Administrative Coordinator - External Relations

Job Title:
Administrative Coordinator
External Relations
Term until March 2028

Detailed Description
The Royal College of Physicians and Surgeons of Canada is a national nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada. Today the Royal College has over 55000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners with patients Fellows residents and other health care collaborators to lead specialty medical education through setting standards assessment and enabling continuous learning so that we can provide the best care possible for patients.

Reporting to the Manager External Relations the Administrative Coordinator is responsible for providing project coordination administrative and logistical support for the National Health Workforce WellBeing initiative. Duties typically include building project timelines scheduling meetings preparing documents and invoices monitoring budgets recording data and helping with other daytoday logistical needs.

Heres an insight into your typical daytoday:
Coordinate Royal Collegespecific projects or activities (e.g. accreditation exam election processes international initiatives etc.) including establishing milestone dates monitoring progress drafting and issuing materials managing schedules and reviewing and identifying process improvements.
Communicate with internal and external contacts of all varying seniority for the purpose of exchanging information coordinate schedules support requests and answer inquiries pertaining to Royal College initiatives.
Coordinate meetings (e.g. committee meetings workshops conferences etc.) including logistics materials attendees agendas.
Prepare information/documents for meetings including collecting and compiling background material assembling and distributing documents taking minutes or notes consolidating approved minutes outlining decisions and action items and distributing and following up to ensure resolution.
Compose/prepare correspondence forms and reports; track emails by urgency and follow up to ensure issue is resolved.
Design presentations and prepare briefing notes using content created by others.
Coordinate translation process as required.
Arrange domestic/international travel and accommodation; includes researching to ensure time/cost effectiveness; may include arranging for travel visas etc.
Prime point of contact to provide general information/assistance within the functional area or work unit.
Track information based in unit requirements maintain database of information and generate reports/lists. Conduct internet searches.
Maintain supervisors calendars and schedules.
Set up maintain and monitor filing systems (electronic and hard copy)
Complete expense claims process and followup with Finance on discrepancies
Monitor update and reconcile work unit budget.
Acts as a resource to committees by providing guidance and information on Royal College initiatives.
Monitor provide advice and guidance on college standards and protocols and monitor to confirm compliance.

Does this sound like you
A minimum of 35 years of related experience
College diploma preferred (equivalent experience may be considered).
Knowledge / skills may be gained either through study/specific training or through direct onthejob experience to become functional and knowledgeable about the organization and the role.
Advanced computer skills required: Word Excel Outlook PowerPoint database applications and/or project software ability to learn and in some instances be administrator of specific software desktop publishing internet search skills.
Ability to think at a highlevel to conceptualize strategy and expectations from management.
Attention to detail and high level of accuracy.
Ability to exercise discretion and judgement when dealing with confidential data.
Ability to research analyze interpret and synthesize data.
Bilingualism (French/English) is preferred

Assets: Experience working with finance processes including budget/expense claims and travel; experience working with governments either in supporting a governmentfunded program or working directly in government.

How to get noticed
Please apply through our UKG recruitment platform with your rsum covering letter and salary expectations by May 16 2025.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black racialized/visible minorities Indigenous/Aboriginal people women persons with disabilities and 2SLGBTQIA persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

Hybrid work arrangement is in place for this position which allows flexibility to work from home and from the office on an as needed basis. Flexibility is key in our new world.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities including accommodation that considers an applicants accessibility needs. If you require accommodations during the interview process please contact

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Hourly rate Band 4 ranges from $26.21 to $32.79

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Titre du poste
Coordonnateur administratif ou coordonnatrice administrative
Relations externes
Dure dtermine jusquen mars 2028

Description dtaille
Le Collge royal des mdecins et chirurgiens du Canada est un organisme denvergure nationale et sans but lucratif cr en 1929 en vertu dune loi spciale du Parlement dans le but dencadrer la formation mdicale des spcialistes au Canada. Il compte aujourdhui plus de 55 000 membres mais sa vision reste la mme : faire progresser lapprentissage des mdecins spcialistes afin quils et elles puissent offrir les meilleurs soins de sant qui soient toute la population. Le Collge royal et ses membres font quipe avec les patients les rsidents et toute la communaut des soins de sant pour tre un chef de file de la formation mdicale spcialise en tablissant des normes en procdant des valuations et en favorisant lapprentissage continu de sorte que toutes et chacun puissent obtenir des soins optimaux.

Relevant du gestionnaire Relations externes le coordonnateur administratif ou la coordonnatrice administrative est responsable de la coordination de projet ainsi que doffrir un appui administratif et logistique pour linitiative de bientre national des effectifs mdicaux. Les tches comprennent gnralement ltablissement dchanciers de projet la planification de runions la prparation de documents et de factures la surveillance des budgets la prise de donnes et laide pour dautres besoins logistiques quotidiens.

Aperu de vos tches quotidiennes
Coordonner des projets ou des activits propres au Collge royal (p. ex. agrment examen processus lectoraux initiatives internationales) y compris ltablissement de dates de jalons le suivi des progrs la rdaction et la diffusion de documents la gestion des calendriers lexamen et la dtermination des amliorations apporter aux processus.
Communiquer avec des personnesressources internes et externes de tous les niveaux afin dchanger de linformation de coordonner les horaires de rpondre aux demandes de soutien et de rpondre aux demandes de renseignements sur les initiatives du Collge royal.
Coordonner les runions (p. ex. runions de comits ateliers confrences etc.); la logistique le matriel les personnes participantes et les calendriers.
Prparer linformation et les documents pour les runions : recueillir et compiler des documents dinformation assembler et distribuer des documents rdiger des procsverbaux ou des notes consolider les procsverbaux approuvs dcrire les dcisions et les mesures prendre distribuer cette information et faire le suivi pour assurer le rglement du problme.
Rdiger de la correspondance remplir des formulaires et des rapports; suivre les courriels selon lurgence et sassurer que le problme a t rgl.
Concevoir des prsentations et prparer des notes dinformation en utilisant le contenu cr par dautres.
Coordonner le processus de traduction au besoin.
Organiser les dplacements et lhbergement au Canada et ltranger : effectuer des recherches en faveur de loptimisation du temps et de la rentabilit; peut inclure la demande de visas etc.
Personneressource privilgie pour fournir des renseignements gnraux ou de laide au sein du secteur fonctionnel ou de lunit de travail.
Suivre linformation selon les besoins de lunit tenir jour la base de donnes et gnrer rapports et listes; effectuer des recherches sur Internet.
Tenir jour les calendriers et les horaires des cadres.
Installer maintenir et surveiller les systmes de classement (lectroniques et papier).
Remplir les demandes de remboursement les traiter et assurer le suivi des carts avec les Services financiers.
Contrler mettre jour et concilier le budget des units de travail.
Servir de ressource aux comits en leur fournissant des conseils et de linformation sur les initiatives du Collge royal.
Surveiller les normes et les protocoles du Collge royal fournir des conseils et une orientation et surveiller la conformit.

Le profil suivant vous correspond
De trois cinq ans dexprience lie au poste.
Diplme dtudes collgiales de prfrence (une exprience quivalente peut tre prise en compte).
Connaissances ou comptences acquises dans le cadre dune formation spcifique ou dune exprience pratique dans lobjectif de bien connatre lorganisation et le poste.
Connaissance approfondie des logiciels Word Excel Outlook et PowerPoint des bases de donnes ou des logiciels de projet; capacit dapprendre utiliser des logiciels particuliers et dans certains cas den tre ladministrateur; comptences en ditique et en recherche sur Internet.
Capacit rflchir la vue densemble afin de conceptualiser les stratgies et les attentes de la direction.
Souci du dtail et de la prcision.
Capacit faire preuve de discrtion et de jugement lors du traitement de donnes confidentielles.
Comptences en recherche en analyse en interprtation et en synthse de donnes.
Bilinguisme (franais et anglais) est prfrable.

Atouts: Exprience des processus financiers dont les demandes de remboursement de dpenses et de dplacements; exprience de la collaboration avec le gouvernement acquise soit en appuyant un programme financ par le gouvernement soit en travaillant directement au gouvernement.

Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG et joindre votre curriculum vit une lettre de motivation et vos attentes salariales dici le 16 mai2025.

Le Collge royal invite toutes les personnes qualifies poser leur candidature. Il sengage fermement respecter lquit en matire demploi et la diversit en milieu de travail et encourage les personnes noires les minorits racises ou visibles les Autochtones les femmes les personnes handicapes et les personnes 2SLGBTQIA poser leur candidature.

Nous remercions tous les gens qui manifestent leur intrt mais nous ne communiquerons quavec ceux dont la candidature aura t retenue. Une liste dadmissibilit pourra tre tablie afin de pourvoir des postes similaires de dures diverses. La liste sera conserve pendant 18 mois.

Il y existe des formules de travail hybrides pour ce poste ce qui permet de travailler la maison et au bureau selon les besoins. Nous jugeons essentiel de faire preuve de souplesse compte tenu de la nouvelle ralit.

Le Collge royal apportera son soutien aux personnes handicapes dans le cadre de ses processus de recrutement notamment en proposant des accommodements qui tiennent compte de leurs besoins en matire daccessibilit. Si vous dsirez obtenir une mesure dadaptation durant le processus dentrevue veuillez nous envoyer un courriel cet effet

Taux horaire
chelon 4 Taux horaire de 2621 $ 3279 $

Required Experience:

IC