Events Assistant (Internship)
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Job Description
1. Conception de lÉvénement :
Proposer des idées originales pour les événements
Réserver des salles (interne et externe)
Sélectionner le traiteur et définir les menus
Louer du matériel et du mobilier spécifique
Trouver des prestataires pour le son les lumières la décoration et les intervenants
Rechercher des sponsors ou partenaires financiers pour les événements
Établir des contacts avec des intervenants potentiels pour des événements futurs
2. Préparation des Événements :
Organiser des briefings pour les équipes de maintenance traiteur sécurité et audiovisuel
Installer la signalétique
Sassurer de la cohérence et du bon fonctionnement des contenus média sur les supports de diffusion
Mettre en place les décors et autres matériels le jour J
Gérer les flux des prestataires en respectant les normes de sécurité de lécole (entry pass)
3. Communication sur lÉvénement :
Aider à la conception des affiches
Créer des invitations
Suivre les inscriptions effectuer des relances
Accompagner les bénévoles ou élèves impliqués dans lorganisation des événements
Aider à la production de contenu pour les réseaux sociaux et le site web relatifs aux événements (articles photos vidéos)
4. Gestion des Équipements :
Gérer linventaire du matériel événementiel et planifier son entretien
Sassurer de la disponibilité du matériel nécessaire pour chaque événement
5. Évaluation et Reporting :
Évaluer les événements après leur réalisation et recueillir des feedbacks
Rédiger des rapports post-événement pour analyser les points forts et les axes damélioration
Qualifications :
Solides compétences en communication écrite et orale
Maîtrise de lutilisation des plateformes des réseaux sociaux et des outils de marketing numérique
Créativité souci du détail et capacité à travailler de manière indépendante et en équipe
Autres qualifications :
Sens des relations humaines
Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à gérer des délais serrés
Expérience de la gestion de projets
Indépendant(e) et responsable
De langue maternelle française et parlant couramment langlais
Conditions du stage :
Durée : Stage de 5 mois à partir de décembre 2025 (négociable)
Temps de travail : temps plein 42h/semaine
Congés : 15 jour par mois
Visa :
Le stagiaire est responsable de sa demande de visa WHP auprès du ministère du travail à Singapour : visa est valable pour une durée maximale de 6 mois
Main Mission : To assist the Events Manager in the planning design and execution of all IFS events (at least 20 educational and non-educational events) such as concerts conferences in-house events community events such as the Walkathon...
1. Event design :
- Propose original ideas for events
- Book rooms (internal and external)
- Select caterer and define menus
- Rent specific equipment and furniture
- Find service providers for sound lighting decoration and speakers.
- Find sponsors or financial partners for events
- Establish contacts with potential speakers for future events.
2. Event preparation :
- Organise briefings for maintenance catering security and audiovisual teams.
- Install signage
- Ensure consistency and smooth operation of media content on broadcast media
- Set up sets and other equipment on D-day
- Manage the flow of service providers in compliance with the schools safety standards (entry pass)
3. Event communication:
- Help design posters.
- Create invitations
- Monitor registrations send reminders
- Support volunteers and students involved in event organization
- Help produce event-related content for social networks and the website (articles photos videos)
4. Equipment Management :
- Manage the inventory of event equipment and plan its maintenance
- Ensure availability of equipment for each event
5. Evaluation and Reporting:
- Evaluate events after completion and gather feedback
- Write post-event reports to analyse strengths and areas for improvement
Qualifications:
Strong written and verbal communication skills
Proficiency in using social media platforms and digital marketing tools
Creativity attention to detail and the ability to work independently and as part of a team
Other skills:
Good people skills
Able to multitask and manage tight deadlines
Exposure to project management
Independent and responsible
Social media and design savvy
French mother tongue and fluent in English
5-month internship starting from December 2025 (negotiable)
Full time 42h / week
Annual Leave 1.5 days / month
Visa :
The intern is responsible to apply for the visa WHP from the Ministry of Manpower in Singapore: The visa will be valid for 6 months maximum.
Employment Type
Full Time
