Office Manager und Verwaltungs-Finanzuntersttzung
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Job Description
WE ARE HIRING A Office Manager und Verwaltungs/Finanzuntersttzung
Rollenbeschreibung
Management umfassender betrieblicher administrativer beschaffungs und finanzbezogener Ttigkeiten Leitung und Mitwirkung an unterschiedlichen Projekten entsprechend den Geschftsanforderungen.
- Administrative Untersttzung:
- Verwaltung der Brokorrespondenz EMails und anderer Kommunikation.
- Organisation und Planung von Besprechungen Terminen und Veranstaltungen.
- Vorbereitung und Pflege von Brounterlagen Berichten und Ablagesystemen.
- Brobetrieb:
- Sicherstellen dass Bromaterial vorrtig ist und bei Bedarf bestellt wird.
- Verwaltung der Broausstattung einschlielich der Organisation von Reparaturen und Wartungen nach Bedarf.
- Beaufsichtigt die Sauberkeit und Organisation der Brorume.
- Personalabteilung:
- Untersttzung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
- Untersttzung der Mitarbeiter im HRBereich indem allgemeine Fragen und Anliegen beantwortet und komplexe Probleme an den Lohnabrechnungsanbieter und die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden.
- Koordinieren von Teamplnen und Besprechungen.
- Budget Beschaffungs und Finanzmanagement:
- Verwaltung von Brobudgets einschlielich der berwachung der Ausgaben und Sicherstellung der Kosteneffizienz.
- Verwaltung des Beschaffungsprozesses einschlielich Lieferantenauswahl Vertragsverhandlung und Auftragsabwicklung insbesondere im Hinblick auf Gemeinkosten.
- Zusammenarbeit mit funktionsbergreifenden Teams um Beschaffungsbedarf zu ermitteln und Einkaufsstrategien zu optimieren.
- Fhrung von Buchhaltungs und Finanzunterlagen im Zusammenhang mit Beschaffungs und Kreditorenbuchhaltungsaktivitten und Sicherstellung deren Richtigkeit und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
- Gesundheit und Sicherheit:
- Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits und Sicherheitsvorschriften Implementation von Sicherheitsprotokollen im Bro und Verwalten von Notfallverfahren.
- Broprobleme erkennen und effektive Lsungen finden.
- Verwaltung spezieller Broinitiativen z. B. Gesundheitsprogramme fr Mitarbeiter oder Bromodernisierungen.
PERSONENSPEZIFIKATION
Wissen und Erfahrung
- Erfahrung in der Arbeit als Broleiter in einem dynamischen Umfeld.
- Erfahrung im Umgang mit streng vertraulichen Angelegenheiten konformer Umgang mit sensiblen vertraulichen Informationen und diskretes Verhalten.
Kommunikation
Erfahrung im Umgang mit interner und externer Kommunikation und in der Aufrechterhaltung einer stets professionellen Kommunikation.
Organisation
Erfahrung mit der Arbeit in unvorhersehbaren Umgebungen; kann persnliches Arbeitspensum planen und Aufgaben organisieren und priorisieren aber auch mit ungeplanter Arbeit und Anfragen umgehen. Kann fr das Team eine organisierte und effiziente Arbeitsumgebung schaffen.
Fhigkeiten und Qualifikationen
Hervorragende Fhigkeiten im Zeitmanagement und in der Organisation Fhigkeit zum Multitasking und zur Priorisierung gutes Auge frs Detail gute Kommunikationsfhigkeiten und zwischenmenschliche Fhigkeiten Hochschulabschluss oder gleichwertiger Abschluss.
Persnliche Eigenschaften
- Vertrauenswrdig und diskret im Umgang mit vertraulichen Angelegenheiten
- Selbstmotiviert enthusiastisch und mit einer positiven Einstellung zur Arbeit
- Flexibel und bereit neue Aufgaben und Projekte anzunehmen
- Professionelles Auftreten und Auftreten im Einklang mit der Agentur
- Fhlt sich wohl mit Vernderungen und kann sich an unterschiedliche Arbeitsanforderungen anpassen
- Hilfsbereitschaft guter Teamplayer
- Zugnglich freundlich
- Proaktiv
- Jederzeit professionell
- Fortgeschrittene Microsoft OfficeKenntnisse sind ein Muss
Employment Type
Full Time
