Adjoint (e) administratif (ve) (INMHA)

Job Description

Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine est à un stade de maturité qui lui a permis grâce à la recherche dexcellence qui sy réalise à travers la programmation scientifique de haut niveau dans ses créneaux mère-enfant de recevoir au cours de la dernière année des dons majeurs qui seront transformationnels et ouvriront dinnombrables perspectives pour la recherche en santé des enfants. Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine réunit une équipe de plus de 1200 personnes soit plus de 295 chercheuses et chercheurs dont plus de 160 en recherche clinique et plus de 580 étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs et stagiaires de recherche postdoctorale œuvrant dans des domaines dexpertise multiples. Travaillant étroitement avec les équipes de soins du CHU Sainte-Justine cette communauté se dévoue à la recherche fondamentale clinique et translationnelle au sein de six axes de recherche.

Projet

LInstitut des neurosciences de la santé mentale et des toxicomanies (INSMT) des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) est à la recherche dun(e) adjoint(e) exécutif(ve) hautement organisé(e) et minutieux(se) pour fournir un soutien administratif de haut niveau à la directrice scientifique Dre Patricia Conrod ainsi quà léquipe de lInstitut. Ce poste est basé au Centre de recherche Azrieli (CRA) du CHU Sainte-Justine à Montréal.

LINSMT des IRSC a pour mandat de soutenir la recherche visant à améliorer les connaissances sur le cerveau la santé mentale la santé neurologique la vision laudition et le fonctionnement cognitif et à réduire le fardeau des troubles connexes grâce à des stratégies de prévention de dépistage de diagnostic de traitement de soutien et de soins palliatifs. Sa mission est de favoriser lexcellence en recherche innovante et éthique au Canada afin daccroître notre compréhension du fonctionnement et des troubles du cerveau de lesprit de la moelle épinière des systèmes sensoriels et moteurs ainsi que du bien-être mental et de toutes les formes de dépendance. LINSMT vise à améliorer la vie des Canadiens par la création de connaissances le renforcement des capacités et linnovation en recherche en santé.

Tes défis

Ladjoint(e) exécutif(ve) relèvera directement de la directrice scientifique (DS). Il ou elle sera responsable dassurer le bon fonctionnement quotidien du bureau de la directrice scientifique en gérant les calendriers les déplacements et les réunions tout en maintenant un haut niveau de professionnalisme de discrétion et defficacité. Ce rôle est essentiel au succès de lInstitut et constitue une occasion de travailler avec des collègues motivés dans un environnement dynamique de recherche en santé. Ce poste implique la gestion de documents confidentiels et exige la capacité de faire preuve de jugement de discrétion et dautonomie dans la gestion efficace de linformation interne et externe. Les responsabilités associées à ce poste impliquent une grande rigueur car ladjoint(e) administratif(ve) sera appelé(e) à collaborer avec des clients internes et externes de haut niveau des représentants gouvernementaux des parties prenantes ainsi que la direction et le personnel des IRSC. Il est donc essentiel de faire preuve de discrétion de professionnalisme de jugement éclairé et de solides compétences en communication. Des compétences organisationnelles analytiques et en résolution de problèmes très développées sont requises pour gérer efficacement des enjeux complexes ce qui peut entraîner un niveau de stress élevé. Ladjoint(e) administratif(ve) est appelé(e) à faire preuve dautonomie dans lorganisation de son travail en veillant à ce que les tâches soient réalisées avec rigueur et dans les délais requis. À loccasion des heures de travail en dehors des horaires habituels ainsi que certains déplacements pourraient être nécessaires.

Responsabilités principales

• Gérer lagenda complexe de la directrice scientifique incluant la planification de réunions dappels et dévénements à travers plusieurs fuseaux horaires en veillant à ce que son emploi du temps soit organisé priorisé et communiqué avec le plus haut niveau de professionnalisme.
• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux incluant le transport lhébergement les itinéraires et traiter les rapports de dépenses complexes et les remboursements.
• Préparer et mettre en forme des documents rapports présentations et correspondances.
• Gérer des dossiers sensibles et confidentiels liés aux activités de lInstitut.
• Sassurer que la directrice scientifique est informée des activités et échéances à venir pertinentes à son rôle et/ou au mandat de lInstitut.
• Gérer les demandes concurrentes liées aux multiples rôles de la directrice scientifique en anticipant ses besoins et en utilisant dexcellentes compétences en résolution de problèmes et en priorisation pour optimiser son temps.
• Définir ses propres priorités tout en coordonnant les projets et les besoins administratifs de la directrice scientifique pour lInstitut.
• Fournir leadership et orientation pour résoudre des problèmes complexes en labsence de la directrice scientifique.
• Sous la supervision du gestionnaire des opérations et des finances soutenir le personnel de lINSMT dans lorganisation de réunions dateliers et dévénements pour léquipe et les parties prenantes affiliées.
• Appuyer le gestionnaire dans la planification et lorganisation des réunions du Conseil consultatif de lInstitut (en présentiel et virtuel) : aide à la préparation des ordres du jour et documents logistiques (négociation de contrats hôteliers traiteur coordination dévénements sociaux etc.).
• Rédiger et distribuer les ordres du jour prendre les procès-verbaux et assurer le suivi des points daction.
• Assurer la liaison avec les partenaires internes et externes pour confirmer la logistique et la participation.
• Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau.
• Maintenir des dossiers organisés des systèmes de classement et la documentation liée aux activités de lInstitut.
• Suivre les échéances et aider à la gestion des tâches pour la directrice scientifique et son équipe.
• Effectuer des tâches administratives telles que répondre aux appels téléphoniques et courriels gérer le courrier et les livraisons.
• Commander les fournitures et coordonner les besoins de base du bureau en collaboration avec léquipe administrative du CHU Sainte-Justine.
• Servir de premier point de contact pour les demandes adressées au bureau de la directrice scientifique.
• Faciliter la communication avec les partenaires internes des IRSC les chercheurs externes les parties prenantes et les autres instituts.
• Soutenir la coordination entre lINSMT et ladministration du CHU Sainte-Justine.
• Maintenir le plus haut niveau de discrétion de professionnalisme et de confiance dans toutes les interactions.
• Traiter les factures générer des bons de commande rapprocher les dépenses.
• Aider au traitement des factures au suivi des budgets de projets et à la préparation de résumés financiers de base.
• Soutenir le gestionnaire des opérations et des finances dans lintégration du nouveau personnel (création de comptes préparation de documents daccueil facilitation des communications initiales).
• Maintenir les listes de contacts listes denvoi et outils de type CRM pour une communication efficace avec les parties prenantes.
• Aider à la coordination des échéanciers et des contributions pour les rapports annuels les réunions de planification stratégique ou les retraites.

Tes acquis et talents

• Diplôme collégial ou universitaire en administration gestion de bureau ou domaine connexe.
• Minimum de 3 ans dexpérience en soutien administratif auprès de cadres supérieurs ou dans un environnement de recherche ou universitaire.
• Une combinaison équivalente de formation et dexpérience pourrait être considérée.
• Excellentes compétences en organisation gestion du temps et multitâche.
• Maîtrise intermédiaire à avancée de la suite Microsoft Office (Outlook Word Excel PowerPoint) Zoom/Teams et des systèmes de gestion de fichiers infonuagiques (ex. : OneDrive).
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais (bilinguisme essentiel).
• Discrétion et professionnalisme dans la gestion dinformations confidentielles.
• Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration dans un environnement dynamique.
• Expérience dans les interactions avec des cadres supérieurs et/ou des représentants gouvernementaux (atout).
• Capacité à établir ses priorités respecter les échéances et gérer plusieurs projets simultanément.
• Capacité à évoluer dans un environnement de travail complexe et multidimensionnel et à faire preuve desprit déquipe.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer des priorités changeantes avec des délais serrés.
• Capacité à anticiper les besoins planifier organiser coordonner et exécuter les tâches de manière autonome avec un minimum de supervision.
• Capacité à résoudre les problèmes et à proposer des améliorations aux procédures pour accroître lefficacité opérationnelle.
• Souci du détail exceptionnel et capacité à travailler avec un haut degré de précision.
• Faire preuve dinitiative de débrouillardise de tact et de diplomatie en toutes circonstances.
• Connaissance des processus procédures et systèmes du CHU Sainte-Justine (atout).

Notre offre (Conditions demploi)

• Il sagit dun contrat à durée indéterminée à temps complet (35 heures par semaine) non syndiqué avec une période de probation dun (1) an. Ce poste est normalement prévu pour la durée de la subvention de lINSMT.
• La rémunération varie entre 49 437.94$ et 66 002.48$/an selon léchelle en vigueur au CHU Sainte-Justine et en fonction de lexpérience pertinente reconnue.
• Les autres conditions sont établies en fonction des normes en vigueur au CHU Sainte-Justine. Modèle de travail hybride possible (présentiel télétravail).

Date dentrée en fonction : Immédiat

Nous tenons à préciser que les candidats étrangers devront avoir un permis de travail valide pour le CHUSJ. Tout permis de travail ayant la condition suivante ne sera pas éligible : Pas autorisé à exercer un emploi relié aux soins des enfants à lenseignement au primaire ou au secondaire au domaine de la santé .

Si ce poste vous intéresse veuillez utiliser notre site de recrutement pour postuler en ligne et faire parvenir votre curriculum vitae ainsi quune lettre de motivation.

Fin de laffichage : 24 décembre 2025

Autres avantages

1. Une conciliation travail et vie personnelle :

• Plan de vacances avantageux
• 20 jours de vacances par année pour le personnel
• 13 jours fériés
• 96 jours de maladie par année
• Congé de maternité de paternité et dadoption

2. Des avantages collectifs concurrentiels :

• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
• Assurances collectives pour vous et votre famille
• Programme daide aux employés et à leur famille

3. Des établissements facilement accessibles

• Station de métro Université-de-Montréal lignes dautobus et grands axes routiers à proximité
• Abri à vélos sécurisé et stations BIXI à proximité
• Située dans le quartier Côte-des-Neiges

4. Des services sur place pour vous simplifier la vie:

• Centre de la petite enfance Sainte-Justine
• Nettoyeur et service de couture
• Activités sportives
• Service alimentaire qui encourage lagriculture biologique et locale
• Livraison de paniers de légumes biologiques

Remarques

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but dalléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe daccès à légalité en emploi et invite les femmes les membres des minorités visibles et des minorités ethniques les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.