Procurement Assistant
Share
Job Location:
Monthly Salary:
Posted on:
21 hours ago
Vacancies:
1 Vacancy
Job Summary
Asigură suportul administrativ și operațional al departamentului de achiziții în gestionarea contractelor de transport și servicii logistice pentru proiectul RETURO. Menține evidența și conformitatea documentației contractuale pentru aproximativ 100 contracte active cu transportatori și 26 contracte cu operatori de crossdock.
Responsabilitati principale:
Administrare contractuală și documentație (40% din timp)
- Organizarea și arhivarea digitală a contractelor amendamentelor și anexelor
- Menținerea bazei de date cu toate contractele active (termene valori status)
- Urmărirea datelor de expirare și alertarea în timp util a specialiștilor de achiziții
- Asigurarea că toate versiunile documentelor sunt actualizate și accesibile
Monitorizare conformitate furnizori (30% din timp)
- Colectarea și verificarea documentației obligatorii de la transportatori: licențe de transport ARR asigurări RCA/Casco/marfă certificate de înmatriculare autorizații speciale
- Întreținerea bazei de date cu validitatea documentelor pentru fiecare furnizor
- Identificarea proactivă a documentelor în curs de expirare și coordonarea reînnoirii acestora
- Pregătirea rapoartelor de conformitate pentru audit intern și extern
Suport proceduri de achiziție (20% din timp)
- Asistență în pregătirea documentației pentru procedurile competitive (formatare verificare completitudine)
- Colectarea și înregistrarea ofertelor primite
- Comunicare cu potențialii furnizori pentru clarificări simple (sub supervizarea specialiștilor)
- Întocmirea dosarelor de evaluare și a proceselor verbale
Activități administrative generale (10% din timp)
- Corespondenţă curentă cu furnizorii (solicitări documente reminder-uri confirmări)
- Pregătirea rapoartelor periodice simple în Excel
- Introducerea datelor în sistemele interne
Cerinte obligatorii:
Studii:
- Studii superioare (licență) finalizate sau în curs de finalizare în domenii economice management administrație sau juridic
Competențe tehnice:
- Utilizare avansată Microsoft Excel (formule tabele pivot funcții de căutare - VLOOKUP/INDEX-MATCH)
- Utilizare foarte bună Word și Outlook
- Limba engleză nivel intermediar minim (citire documente corespondenţă scrisă)
Experiență:
- 0-2 ani experiență în administrare back-office achiziții sau logistică (fresh graduates acceptați)
- Experiență anterioară în domeniul logistică/transport reprezintă un avantaj semnificativ dar nu este obligatorie
Competențe personale esențiale:
- Atenție deosebită la detalii și acuratețe în lucrul cu documente
- Capacitate excelentă de organizare și respectare a termenelor
- Abilități bune de comunicare scrisă
- Proactivitate în identificarea și semnalarea problemelor
- Discreție în manipularea informațiilor confidențiale
Key Skills
- Category Management
- Purchasing
- Sourcing
- Procurement
- Employee Evaluation
- HR Sourcing
- Federal Aviation Regulations
- Supplier Management
- ERP Systems
- JD Edwards
- negotiation
- Contracts
About Company
Since 1998 weve been active in the Human Resources consulting market providing regional coverage across four key areas of expertise: recruitment and selection personnel leasing assessment centers and consultancy. As leaders in Transylvania weve expanded our reach to embrace a culture ... View more
