Events Assistant
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Job Description
1. Conception de l v nement :
Proposer des id es originales pour les v nements
R server des salles (interne et externe)
S lectionner le traiteur et d finir les menus
Louer du mat riel et du mobilier sp cifique
Trouver des prestataires pour le son les lumi res la d coration et les intervenants
Rechercher des sponsors ou partenaires financiers pour les v nements
tablir des contacts avec des intervenants potentiels pour des v nements futurs
2. Pr paration des v nements :
Organiser des briefings pour les quipes de maintenance traiteur s curit et audiovisuel
Installer la signal tique
Sassurer de la coh rence et du bon fonctionnement des contenus m dia sur les supports de diffusion
Mettre en place les d cors et autres mat riels le jour J
G rer les flux des prestataires en respectant les normes de s curit de l cole (entry pass)
3. Communication sur l v nement :
Aider la conception des affiches
Cr er des invitations
Suivre les inscriptions effectuer des relances
Accompagner les b n voles ou l ves impliqu s dans l organisation des v nements
Aider la production de contenu pour les r seaux sociaux et le site web relatifs aux v nements (articles photos vid os)
4. Gestion des quipements :
G rer l inventaire du mat riel v nementiel et planifier son entretien
Sassurer de la disponibilit du mat riel n cessaire pour chaque v nement
5. valuation et Reporting :
valuer les v nements apr s leur r alisation et recueillir des feedbacks
R diger des rapports post v nement pour analyser les points forts et les axes dam lioration
Qualifications :
Solides comp tences en communication crite et orale
Ma trise de lutilisation des plateformes des r seaux sociaux et des outils de marketing num rique
Cr ativit souci du d tail et capacit travailler de mani re ind pendante et en quipe
Autres qualifications :
Sens des relations humaines
Capacit effectuer plusieurs t ches la fois et g rer des d lais serr s
Exp rience de la gestion de projets
Ind pendant(e) et responsable
De langue maternelle fran aise et parlant couramment langlais
Conditions du stage :
Dur e : 5 mois partir de 25 ao t 2025 (n gociable)
Temps de travail : temps plein 42h/semaine
Cong s : 15 jour par mois
Visa :
Le stagiaire est responsable de sa demande de visa WHP aupr s du minist re du travail Singapour : visa est valable pour une dur e maximale de 6 mois
Main Mission : To assist the Events Manager in the planning design and of all IFS events from August 25th to December 19th 2025 (at least 20 educational and noneducational events) such as concerts conferences inhouse events community events such as the Walkathon ...
1. Event design :
Propose original ideas for events
Book rooms (internal and external)
Select caterer and define menus
Rent specific equipment and furniture
Find service providers for sound lighting decoration and speakers.
Find sponsors or financial partners for events
Establish contacts with potential speakers for future events.
2. Event preparation :
Organise briefings for maintenance catering security and audiovisual teams.
Install signage
Ensure consistency and smooth operation of media content on broadcast media
Set up sets and other equipment on Dday
Manage the flow of service providers in compliance with the schools safety standards (entry pass)
3. Event communication:
Help design posters.
Create invitations
Monitor registrations send reminders
Support volunteers and students involved in event organization
Help produce eventrelated content for social networks and the website (articles photos videos)
4. Equipment Management :
Manage the inventory of event equipment and plan its maintenance
Ensure availability of equipment for each event
5. Evaluation and Reporting:
Evaluate events after completion and gather feedback
Write postevent reports to analyse strengths and areas for improvement
Qualifications:
Strong written and verbal communication skills
Proficiency in using social media platforms and digital marketing tools
Creativity attention to detail and the ability to work independently and as part of a team
Other skills:
Good people skills
Able to multitask and manage tight deadlines
Exposure to project management
Independent and responsible
Social media and design savvy
French mother tongue and fluent in English
Internship Conditions:
5month internship starting from August 25th 2025 (negotiable)
Full time 42h / week
Annual Leave 1.5 days / month
Visa :
The intern is responsible to apply for the visa WHP from the Ministry of Manpower in Singapore: The visa will be valid for 6 months maximum.
Employment Type
Full Time
