Office Manager (m/f)

Lisbon - Portugal

Monthly Salary: Not Disclosed

Posted on: 30+ days ago

Vacancies: 1 Vacancy

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Job Summary

OFFICE MANAGER (m/f)

DESCRITIVO DE FUNES:

1. Gesto operacional:

Gesto de Documentos: Organizar e manter registos e arquivos importantes do escritrio;
Controle de stocks: Monitorar e reabastecer o stock de consumveis (alimentares e no alimentares) do escritrio;
Requisies de Compra: Efetuar pedidos de compra de materiais diversos consumveis e garantir a distribuio/arrumao dos mesmos;
Processamento de Correspondncias: Gerir a correspondncia recebida e enviada incluindo e-mails cartas e pacotes;
Receo e encaminhamento de visitantes e encomendas.
Garantir o controlo das entradas e sadas no edifcio principal promovendo um ambiente acolhedor seguro e organizado. Assegurando uma presena fsica contnua na rea da receo (local de trabalho)

as instalaes:

Manuteno do Escritrio: Garantir que o ambiente de trabalho est em boas condies realizando manutenes necessrias;
Gesto dos office supplies: gerir os contratos de servios de limpeza mquinas de vending servio caf e outros em outsourcing;
Equipamentos de Escritrio: Garantir que todos os equipamentos como computadores impressoras e telefones funcionam corretamente; Contacto com manuteno ou outras reas tcnicas sempre que necessrio alguma interveno.

3. Gesto de Pessoas

Superviso da Equipa de Suporte: Supervisionar rececionistas assistentes administrativos e outros funcionrios de apoio;
Treinar e Desenvolver a equipa de Suporte: Organizar e coordenar formaes especficas s diferentes funes;
Conflitos e Problemas da Equipa: Resolver conflitos e problemas que possam surgir entre os membros da equipa.

4. Gesto financeira

Oramento: Preparar e monitorizar o(s) oramento do(s) escritrio(s).

5. Planeamento e Organizao

Planeamento de Eventos: Organizar eventos internos e externos como reunies conferncias e workshops.
Coordenao de Viagens: Planear e coordenar viagens de trabalho das equipas.
Agenda: Gerir a agenda de reunies e compromissos das equipas.

6. Comunicao

Facilitador de Comunicao: Facilitar a comunicao entre diferentes departamentos e nveis hierrquicos da empresa;
Dinamizar informao: Criar e distribuir informao que garanta que todos esto atualizados sobre novidades e eventos.

7. Conformidade e Segurana

Regulamentaes: Assegurar que o escritrio cumpre todas as regulamentaes e polticas de sade segurana e legislao do trabalho.
Segurana&bem-estar: Coordenar com a equipa de segurana os simulacros de segurana e emergncia; ajudar e sugerir ideias que ajudem a promover o bem-estar de todos os escritrios

Required Experience:

OFFICE MANAGER (m/f)DESCRITIVO DE FUNES:1. Gesto operacional:Gesto de Documentos: Organizar e manter registos e arquivos importantes do escritrio;Controle de stocks: Monitorar e reabastecer o stock de consumveis (alimentares e no alimentares) do escritrio;Requisies de Compra: Efetuar pedidos de comp...