Project Manager, Information Service - Temporary Full-Time (1.0) (Until March 31, 2027) with possibility of extension or permanent status/ Gestionnaire de projets, Services d’information - à temps plein (1.0) temporaire (jusqu’au 31 Mars 2027)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

Ottawa is built on unceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few standalone global leaders in pediatric health and is home to nearly 4500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to worldclass clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

CHEOs business optimization project delivered a canvas of leadingedge software solutions such as Workday and UKG to modernize our backoffice processes. With stabilization behind us CHEO has moved to the system optimization and acceleration phase and needs a proven Project Manager to assist with the implementation of additional modules as well as driving further utilization of system features to the value for our business leaders staff medical staff and partners.

As a member of the Information Services Team you will bring extensive experience in implementing Enterprise Resource Planning (ERP) solutions which ideally includes leveraging Workday and/or UKG software.

The Project Manager Information Services is responsible for the following: project management systems implementation management; project scope and time management processes; communications; quality project risk procurement management and project documentation. They are also responsible for development of and monitoring capital project budgets and for managing the performance of staff as necessary. The incumbent will have demonstrated experience in the implementation and optimization of ERP Systems preferably Workday and/or UKG solutions project management and coordination excellent communication skills (both verbal and written) excellent presentation and networking skills and demonstrated success in partnership development.

RESPONSIBILITIES

• Integrate and coordinate all project plans to create a consistent coherent document used to guide both project execution and project control. This includes planning estimating and scheduling the defined work and ensuring the work is authorized.
• Carry out the project plan. Coordinate and direct the various technical and organizational interfaces.
• Manage strong healthy relationships with internal and external stakeholders ensuring that project delivery expectations are clearly defined and met. Coordinate changes across an entire project (i.e. influence the factors that create change to ensure that the change is agreed upon; determine that a change has occurred; and manage the actual change when and as it occurs).
• Initiate and authorize the project or phase.
• Develop a written scope statement as the basis for future project decisions. Subdivide the major project deliverables into smaller more manageable components. Formalize acceptance of the project scope. Control changes to the project scope.
• Identify the specific activities that must be performed to produce the various project deliverables. Identify and document interactivity dependencies. Estimate the number of work periods that will be needed to complete the individual activities. Analyze activity sequences activity durations and resource requirements to create the project schedule. Control changes to the project schedule.
• Determine resources (e.g. people equipment materials) and quantities required to perform activities. Develop an estimated approximation of the costs of the project. Allocate the overall cost estimate to individual work activities. Control changes to the project budget.
• Identify which quality standards are relevant to the project and determine how to satisfy them. Evaluate overall project performance on a regular basis to provide confidence that the project will satisfy the relevant quality standards. Monitor specific project results to determine if they comply with relevant quality standards and identify ways to eliminate causes of unsatisfactory performance.
• Define projects by identification of project objectives timelines phases risks and assignment of project roles responsibilities and reporting relationships.
• Determine the information and communications needed by the stakeholders (e.g. who needs what information when they need it and how it will be given to them). Ensure needed information is available to project stakeholders in a timely manner. Collect and disseminate performance information (e.g. status reporting progress measurement and forecasting). Generate gather and disseminate information to formalize a phase or project completion.
• Decide how to approach and plan the risk management activities for a project. Determine which risks might affect the project and document their characteristics. Perform a qualitative analysis of risks and conditions to prioritize their effects on project objectives. Measure the probability and consequence of risks and estimate their implications for project objectives. Develop procedures and techniques to enhance opportunities and reduce threats to the projects objectives. Monitor residual risks identify new risks execute risk reduction plans and evaluate their effectiveness throughout the project life cycle.
• Document product requirements and identify potential sources. Obtain quotes bids offers or proposals as appropriate. Choose from among potential sellers. Manage the relationship in accordance with CHEOs procurement practices.
• Support the Development of a project training plan that considers training requirements for both the project team and end users.
• Develop and deliver presentations reports proposals briefing notes or other as needed
• Develop evaluation frameworks and surveys.
• Plan stakeholder events and consultations.
• Perform other related duties as assigned by supervisor.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Essential)
• Degree in Administration or a related/similar program (Essential)
• Project Management Professional Certification by a recognized organization (or demonstrated commitment to working towards completing designation) (Essential)
• Minimum five years of related experience (Essential)
• Proven experience leading project teams (Essential)
• Ability to deal effectively with internal and external customers (Essential)
• Experience with Information Technology project management with strong preference for experience with Workday Human Capital Management and Financials (Essential)
• Working knowledge of applicable occupational health and safety legislation; general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety (Essential)
• Bilingualism (English/French) (Preferred)

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Veuillez noter : si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday veuillez postuler cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succs ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reue.

Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire.

Le CHEO est lun des rares chefs de file mondiaux en matire de sant pdiatrique et il compte prs de 4 500 membres du personnel et mdecins qui se consacrent aider les enfants et les jeunes vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est pass dun hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et lducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires et ce de manire et aux endroits appropris. LInstitut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large ventail de problmes de sant chez les enfants. Le CHEO a t nomm deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit o travailler dans le domaine des soins de sant au Canada et sest class au deuxime rang des hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs annes daffile. Pour la dixime anne conscutive les rdacteurs du Palmars des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Qubec du Nunavut et du nord de lOntario.

RSUM DES FONCTIONS

Le Projet doptimisation des oprations du CHEO a permis de mettre en uvre un ensemble de solutions logicielles la fine pointe de la technologie comme Workday et UKG qui modernisent nos processus administratifs. Maintenant que la phase de stabilisation est termine le CHEO est pass celles doptimisation et dacclration des systmes. Pour ce faire il cherche une ou un gestionnaire de projet ayant de lexprience qui laidera mettre en uvre des modules supplmentaires et mieux utiliser les fonctionnalits des systmes au profit de nos leaders commerciaux du personnel (notamment mdical) et des partenaires.

titre de membre de lquipe des services dinformation vous ferez bnficier le CHEO de votre vaste exprience de mise en uvre de solutions de planification des ressources de lorganisation qui comprennent de prfrence les logiciels Workday et UKG.

La ou le gestionnaire de projet Services dinformation est responsable de la gestion des projets de la coordination de la mise en uvre des systmes des processus de gestion du temps et de la porte des projets des communications de la gestion de la qualit des risques et de lapprovisionnement en ce qui concerne les projets ainsi que de la documentation relative ces derniers. Le ou la titulaire du poste est galement responsable de la prparation et du suivi des budgets des projets dimmobilisations ainsi que de la gestion du rendement du personnel au besoin. Cette personne doit avoir une exprience dmontre de la mise en uvre et de loptimisation de systmes de planification des ressources de prfrence Workday ou UKG de la gestion et de la coordination de projets ainsi que dexcellentes comptences en communication (orale et crite) en prsentation en rseautage et en tablissement de partenariats russis.

RESPONSABILITS

• Intgrer et coordonner tous les plans de projets afin de crer un document uniforme et cohrent qui permette dorienter lexcution et le contrle des projets. Il sagit notamment de soccuper de la planification de travaux dfinis de leur estimation et de ltablissement dun calendrier relatif leur mise en uvre puis de veiller lobtention de lautorisation pour les mener bien.
• Mettre en uvre le plan de projet. Coordonner et diriger les diverses interfaces techniques et organisationnelles.
• Entretenir des relations saines et fortes avec les parties prenantes internes et externes en veillant ce que les attentes lies la ralisation du projet soient clairement dfinies et satisfaites. Coordonner les changements applicables lensemble du projet (cestdire faire en sorte que les vecteurs de changement entranent lapprobation du changement tablir si un changement a eu lieu et grer le changement si et quand il survient).
• Lancer et autoriser un projet ou une phase.
• Rdiger un nonc de porte de projet qui servira de fondement aux dcisions venir concernant le projet. Subdiviser les principaux produits livrables du projet en des composantes plus petites et faciles grer. Officialiser lapprobation de la porte du projet. Encadrer les changements touchant la porte du projet.
• Cerner les activits prcises qui doivent tre ralises pour obtenir les divers produits livrables du projet. Mettre en lumire le lien dinterdpendance entre les activits et le documenter. Estimer le nombre de priodes de travail qui seront ncessaires pour effectuer chaque activit. Analyser les squences dactivits la dure des activits et les besoins en ressources pour crer le calendrier du projet. Encadrer les changements apports au calendrier du projet.
• Rpartir les ressources (. personnes quipement matriel) et les quantits ncessaires pour effectuer les activits. Raliser une estimation des cots du projet. Rpartir les cots estims pour la totalit des travaux par activit donne. Encadrer les changements apports au budget du projet.
• Cerner les normes de qualit qui sappliquent au projet et comprendre comment les respecter. valuer rgulirement le rendement gnral du projet afin de sassurer quil respecte les normes de qualit applicables. Assurer le suivi de rsultats prcis relatifs un projet pour en vrifier la conformit au vu des normes de qualit applicables et pour trouver des moyens dliminer les causes du rendement insatisfaisant.
• Dfinir les projets en fixant leurs objectifs leurs chanciers et leurs phases en prvoyant les risques quils comportent et en attribuant les rles au sein des projets les responsabilits et les rapports hirarchiques.
• Cerner les renseignements et les communications dont les parties prenantes ont besoin (. tablir qui a besoin dun renseignement prcis et quel moment ainsi que les modalits de transmission dun tel renseignement). Veiller ce que les renseignements ncessaires soient mis la disposition des parties prenantes du projet au moment opportun. Recueillir et diffuser les renseignements lis au rendement (. les rapports davancement la mesure des progrs et les prvisions). Gnrer recueillir et diffuser des renseignements afin dofficialiser lachvement dune phase ou dun projet.
• Dcider de la faon daborder et de planifier les activits de gestion des risques relatives un projet. Cerner les risques qui pourraient nuire au projet et en documenter les caractristiques. Effectuer une analyse qualitative des risques et des conditions dans le but dtablir un ordre de priorit de leurs effets sur les objectifs du projet. valuer la probabilit et les consquences des risques et estimer leur incidence sur les objectifs du projet. Mettre sur pied des procdures et des techniques visant stimuler les possibilits et rduire les menaces en lien avec les objectifs du projet. Effectuer un suivi des risques rsiduels cerner les nouveaux risques excuter des plans de rduction des risques et valuer leur efficacit tout au long du cycle de vie du projet.
• Documenter les exigences relatives au produit et trouver des sources possibles. Obtenir des devis et donner suite des soumissions ou des offres de service ou des propositions selon le cas. Faire un choix parmi les fournisseurs potentiels. Grer la relation daffaires conformment aux pratiques dapprovisionnement du CHEO.
• Appuyer la conception dun plan de formation sur le projet qui tient compte des exigences en matire de formation de lquipe de projets et des utilisateurs finaux.
• Mettre au point et prsenter des exposs des rapports des propositions des notes dinformation ou tout autre document ncessaire.
• Concevoir des cadres dvaluation et des sondages.
• Planifier des activits et des consultations auprs des parties prenantes.
• Effectuer des tches connexes assignes par la personne responsable de la supervision.

COMPTENCES

• Vrification du casier judiciaire (critre essentiel)
• Diplme en administration ou dans un domaine connexe (critre essentiel)
• Certification professionnelle en gestion de projets dlivre par un organisme reconnu (ou engagement manifeste travailler en vue den obtenir une) (critre essentiel)
• Au moins cinqans dexprience pertinente (critre essentiel)
• Exprience avre de la direction dquipes de projets (critre essentiel)
• Habilet traiter efficacement avec la clientle interne et externe (critre essentiel)
• Exprience de la gestion de projets informatiques de prfrence avec la plateforme de gestion du capital humain et des finances Workday(Workday Human Capital Management) (critre essentiel)
• Connaissance pratique des lois pertinentes sur la sant et la scurit au travail; connaissance gnrale des politiques et des procdures de lHpital et de ses services en matire de sant et scurit au travail (Essentielle)
• Bilinguisme (anglais et franais) (critre souhaitable)

partir du 29 mars 2021 CHEO mnera un processus de prslection et dvaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.

La validation du bilinguisme (franaisanglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.

CHEO sengage offrir un environnement scuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID19 lorsquils sont admissibles pour viter la propagation de COVID19. Lors de lembauche la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie ou la prsentation de documents justificatifs dune contreindication mdicale valide ou dune autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrierfree work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.