Technicien(ne) administration, soutien gouvernance à Québec

Job Description

Mission

Candidature spontane : Technicien ou Technicienne en administration soutien la gouvernance Qubec

Sant Qubec est une socit dtat neutre imputable et oprationnelle oriente vers la performance des activits du RSSS et la satisfaction des usagers. Elle a pour mission notamment doffrir par lentremise des tablissements publics des services de sant et des services sociaux dans les diffrentes rgions sociosanitaires du Qubec sous sa juridiction;

• Coordonner et soutenir dans ces rgions loffre de tels services par les tablissements privs ainsi que celle de services du domaine de la sant et des services sociaux par certains autres prestataires privs;
• Appliquer la rglementation prvue par la loi de certaines activits lies au domaine de la sant et des services sociaux;
• Mettre en uvre les orientations les cibles et les standards dtermins par le ministre lgard de lorganisation et de la prestation de services de sant et de services sociaux;
• Exercer toute autre fonction qui lui incombe en vertu dune autre loi ou qui lui est confie par le ministre de la Sant.

Libell de la nomenclature

Personne qui accomplit des travaux relis la gestion des ressources humaines financires et matrielles ou de lapprovisionnement. Elle assume des responsabilits lies lorganisation du travail et la planification de lexcution de travaux complexes caractre administratif tels que la cueillette et lanalyse de donnes.

Elle peut galement tre responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activits du personnel de bureau de la direction.

Sommaire de la fonction

Le technicien la gouvernance assiste sa direction dans laccomplissement des mandats en fournissant un soutien ddi en organisant et en grant de manire proactive les journes de travail complexe et en crant des relations troites et significatives avec plusieurs collaborateurs internes et externes. Le candidat soutient pro activement la direction dans la planification et la gestion de son temps et assure un suivi rigoureux des diffrents mandats et dossiers.

Il devra voir au bon fonctionnement des activits de la direction dans le cadre de la Loi sur les services de sant et les services sociaux de ses rglements ainsi que toutes les autres lois rgissant les services de sant. Pour ce faire il devra coordonner les ressources clricales dans les oprations administratives. Il assistera galement son suprieur immdiat dans sa responsabilit dapplication et de mise en uvre des orientations de la direction.

La personne devra accomplir des travaux qui ncessitent des connaissances approfondies de la suite Office telles que la planification et la coordination de dossiers complexes la rdaction de documents le suivi financier la collecte et lanalyse de donnes.

Le technicien la gouvernance assurera le suivi des dcisions de son suprieur immdiat auprs des gestionnaires concerns de la direction. Il dterminera les actions poser informera son suprieur et dirigera les demandes aux personnes concernes pour le suivi. Il devra effectuer le contrle de la qualit des travaux administratifs de sa direction. Il assurera de faon autonome les activits et le suivi de certains dossiers.

Il assurera lintgration du nouveau personnel administratif au sein de la direction laquelle il est affili en collaboration avec ses collgues. Il fera partie dune quipe dassistants(es) de direction professionnels et dvous qui travaillent en quipe donnant un coup de main si ncessaire et se remplaant mutuellement.

Le candidat retenu aura la responsabilit de fournir des rponses toutes questions de toute nature en sassurant du respect des normes et des pratiques de ltablissement. Il prendra en charge tous les problmes relevant de sa comptence. Il devra agir au nom de son suprieur immdiat dans les dossiers qui lui sont confis. Le technicien devra assumer un haut niveau de confidentialit dans les dossiers pour lesquels il est directement ou indirectement impliqu.

De manire plus spcifique les champs daction peuvent inclure :

• Grer lagenda du suprieur immdiat convoquer planifier les runions les rencontres et les formations (internes et externes) en fonction des dossiers prioritaires et des chanciers prescrits ;
• Prparer les dossiers de son suprieur immdiat selon lhoraire prvu ;
• Assurer le suivi et le classement du courrier lectronique de son suprieur immdiat prendre les appels tlphoniques rpondre aux demandes dinformations et assurer les suivis requis ;
• Prparer les avis de convocation les ordres du jour ainsi que la documentation affrente aux comits prsids par sa direction assurer la logistique requise rdiger les comptes rendus et effectuer les suivis ncessaires suite aux rencontres pour lesquelles son suprieur agit ;
• Prparer la documentation dposer aux instances internes et externes et en collaboration avec son suprieur immdiat assurer les suivis des dossiers relevant de sa vice-prsidence selon les chanciers fixs ;
• Effectuer le suivi des dcisions prises par son suprieur immdiat et prendre les mesures appropries afin den assurer la ralisation ;
• Rpondre aux demandes des directeurs des directeurs adjoints des gestionnaires et des membres du personnel ;
• Sassure des suivis rgle les problmes relevant de sa comptence et rdige des projets de rponses celles-ci ;
• tre responsable de la gestion documentaire et de lapprovisionnement en fournitures de bureau et en quipements pour sa direction ;
• Effectuer le suivi des dpenses budgtaires de sa direction ;
• Sassurer du respect des rgles de conservation des dossiers de confidentialit et de la qualit des oprations administratives ;
• Effectuer toutes autres tches connexes relevant de sa comptence la demande de son suprieur immdiat.

*Veuillez considrer que les responsabilits pourraient tre modifies en fonction de lvolution de Sant Qubec.

Exigences lies au poste

• Dtenir un diplme dtudes collgiales (DEC) en administration gnrale en techniques de comptabilit et de gestion en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collgiale approprie dune cole reconnue par le ministre comptent ou un diplme dtudes collgiales (DEC) combin un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation dtudes collgiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combine de lexprience pertinente au domaine vis ;
• Cet emploi comprend galement les personnes qui dtiennent un certificat dtudes collgiales en techniques administratives ;
• Connaitre les fonctionnalits de la suite Office (Teams OneNote Word PowerPoint Excel) ;
• Maitriser la langue franaise autant loral qu lcrit ;
• Avoir une bonne comprhension du rseau de la sant et des services sociaux ;
• Dtenir dexcellentes habilets de rdaction et de mise en forme de documents ;
• tre motive et avoir une grande capacit traiter de multiples dossiers de faon simultane ;
• Toute autre formation ou combinaison dexprience pertinente pourra tre considre.

Concours rserv tout le personnel de Sant Qubec

Profil recherch

• Sens des responsabilits et de lorganisation ;
• Capacit dcisionnelle et initiative ;
• Souci de la qualit et rigueur ;
• Grande capacit dadaptation danalyse dautonomie et de jugement ;
• Bonne gestion du stress et rythme de travail soutenu ;
• Sens aiguis des priorits et excellente capacit sorganiser ;
• Esprit cratif et novateur relatif aux mthodes de travail ;
• Grandes habilets interpersonnelles discrtion tact et confidentialit.

Autres informations relatives au poste :

Taux horaire: 2638$ et 3522$ selon lexprience.

Statut: Temps complet 35h/semaine.

Port dattache: Qubec.

Entre en fonction: Ds que possible.

Envoi de votre candidature :

Veuillez soumettre votre candidature en cliquant sur le bouton Postuler.

Aux fins de la vrification de votre admissibilit il est important de prciser chacune de vos expriences de travail pertinentes dans la section Curriculum vit de votre dossier personnel et de fournir une lettre de motivation.

Seuls les dossiers complets seront considrs. Une fois que vous aurez soumis votre candidature les renseignements contenus dans votre dossier seront examins et ne pourront tre modifis.

Sant Qubec applique un programme daccs lgalit en emploi et invite les Autochtones les minorits visibles les minorits ethniques les femmes et les personnes handicapes prsenter leur candidature. Les personnes handicapes peuvent galement nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de slection pour lemploi sollicit afin de faciliter ltude de leur candidature.