Administrative Assistant, Gastroenterology, Ambulatory Care – Permanent Full-Time (1.0) Adjoint administratif ou adjointe administrative, Gastroentérologie, des soins ambulatoires poste permanent à temps plein (1,0)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to more than 6500 staff clinicians scientists and researchers as well as volunteers all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named Canadas best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Administrative Assistant is responsible for providing administrative support to a division chief division medical/clinical team and/or clinical program

RESPONSIBILITIES

• Providing administrative support to their assigned division chief medical staff clinical program and clinical program staff (RNs NPs etc) including calendar management minute taking correspondence etc.

• Providing administrative support to their assigned division chief medical staff clinical program and clinical program staff (RNs NPs etc) including calendar management minute taking correspondence etc.

• Maintaining calendar and schedule meetings appointments and/or events; prepare necessary documentation for meetings appointments and/or events; reschedule meetings appointments or events based on availability to avoid conflict with competing and changing priorities for the division chief

• Maintaining awareness of clinical programs and activities within the division in order to receive prioritize and professionally respond to and direct queries from patients/families and other stakeholders (those requiring reports etc)

• Supporting the division with human resources processes for new CHEO staff and medical staff including recruitment hiring orientation onboarding workstation/office setup hospital privilege application and renewal. Collaborating with the University when appropriate.

• Preparing on-call schedules for the medical staff

• Setting up schedule for training testing interviews and onboarding for residents fellows medical students etc.; compiling evaluations

• Submitting required information to support physician billing (if applicable)

• Establishing developing and maintaining various internal office support systems such as electronic databases tracking systems filing systems monthly reports processing mail confidential files and BF systems

• Preparing annual divisional/program summary reports

• Inputting information provided by medical staff into their respective CVs

• Making arrangements for meetings such as scheduling use of board and conference rooms arranging or confirming attendance preparing material and coordinating catering.

• Making travel and hotel arrangements for staff and out-of-town visitors.

• Prioritizing incoming mail and documents and distributing appropriately.

• Photocopying collating faxing and distributing documents.

• Proofreading documents for grammar and spelling.

• Typing transcribing dictated correspondence and formatting electronically based reports and correspondence; preparing spreadsheets; preparing documents for review.

• Performing financial clerical functions such as billing reconciling accounts providing month end reports monitoring tracking and/or processing expenses related to travel claims invoices requisitions deposits receipts enrichment fund reimbursements etc.

• Participating in the planning of special events by booking venue scheduling speakers ordering catering audio visual equipment registration etc.

• Maintaining both electronic and paper filing systems

• Taking on special projects as assigned by the division chief including coordinating activities organizing functions preparing reports etc.

• Ordering supplies as required.

• Performing other duties as assigned.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (CRC)(Essential)

• Diploma in relevant field (Essential)

• Approximately 12 months of related experience (Essential)

• Knowledge of medical terminology(Preferred)

• Clinical terminology proficiency (Essential)

• Bilingualism (English and French) (Preferred)

• Sound judgement the ability to prioritize and adjust as required; (Essential)

• Ability to anticipate needs as well as plan and prioritize work (Essential)

• Ability to take initiative and work independently with minimal direction. (Essential)

• Ability to multi-task and complete tasks in a timely fashion;(Essential)

• Strong organizational skills (Essential)

• Detail-oriented (Essential)

• Discretion and a high degree of confidentiality; (Essential)

• Professional effective concise communication (both oral and written); (Essential)

• Comprehensive use of MS Office including word processing spreadsheet presentation email; (Essential)

• Use of a voicemail system photocopier multi-use fax machine. (Essential)

* Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic requirements.

* Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday veuillez postuler à cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage ainsi quà ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend également hommage à lensemble des Premières Nations des Inuit et des Métis de même quà leurs précieuses contributions passées et présentes à ce territoire.

CHEO est lun des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés cliniciens scientifiques et chercheurs ainsi que des bénévoles qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est passé dun hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et léducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires et ce de manière et aux endroits appropriés. LInstitut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024 et 2025 et sest classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive les rédacteurs du Canadas Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Québec du Nunavut et du nord de lOntario.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le ou la titulaire est responsable de fournir du soutien administratif au chef de la division à la division à léquipe médicale et clinique ainsi quau programme clinique.

RESPONSABILITÉS

• Fournir du soutien administratif au chef de la division au personnel médical ainsi quau programme clinique et à son personnel (Inf. aut. IP etc.) notamment en gérant le calendrier en prenant des notes pour les procès-verbaux et en rédigeant la correspondance etc.

• Tenir les calendriers et organiser des réunions des rendez-vous et des événements; préparer la documentation requise pour les réunions pour les rendez-vous et pour les événements; remettre la date de réunions de rendez-vous et dévénements en fonction des disponibilités et pour éviter tout conflit et changement des priorités du chef de la division.

• Se tenir au courant des programmes et des activités cliniques de la division afin de recevoir les demandes de renseignements des patients et de leurs familles ainsi que des intervenants (personnes qui ont besoin de rapports etc.) les prioriser et y répondre de manière professionnelle.

• Soutenir la division en gérant les processus de ressources humaines des nouveaux employés et médecins de CHEO; il faut pour cela gérer le recrutement lembauche lorientation laccueil et lintégration linstallation des postes de travail et des bureaux faire des demandes de privilèges de lHôpital et les renouveler. Collaborer avec lUniversité au besoin.

• Préparer les horaires de garde du personnel médical.

• Établir les calendriers de formation de tests dentrevues et daccueil des résidents des boursiers de recherche des étudiants en médecine etc. Compiler les évaluations.

• Soumettre au besoin les renseignements nécessaires au processus de facturation des médecins.

• Établir développer et tenir divers systèmes électroniques de soutien administratif à linterne comme des bases de données des systèmes de traçage des systèmes de classement des rapports mensuels le traitement du courrier les dossiers confidentiels et les systèmes de rappel.

• Préparer les rapports sommaires annuels pour la division et pour le programme.

• Insérer les renseignements fournis par les membres du personnel médical dans leurs curriculum vitae.

• Organiser la logistique des réunions notamment réserver les salles de conférence confirmer les présences préparer la documentation et coordonner les services de traiteur.

• Faire les réservations nécessaires pour les déplacements du personnel et des visiteurs de lextérieur.

• Classer le courrier reçu par ordre de priorité et le distribuer adéquatement.

• Photocopier agrafer télécopier et distribuer des documents.

• Relire des documents pour en vérifier la grammaire et lorthographe.

• Dactylographier et transcrire des lettres dictées et mettre en page des rapports et des lettres produits sur ordinateur; préparer des feuilles de calcul; préparer des documents à réviser.

• Effectuer des fonctions administratives financières comme la facturation le rapprochement de comptes la production de rapports de fin de mois la surveillance le traçage et le traitement de demandes de remboursement pour des dépenses de déplacement des factures des réquisitions des dépôts des reçus des remboursements de fonds denrichissement etc.

• Participer à la planification dévénements spéciaux en réservant les locaux invitant des conférenciers commandant les services de traiteur réservant léquipement audiovisuel gérant les inscriptions etc.

• Tenir des systèmes de classement à lordinateur et sur papier.

• Gérer des projets spéciaux à la demande du chef de la division notamment coordonner des activités organiser des événements préparer des rapports etc.

• Commander des fournitures lorsque nécessaire.

• Accomplir dautres tâches à la demande du superviseur.

QUALIFICATIONS

• Vérification du casier judiciaire (Essentiel)

• Diplôme dans un domaine pertinent(Essentiel)

• Expérience pertinente denviron 12mois(Essentiel)

• Connaissance de la terminologie médicale(Préférable)

• Excellente connaissance de la terminologie clinique(Essentiel)

• Bilinguisme (français et anglais)(Préférable)

• Sens solide du jugement capacité détablir des priorités et de les modifier au besoin(Essentiel)

• Capacité danticiper les besoins ainsi que de planifier et prioriser son travail(Essentiel)

• Capacité de prendre des initiatives et de travailler en autonomie sous une supervision minimale(Essentiel)

• Capacité deffectuer plusieurs tâches simultanément et de les terminer dans les délais fixés(Essentiel)

• Excellentes compétences en organisation(Essentiel)

• Bon sens du détail(Essentiel)

• Sens de la discrétion et respect profond de la confidentialité(Essentiel)

• Capacité de communiquer de façon professionnelle efficace et concise (verbalement et par écrit) (Essentiel)

• Connaissance complète de MS Office (traitement de texte feuilles de calcul présentations courriel)(Essentiel)

• Connaissance pratique de la boîte vocale de la photocopieuse et du télécopieur à fonctions diverses(Essentiel)

* Lexpérience et la formation formelle alliées à un rendement manifeste pourront remplacer les diplômes requis.

* Veuillez noter vous serez représenté par le syndicat La Fédération Ontarienne Des Travailleurs De La Santé LIUNA Local 3000.

À partir du 29 mars 2021 CHEO mènera un processus de présélection et dévaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels quun test écrit un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen dune évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines à . Tous les renseignements reçus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur laccessibilité pour les personnes handicapées de lOntario.

CHEO sengage à offrir un environnement sécuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie ou la présentation de documents justificatifs dune contre-indication médicale valide ou dune autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois nous ne communiquerons quavec celles qui seront convoquées à une entrevue.

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.