Coordinateur(s) ou coordinatrice(s) dévénements

Responsabilités principales

Salles de conférences

• Contribuer à lutilisation optimale des salles de conférences de lAIE en tenant compte de tous les besoins liés aux événements quelle organise.
• Établir un programme annuel provisoire de conférences et participer aux activités de planification et de coordination en collaboration avec les équipes.
• Organiser des visites et des présentations des salles et services de conférence de lAIE à lintention de personnes susceptibles dorganiser des événements.
• Nouer des contacts étroits avec les secrétariats des comités les délégations et les organisateurs dévénements afin de bien cerner leurs besoins en matière de réunions de les conseiller sur les modalités possibles leur fournir tous les renseignements nécessaires et leur proposer des améliorations le cas échéant.
• En liaison avec le Chef de CBS et léquipe chargée de la gestion des installations veiller à la bonne application des normes dhygiène et de sécurité aux services de conférences.
• En cas dincendie ou dautre crise majeure faire office dagent de sécurité incendie et aider à lévacuation des membres des délégations présents dans les salles de conférences.

Coordination dévénements

• Être en mesure de décliner des instructions générales en vision objectifs activités tâches et résultats datteindre ou de dépasser les objectifs fixés et de dispenser des conseils sur tous les aspects des événements.
• Coordonner les événements organisés par lAIE ou par des tiers en mettant en œuvre des outils efficaces de gestion de projet et en appliquant les meilleures pratiques permettant dobtenir les résultats attendus en temps voulu.
• Établir des budgets prévisionnels et les scénarios de mise en œuvre nécessaires pour organiser chaque événement de manière à atteindre les objectifs et à utiliser les ressources dans une optique defficience maximale.
• Faire régulièrement des points sur létat davancement des projets communiquer avec les équipes internes les clients les prestataires externes les parties prenantes les membres des délégations et/ou léquipe de direction le cas échéant.
• Coordonner lensemble des aspects logistiques et administratifs des événements. Faire en permanence le lien avec les autres services de soutien et avec les fournisseurs externes le cas échéant afin de répondre rapidement aux demandes et dassurer des services de qualité.
• Se tenir informé(e) des meilleures pratiques et des nouvelles technologies et innovations liées à lorganisation dévénements (par exemple plateforme dévénements formats spéciaux scène et production) se familiariser avec ces pratiques et proposer des améliorations pour les services et procédures opérationnelles en place.

Gestion des contrats et achats

• Participer aux processus dachat relatifs aux événements en étroite collaboration avec le Groupe central des achats de lOCDE. Préparer des cahiers des charges réaliser des analyses dappels doffres et préparer des contrats et des demandes dachat en tant que de besoin.
• Coordonner les contrats-cadres (restauration plantes réception etc.) et les autres soustraitants et veiller notamment au bon fonctionnement du Café de lAIE assurer le contrôlequalité et mettre en place des techniques de gestion des performances pour suivre et démontrer le respect des niveaux de service convenus.
• Participer au processus de facturation des événements et sassurer que les factures sont émises et réglées dans les délais.

Autres tâches :

• Dispenser des conseils et des formations internes aux assistants et assistantes sur les différents aspects des événements les outils et les systèmes de gestion des événements de lOCDE en fonction des besoins.
• Passer en revue et mettre à jour régulièrement le contenu du site SharePoint de CBS consacré aux conférences.
• Prêter son concours à dautres activités de lUnité et assurer le cas échéant le remplacement des collègues en leur absence.

Qualifications :

Qualifications

Profil idéal

Formation

• Études supérieures sanctionnées de préférence par un diplôme universitaire dans le domaine de la gestion de la gestion de projets ou de lévénementiel.

Expérience professionnelle

• Au moins cinq ans dexpérience avérée de lorganisation dévénements de grande ampleur et complexes et/ou dévénements à haut niveau dans le secteur public et/ou privé avec une connaissance approfondie des événements en présentiel et des événements en ligne.
• Expérience avérée de la coordination de fournisseurs et de la logistique globale lors dévénements à haut niveau.
• Excellente aptitude à communiquer et à interagir avec différents types de publics et à entretenir des contacts avec les parties prenantes.
• Une expérience avérée et une formation en matière de protocole seraient un avantage.
• Une expérience professionnelle acquise dans un environnement multiculturel et diplomatique constituerait un avantage.
• Une expérience de la gestion dun espace de conférence serait un atout.

Outils

• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Word Excel Outlook PowerPoint etc.) et connaissance des applications internes utilisées pour gérer les événements et les salles de conférence (EMS/CRMS) ou aptitude à se familiariser avec ces systèmes.
• La connaissance dune plateforme de gestion des événements (Inwink Eventtia par exemple) serait un atout.
• La connaissance des outils administratifs de lOCDE en particulier SRP SRM et EMS serait un atout. Le cas échéant aptitude à acquérir rapidement la maîtrise de ces outils.

Langues

• Parfaite maîtrise dune des deux langues officielles de lOCDE (le français et langlais) et connaissance de lautre langue que la personne retenue sengage à porter à un bon niveau.

Compétences clés

Les membres du personnel de lOCDE sont censés faire preuve dun comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre demploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 2) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).

Il existe trois niveaux possibles par compétence le niveau requis pour chaque compétence étant déterminé en fonction des besoins propres à chaque fonction et du grade correspondant.

Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de lOCDE.

Informations supplémentaires :

Date de clôture

• Les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 21 juin 2026 à minuit (heure de Paris).

Durée du contrat

• Cette vacance de poste sera utilisée pour pourvoir plusieurs postes. Le type dengagement sera déterminé en fonction des besoins de la Direction et sera confirmé lors de loffre dengagement faite au candidat sélectionné.

Ce quoffre lOCDE

• Le salaire mensuel de base initial de 5 227.06 EUR plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle la rémunération globale étant exonérée dimpôt sur le revenu en France.
• Cliquez ici pour consulter le Statut applicable au personnel de lOCDE. Veuillez noter quà partir du 1er juillet 2025 tous les agents seront engagés selon les nouvelles modalités contractuelles de lOCDE.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
• Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra être engagé(e) à un grade inférieur en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle.
• Votre candidature pourra être retenue afin de constituer un vivier de candidats pour des postes équivalents que ce soit à durée déterminée ou indéterminée.  

Processus de sélection

Pour les candidats retenus le processus de sélection peut comprendre un entretien vidéo une évaluation basée sur le poste et des entretiens avec un panel.

Dans le cadre de sa politique dégalité des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes dun de ses pays Membres indépendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but daméliorer son efficience et son efficacité et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time