Administrative Assistant (Bilingual) Community Services Program

This is an indefinite term position subject to end with 24 hours notice

About Us

supports over 5000 people in Manitoba with developmental disabilities autism and acquired brain injury. We are a not-for-profit organization that offers a wide range of supports for adults children and their families. Our over 2000 staff follow a person-centered approach and adapt to the needs of each person and each family. is guided by its core values of Collaboration Hospitality Excellence and Respect.

is committed to fostering a culture of diversity equity inclusion and accessibility where everyone is respected valued and empowered to bring their authentic selvesfree from fear of discriminationwhile celebrating the diverse identities and experiences that enrich our community. We stand firmly against individual and systemic discrimination and racism as per the Canadian Human Rights Act.

Position Summary and Scope of Service

core values reflect a strong commitment to diversity equity and inclusion. maintains ongoing commitment to recruiting a diverse and talented workforce which is paramount to supporting the community we serve. Reporting to the Director Community Services and consistent with the Mission Values and policies of the Administrative Assistant Community Services is a critical role in ensuring the success of business and operations.

Exemplifying the mission vision and values of the Administrative Assistant works collaboratively with partnered programs while offering employees respectful customer service.

The Administrative Assistant performs a broad range of administrative support services for Community Services in accordance with the Mission and Values of the organization and all related policies and procedures.

as part of an initiative entitled Meaningful Connections seeks to expand the culture of support (excellent caretaking) to include an intentional focus on equipping a person with the opportunities and skills to develop relationships. The goal of this initiative is to have people we support exploring and establishing relationships with people in the community.

values and promotes volunteerism in the workplace. Volunteers bring optimism and enthusiasm create positive energy share diverse perspectives and are an integral part of the work we do. As such and in keeping with the values of our organization the incumbent to this role is encouraged to actively support train mentor collaborate and invest in volunteer initiatives.

Qualifications

Educational:

• Grade XII diploma or certificate
• Office Administration training community college or career college level with emphasis in word processing and office skills

Professional:

• Previous experience providing administrative support services within a high-paced business environment
• Skilled in the use and operation of computers computer networks and computer peripherals such as printers and communication devices
• Skilled in the use of software tools and applications including Microsoft Windows & Office (Excel Word PowerPoint Publisher Access Outlook) and internet browsers (Internet Explorer Chrome)
• Skilled in the use of fax photocopier and other office equipment
• Knowledge of and ability to work within the spirit of the Mission and the Values of
• Excellent organizational skills
• Ability to perform a variety of administrative tasks both as part of a team or independently
• Ability to proofread documentation to ensure accuracy of typed material
• Skilled in providing training to staff in the use of productivity software computer access office equipment communication devices and voice-mail systems
• Ability to deal effectively with others both internally and externally in a professional manner
• Ability to develop and use computer filing systems effectively and logically
• Familiarity with and adherence to the Personal Health Information Act (PHIA)
• Ability and motivation to follow instructions or directions conscientiously
• Fluently bilingual in English and French (testing required)

Personal:

• Ability to work with minimal supervision as well as a collaborative team player in a team environment
• Ability to organize and prioritize work in a fast-paced environment
• Ability to generate ideas to improve work procedures and contribute to an environment that fosters growth development and innovation
• Superb interpersonal ability to establish and maintain positive and productive working relationships with humility and self-awareness
• Ability and willingness to give and receive honest balanced feedback
• Demonstrates competence and character that inspires trust
• Acts with integrity and respect in all interactions
• Values and commitment to continuous self-growth and professional learning
• Portrays a positive energetic focused and mature disposition
• Performs all duties with respect to confidentiality ethics and accuracy
• Excellent verbal and written communication skills
• Ability to adapt to a continually changing evolving workplace; flexibility is a must

Duties and Responsibilities

Consistent with the Mission Philosophy and Policies of the Administrative Assistant provides a broad range of quality administrative support activities. Quality services are evident when professional communication timeliness accuracy ethical awareness / sensitivity confidentiality are consistently demonstrated as required by legislation and program/service standards.

Duties include:

• Prepares types and processes documents letters reports minutes memos agendas forms databases manuals forms tables charts graphs and database entry as required
• Compiles typing material into its final distribution format - compiling binders binding reports labeling binders etc.
• Proofreads all typed material amending material as required
• Provides photocopy fax program/service areas mail and electronic mail services and distributes copied material as directed
• Circulates reading material to staff and program/service areas for their review
• Completes and distributes forms to internal and external sources as assigned
• Develops databases enters and maintains data providing reports as necessary
• Schedules meetings for staff advising participants by telephone or letter and books meeting locations and makes catering arrangements as required
• Attends designated meetings and records minutes as assigned
• Responds to inquiries regarding programs and activities and refers to appropriate personnel when inquiries are beyond scope of knowledge
• Develops and maintains various scheduling systems
• Maintains information databases as assigned
• Processes Incident Reports Month End documentation and other service reports as directed
• Performs or coordinates document management tasks such as filing photocopying faxing scanning distribution of mail and other information
• Responds to public or internal inquiries regarding program or service activities as directed
• Answers incoming calls and directs callers to the appropriate party
• Greets and assists visitors to the office area and directs them appropriately

The above information is intended to describe the general nature of this position and is not considered to be a complete statement of duties and responsibilities. Additional duties and responsibilities may be assigned provided they are consistent with the qualifications identified and fall within the parameters of this role.

As this is a Bilingual Designated position French Language Testing will be done prior to offer. A requirement is to achieve a B level or higher unless otherwise agreed upon by the program.

supports equitable employment practices and promotes an inclusive workforce representative of the people we support including diverse abilities backgrounds cultures and identities. Applicants can request reasonable accommodations in all aspects of the selection and hiring process.

As a condition of employment successful candidates will be required to provide a satisfactory Criminal Record Check with Vulnerable Sector Screening Adult Abuse Registry Check Child Abuse Registry Check and Prior Contact Check.

As a Condition of Employment new hires must complete a series of Occupational Health checks. This includes the requirement to confirm immunization or immunity of specific communicable diseases.

We offer a competitive salary and a comprehensive benefits package that includes: Health & Dental Plans Life Insurance Plans Long Term Disability Employer Paid-Employee Assistance Plan and Employer-Matched Pension Plan. We also offer access to an on-site gym professional development training opportunities and affordable staff parking.

Adjointe Administrative - Services Communautaires

*Il sagit dun poste à durée indéterminée susceptible de prendre fin avec un préavis de 24 heures*

Résumé des fonctions du poste

Les valeurs fondamentales de reflètent un engagement solide à légard de la diversité de léquité et de linclusion. cherche constamment à recruter une main-dœuvre diversifiée et talentueuse qui est essentielle pour soutenir la communauté que nous servons. Relevant de la directrice des Services communautaires et en accord avec la mission les valeurs et les politiques de ladjointe administrative exerce un rôle crucial dans le succès des activités de .

En agissant selon la mission la vision et les valeurs de cette personne travaille en collaboration avec les programmes partenaires tout en offrant aux employés un service respectueux.

Ladjointe administrative fournit toute une gamme de services de soutien administratif aux Services communautaires en respectant la mission et les valeurs de lorganisation ainsi que toutes les politiques et procédures qui sy rapportent.

Dans le cadre dune initiative appelée Connexions fortes souhaite étendre la culture du soutien ( excellence des soins ) en mettant intentionnellement laccent sur le fait de permettre à une personne daussi bien acquérir les habiletés nécessaires pour tisser des liens que de les mettre en pratique. Le but de cette initiative est damener les personnes que nous soutenons à établir des liens avec des gens dans la collectivité.

valorise et encourage le bénévolat dans le lieu de travail. Les bénévoles apportent optimisme enthousiasme énergie positive et diverses perspectives et ils font partie intégrante du travail que nous ce fait et conformément aux valeurs de notre organisation nous invitons la personne occupant ce rôle à apporter son soutien à encadrer à faire du mentorat à collaborer et à sinvestir dans les initiatives de bénévolat.

Qualifications

Scolaires:

• Diplôme ou certificat de 12^e année
• Formation en administration de bureau suivie dans un collège communautaire ou professionnel avec spécialisation en traitement de texte et en travail de bureau

Professionnelles:

• Expérience des services de soutien administratif dans un milieu de travail dynamique
• Savoir utiliser et faire fonctionner des ordinateurs des réseaux informatiques et des périphériques comme des imprimantes et des outils de communication
• Savoir utiliser des logiciels et des applications comme Microsoft Windows et Office (Excel Word PowerPoint Publisher Access Outlook) et des navigateurs (Internet Explorer Chrome)
• Savoir utiliser télécopieurs photocopieurs et autre matériel de bureau
• Connaître la mission et les valeurs de et pouvoir travailler dans cet esprit
• Sens exceptionnel de lorganisation
• Pouvoir effectuer diverses tâches administratives à la fois en équipe et de façon indépendante
• Pouvoir relire des documents dactylographiés pour en vérifier lexactitude
• Pouvoir apprendre au personnel à utiliser les logiciels de productivité les ordinateurs le matériel de bureau les outils de communication et les systèmes de boîte vocale
• Pouvoir traiter efficacement et de manière professionnelle avec les autres aussi bien à linterne quà lexterne
• Pouvoir établir et utiliser des systèmes de classement informatisés avec logique et efficacité
• Connaître et respecter la Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP)
• Pouvoir et vouloir suivre consciencieusement les instructions ou directives
• Être bilingue français-anglais (test requis)

Personnelles:

• Pouvoir travailler avec très peu de supervision et en collaboration avec les autres membres dune équipe
• Pouvoir organiser le travail selon un ordre de priorité dans un milieu très dynamique
• Pouvoir donner des idées pour améliorer les méthodes de travail et contribuer à un environnement qui favorise la croissance le développement et linnovation
• Pouvoir établir et entretenir des relations de travail positives et productives avec humilité et conscience de soi
• Pouvoir et vouloir donner et recevoir des commentaires objectifs et honnêtes
• Faire preuve de compétence et inspirer la confiance
• Agir avec intégrité et respect dans toutes les interactions
• Accorder de limportance à la croissance personnelle et au perfectionnement professionnel continus et sengager à cet égard
• Avoir une attitude positive énergique attentionnée et mature
• une attitude positive énergique attentionnée et mature
• Faire preuve de confidentialité déthique et dexactitude dans lexercice de ses fonctions
• Posséder dexcellentes compétences en communication verbale et écrite
• Pouvoir sadapter à un milieu de travail en évolution constante et faire obligatoirement preuve de souplesse

Tâches et responsabilités

Conformément à la mission à la philosophie et aux politiques de ladjointe administrative apporte diverses formes de soutien administratif de qualité. La qualité des services se voit lorsquon fait régulièrement preuve de communication professionnelle de rapidité dexactitude de conscience éthique et de confidentialité comme lexigent la législation et les normes des programmes et des services.

Exemples de tâches:

• Préparer dactylographier et traiter documents lettres rapports procès-verbaux mémos ordres du jour formulaires bases de données manuels tableaux diagrammes et graphiques et enregistrer les données selon les directives
• Compiler les documents dactylographiés dans leur forme définitive constituer des classeurs relier des rapports étiqueter des classeurs etc.
• Faire la relecture de tous les documents dactylographiés et apporter les changements nécessaires
• Fournir des services de photocopie de télécopie de courrier ordinaire et électronique aux secteurs de programme et de service et distribuer les documents copiés selon les directives
• Distribuer les documents de lecture au personnel et aux secteurs de programme et de service pour examen
• Remplir les formulaires et les distribuer à linterne et à lexterne selon les directives
• Établir des bases de données saisir et mettre à jour les données et remettre des rapports au besoin
• Établir les horaires des réunions pour le personnel prévenir les participants par téléphone ou par lettre réserver les salles de réunion et prévoir un service de traiteur au besoin
• Assister à certaines réunions et rédiger les procès-verbaux selon les directives
• Répondre aux demandes de renseignements sur les programmes et activités et les adresser au personnel approprié quand elles dépassent vos connaissances
• Établir et mettre à jour divers systèmes dhoraires de travail
• Mettre à jour des bases de données dinformation selon les directives
• Traiter les rapports dincident les documents de fin de mois et autres rapports selon les directives
  
• Accueillir et aider les visiteurs et les orienter de façon appropriée
• Assurer ou coordonner la gestion des documents p. ex. classer photocopier télécopier scanner distribuer le courrier et dautres documents dinformation
• Répondre aux demandes de renseignements du public et du personnel interne sur les activités des programmes ou des services selon les directives
• Répondre aux appels et orienter les appelants vers la personne appropriée

Les renseignements ci-dessus visent à décrire la nature générale de ce poste et ne constituent pas un énoncé complet des tâches et responsabilités. Dautres tâches et responsabilités peuvent être assignées à condition quelles correspondent aux qualifications énoncées et quelles entrent dans le cadre de ce rôle.

Comme il sagit dun poste désigné bilingue le test de langue française sera effectué avant loffre. Le niveau B ou plus élevé est requis sauf accord contraire du programme.

adopte des pratiques demploi équitables et favorise la formation dun personnel inclusif et représentatif des personnes que nous soutenons notamment au niveau de la diversité des aptitudes expériences cultures et identités. Les candidates et candidats peuvent demander des aménagements raisonnables dans tous les aspects du processus de sélection et dembauche.

La personne retenue doit également se soumettre à une vérification satisfaisante de casier judiciaire (avec filtrage du secteur vulnérable) et des registres concernant les enfants et les adultes victimes de mauvais traitements.

Comme condition demploi les nouvelles recrues doivent se soumettre à une série de vérifications en matière de santé au travail. Elles doivent notamment confirmer leur immunisation ou immunité contre certaines maladies transmissibles.

Nous offrons à nos employés un salaire concurrentiel ainsi quune gamme complète davantages sociaux notamment: des régimes dassurance-maladie et de soins dentaires des régimes dassurance-vie une assurance invalidité de longue durée un régime daide aux employés dont les cotisations sont payées par lemployeur et un régime de pension auquel lemployeur cotise à hauteur du montant cotisé par lemployé. De plus les employés ont accès à une salle dentraînement sur place peuvent suivre des formations professionnelles et bénéficient dun stationnement à un prix abordable.