Adjoint·e Exécutif·tive

Glassroom est membre dHumanise un collectif de huit entreprises indpendantes etcomplmentaires unies par une mme conviction : les problmatiques daffaires actuellesncessitent des solutions innovantes empathiques et durables. Joignez-vous une quipe o votre expertise sera mise directement contribution notre croissance et celle de nos clients.

Description du poste

En tant quAdjointe excutiftive chez Glassroom tu seras une allie cl du comit directeur. Tu joueras un rle central dans la gestion administrative la coordination de projets ainsi que lorganisation dvnements internes qui renforcent notre culture dentreprise.

Ce poste touche la fois les bureaux de Montral et Toronto et offre un bel quilibre entre rigueur administrative soutien stratgique et contribution la vie de lagence.

Responsabilits

Soutien au comit directeur

• Grer de faon proactive les agendas des associes et vice-prsidentes : planification organisation de rencontres rservations suivis et ajustements.
• Coordonner les voyages daffaires : vols htels restaurants transports.
• Grer les comptes de dpenses et paiements par carte de crdit incluant la rconciliation dans NetSuite.
• Offrir un soutien administratif personnel (documents officiels assurances prises de rendez-vous etc.).
• Grer les signatures lectroniques et lenvoi de documents officiels.

Organisation dvnements et coordination interne

• Coordonner la logistique des vnements internes (en collaboration avec le club social) : soires thmatiques activits dquipe etc.
• Grer le budget du Culture Club et assurer le suivi des dpenses.
  
• Planifier les offsites (quipes et leaders) : hbergement transport lieux horaires.
• Coordonner les CAREs en lien avec ladjointe administrative du collectif.
  

• Grer les rservations de salles et la logistique des rencontres stratgiques.
• Assurer le tri le suivi et la redirection des courriels de la bote .
  
• Prendre des notes lors des rencontres et produire les comptes rendus.
• Suivre les factures et coordonner les paiements auprs des fournisseurs.
• Assurer une communication fluide entre les quipes internes et les parties prenantes externes.

Profil recherch

Qualifications

• Minimum de 3 ans dexprience dans un poste similaire.
• Exprience en agence mdia marketing ou communication (un atout).

Comptences et aptitudes

• Bonne gestion du temps et capacit prioriser.
• Souci du dtail et sens de lorganisation.
• Matrise du franais et de langlais lcrit comme loral.
• Matrise des outils Google/Microsoft et exprience avec NetSuite (un atout).
• Autonomie esprit dinitiative.
• Discrtion et respect de la confidentialit.
• Comptences en gestion de projets et en organisation dvnements

Tu es

Autonome proactifive laise avec les dtails comme avec les gens. Tu es motive par le travail bien fait tu sais crer de lordre dans le mouvement et tu aimes contribuer la fluidit du quotidien.

Avantages

• Travail hybride : 3 jours au bureau 2 en tltravail
• Vacances : 3 semaines par anne fermeture pendant les Ftes fris doubls 5 journes humaines 1 journe de bnvolat
• Assurances collectives : vie mdicaments soins dentaires voyage services paramdicaux etc.
• Bien-tre : 250$/anne pour des activits physiques ou du matriel de tltravail
• Mobilit : rabais Bixi et Opus