cette offre demploi concerne un poste vacant existant.

Le salaire sera déterminé en fonction des compétences de lexpérience et des qualifications du candidat.

Nous cherchons à utiliser des outils novateurs pour améliorer le processus de recrutement. Il se peut donc que nous utilisions des outils alimentés par lIA pour faciliter les étapes initiales de sélection des candidatures. Ces outils nous aident à évaluer les candidatures de manière plus efficace et uniforme en nous concentrant sur les qualifications lexpérience et les compétences correspondant aux postes. Même si nous utilisons cette technologie léquipe des ressources humaines examine toutes les candidatures et prend des décisions de manière équitable et conformément à nos politiques. Pour toute question nhésitez pas à communiquer avec nous à ladresse .