Adjoint administratif Administrative Assistant

• Soutenir le processus Bid to Win de Turner & Townsend pour toutes les poursuites au sein de lentreprise canadienne en assurant une participation engagée des directeurs et des PME pour obtenir un produit livrable de haute qualité.
• Support aux réunions (réservation des salles de conférence préparation et distribution des documents points daction) pour diverses réunions internes.
• Rédiger des procès-verbaux/éléments daction lors des réunions Assurer le suivi avec la direction/léquipe sur lélaboration des ordres du jour et la distribution/préparation des documents.
• Etablissement des factures et bons de commande
• Soutenir le contrôle des documents - Assurance qualité et contrôle qualité
• Préparez le compte rendu des discussions en prenant des notes et en sélectionnant les éléments daction appropriés.
• Aider à la préparation des rapports 

• Support Turner & Townsends Bid to Win process for all litigation within the Canadian company ensuring engaged participation from directors and SMEs to deliver a high-quality product.
• Provide meeting support (booking conference rooms preparing and distributing documents and setting action items) for various internal meetings.
• Draft meeting minutes and action items. Follow up with management and the team on agenda development and document distribution/preparation.
• Prepare invoices and purchase orders.
• Support document control quality assurance and quality control.
• Prepare meeting minutes by taking notes and selecting appropriate action items.
• Assist in report preparation.

Qualifications :

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale
• Expérience dans les paramètres administratifs dentreprise et les réunions avec la haute direction présente.
• Expérience en contrôle de documents hautement souhaitable
• Excellent sens de lorganisation et souci du détail.
• Comportement proactif faire preuve dinitiative et être orienté vers laction. Surveille les progrès et la qualité du travail en faisant les ajustements nécessaires pour atteindre et dépasser les attentes.
• Professionnel et bon esprit déquipe dans un environnement de haut niveau.
• Capable dutiliser tous les outils Office 365 au niveau intermédiaire.
• Microsoft Visio serait avantageux

• Excellent written and verbal communication skills.
• Experience in corporate administrative settings and meetings with senior management.
• Experience in document control is highly desirable.
• Excellent organizational skills and attention to detail.
• Proactive takes initiative and is action-oriented. Monitors progress and work quality making necessary adjustments to meet and exceed expectations. Professional and a good team player in a high-level environment.
• Proficient in all Office 365 tools at an intermediate level. Proficiency in Microsoft Visio would be an asset.

Informations complémentaires :

Quest-ce que vous y gagnez

• Avantages médicaux et dentaires couverts à 100 % pour vous et vos personnes à charge (y compris les services paramédicaux)
• Compte de dépenses de santé pour compléter les frais non couverts par le régime davantages sociaux
• Option de REER avec contribution équivalente de lentreprise
• Budget annuel pour lapprentissage et le développement
• Accès à une gamme doutils dapprentissage en ligne ainsi quun soutien pour le développement de carrière et la croissance professionnelle
• Prise en charge des frais pour deux adhésions ou licences professionnelles par année (si directement liées à votre rôle)
• Nous croyons à léquilibre travail-vie personnelle afin que vous puissiez vous ressourcer et prendre soin de ce qui compte le plus grâce aux congés annuels flexibles et de maladie
• Approche de travail hybride et flexible permettant aux collègues de trouver un équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle
• Engagement envers une culture diversifiée équitable et inclusive favorisant un sentiment dappartenance

Nous offrons un environnement de travail exceptionnel où chacun a la possibilité et la voix pour provoquer le changement. Nous voulons que nos employés réussissent tant dans leur vie professionnelle que personnelle. Pour soutenir cela nous promouvons un environnement de travail sain productif et flexible qui respecte léquilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Turner & Townsend est un employeur garantissant légalité des chances. Nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement inclusif pour tous les employés. Nous encourageons activement les candidatures provenant de tous les secteurs de la communauté.

Turner & Townsend naccepte aucun CV spéculatif ou non sollicité envoyé à notre équipe de recrutement interne ou à nos gestionnaires dembauche par des agences ne figurant pas sur notre liste de fournisseurs privilégiés. Tout CV spéculatif ou non sollicité sera traité comme une candidature directe.

Il est strictement interdit selon la politique de Turner & Townsend que les candidats paient des frais liés à notre processus de recrutement. Aucune agence de recrutement travaillant avec Turner & Townsend ne demandera aux candidats de payer des frais à aucun moment.

Pour en savoir plus sur nous :

Whats in it for you... 

• 100% covered health and dental benefits for you and your dependents (including paramedical services) 

• Health spending account to top up expenses not covered in the benefits program 

• RRSP option with company matching 

• Annual learning and development budget 

• Access to a range of online learning tools and support for career development and growth 

• Cost coverage of up to two memberships and license fees per year (if directly related to your role) 

• We believe in work-life balance so you can recharge and take care of what matters most with vacation flex and sick days   

• A flexible hybrid work approach that allows colleagues to find balance between their professional and personal lives 

• Commitment to creating a diverse equitable and inclusive culture that promotes a sense of belonging 

Our inspired people share our vision and mission. We provide a great place to work where each person has the opportunity and voice to affect change. We want our people to succeed both in work and life. To support this we promote a healthy productive and flexible working environment that respects work-life balance.   

Turner & Townsend is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees and actively encourage applications from all sectors of the community.    

Turner & Townsend does not accept any speculative or unsolicited CVs that have been sent to our internal recruitment team or hiring managers from agencies outside of our preferred supplier list. Any speculative or unsolicited CVs will be treated as a direct application.   

It is strictly against Turner & Townsend policy for candidates to pay any fee in relation to our recruitment process. No recruitment agency working with Turner & Townsend will ask candidates to pay a fee at any time.   

Please find out more about us at our social media conversations for more information about Turner & Townsend and our exciting future projects: 

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Any unsolicited resumes/CVs submitted through our website or to Turner & Townsend personal e-mail accounts are considered property of Turner & Townsend and are not subject to payment of agency order to be an authorised Recruitment Agency/Search Firm for Turner & Townsend there must be a formal written agreement in place and the agency must be invited by the Recruitment Team to submit candidates for review. 

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time