Gestionnaire de bureau (Contrat de 14 mois)

ACTIVITÉS PRINCIPALES VISANT À ASSURER LATTEINTE DES PRINCIPAUX RÉSULTATS ET PRODUITS LIVRABLES

#Environnement

• Responsable de lespace de bureau de Montréal en respect de limage de marque et des normes de Red Bull en veillant à ce quil soit toujours en parfait état de fonctionnement.
• Répondre au téléphone pour le soutien à la clientèle sassurer que les visiteurs sont bien accueillis et présentés aux membres de léquipe; maintenir une aire avant propre à la réception exempte de boîtes et de colis et créer une atmosphère agréable à laire de réception non seulement pour nos visiteurs mais aussi pour nos employés.
• Assurer le fonctionnement et la coordination efficaces du bureau de Montréal ainsi que les bonnes pratiques de sécurité et dhygiène pour les salles de conférence et de réunion la cuisine la salle de fournitures de bureau la réception les aires de réunion communes les réfrigérateurs Red Bull etc.
• Maintenir un placard de fournitures bien organisé opérationnel et bien approvisionné y compris les stocks de fournitures de bureau dexpédition et demballage ainsi que lencre pour les imprimantes.
• Passer des commandes hebdomadaires dépicerie maintenir une cuisine bien approvisionnée un système deau et une machine à café fonctionnels.
• Assurer la liaison avec nos gestionnaires immobiliers et nos fournisseurs pour les réparations le nettoyage la sécurité la programmation des porte-clés le service de traiteur le stationnement etc.

#Gestion de bureau

• Répondre aux questions des employés concernant les besoins en articles de bureau (p. ex. articles de papeterie matériel etc.) dont la satisfaction permettra dobtenir de bons résultats tout en maintenant lefficacité et les relations professionnelles avec lensemble du personnel.
• Trouver de façon proactive des solutions pour améliorer les processus actuels et proposer de nouvelles idées liées à la logistique à ladministration ou aux activités du bureau.
• Assurer la liaison avec les gestionnaires du stationnement pour gérer toutes les cartes de stationnement demandées par les employés.
• Assurer le bon fonctionnement et lefficacité de tous les envois postaux et colis de messagerie.
• Maintenir lefficacité du bureau en planifiant et en mettant en œuvre des systèmes et des aménagements de bureau.
• Sassurer que toutes les salles de réunion et léquipement de TI (système de vidéoconférence) le déchiquetage interne et les imprimantes sont fonctionnels et offrir un soutien aux employés au besoin.

#Tâches administratives et gestion de projets

• Appuyer léquipe de direction commerciale dans le cadre de différentes tâches administratives comme le remplissage lorganisation et la création des modèles et des documents et contribuer à des projets précis.
• Organiser les célébrations du personnel et soutenir lorganisation des activités de consolidation déquipe (p. ex. organiser la logistique acheter des cadeaux réserver des événements).
• Coordonner et exécuter toutes les commandes de cartes professionnelles des employés ainsi que les articles de papeterie approuvés.
• Gérer le budget du bureau et soumettre toutes les dépenses et factures liées au bureau au service des finances avec le bon codage avec exactitude et en temps opportun.
• Gérer les relations avec les consommateurs pour lensemble de lunité daffaires de lEst en temps opportun.
• Mettre à jour et distribuer la liste des personnes-ressources de Red Bull Canada et la liste des contacts des partenaires de distribution.
• Soutenir et coordonner les projets damélioration de linfrastructure des bureaux (dont la portée et les échéanciers varient) relevant du responsable des assistants de direction.
• Appuyer les initiatives de RH et les programmes destinés aux employés (p. ex. mobilisation des employés programme Fit for Flight intégration des nouveaux employés etc.)

#Soutien de lunité daffaires

• Collaborer et interagir avec les autres dune manière mutuellement favorable et coopérative qui renforce le concept selon lequel les employés de tous les niveaux doivent chercher des moyens de soutenir et daider les autres à atteindre les résultats escomptés ainsi quà être efficaces dans leurs propres domaines de responsabilité.
• Travailler avec léquipe de direction commerciale et léquipe de marketing sur le terrain pour aider à organiser des événements à lextérieur et au sein du bureau de Red Bull au besoin. Cela comprend sans sy limiter la gestion du calendrier des événements la planification lobtention dun permis pour les occasions spéciales la location de verres lembauche de services de sécurité lorganisation du nettoyage après lévénement le service de traiteur etc.
• Soutenir léquipe canadienne de direction en organisant et en coordonnant les réunions de cellule ce qui comprend sans sy limiter la création de lordre du jour le service de traiteur la recherche despaces de réunion lorganisation des activités de consolidation déquipe la rédaction et la distribution des procès-verbaux des réunions.

#Soutien aux ventes et au marketing

• Soutenir les équipes des ventes et de la mise en marché commerciale dans la traduction de documents et de présentations.
• Soutenir les ventes pour les comptes clés sur site auprès de nouveaux clients les lancements de produits et les échantillons.
• Aider au suivi des PDV sur les sites.
• Aider léquipe de marketing sur le terrain à organiser des événements Red Bull au besoin.

Qualifications :

• Au moins 3 ans dexpérience dans un poste similaire.
• Passion manifeste pour la vente au détail et lorganisation.
• Souci du détail et solides compétences en communication (orale et écrite dans les deux langues officielles) et en relations interpersonnelles.
• Solides compétences en service à la clientèle en gestion de personnel et en organisation.
• Capacité à travailler dans un environnement qui évolue rapidement à mener plusieurs tâches à la fois à établir des priorités et à respecter les échéances.
• Capacité à atteindre un haut niveau de rendement au sein dune équipe ou à travailler de façon autonome.
• Capacité à travailler avec le personnel de tous les niveaux de lorganisation à établir de solides relations de travail et de bon rapports avec celui-ci.
• Maîtrise de MS Word Excel et PowerPoint.
• Expérience de travail dans un environnement qui évolue rapidement.
• Expérience dans lexécution de tâches administratives.
• Capacité à établir des priorités et à mener plusieurs tâches de front.
• Solides compétences analytiques et capacité à trier les données et à formuler des recommandations concrètes.
• Esprit novateur et axé sur les solutions.
• Motivé et capable de travailler de façon autonome.

Informations complémentaires :

Red Bull Canada is an equal opportunities employer. We believe passionately that employing a diverse workforce is central to our success. We make recruiting decisions based on your experience and skills. We welcome applications from all members of society irrespective of age sex disability sexual orientation race religion.

Remote Work :

No

Employment Type :

Contract