Administrateur de Programme

Ladministrateur(trice) de programme apporte un soutien administratif et opérationnel structuré au programme des agents de santé communautaires (ASC) du Burkina Faso en assurant la bonne coordination des processus de planification des flux de travail liés aux achats et à la logistique au suivi de lengagement des parties prenantes et à la documentation financière pour lensemble des activités du programme.

Relevant du/de la Responsable de programme senior du Programme des agents de santé communautaires du Burkina Faso ce poste joue un rôle essentiel en assurant la mise en place de systèmes organisés la tenue de registres précis et un suivi administratif rigoureux aux niveaux national régional de district et communautaire. Le/La titulaire du poste soutient la planification du programme les processus dapprovisionnement la coordination logistique le suivi des communications avec les parties prenantes et ladministration générale du programme.

Ladministrateur/administratrice de programme travaille en étroite collaboration avec les équipes et les parties prenantes notamment le ministère de la Santé et de lHygiène publique les directions régionales de la santé les équipes sanitaires de district et les partenaires de mise en œuvre afin de garantir la bonne coordination des opérations et lexactitude lexhaustivité et laccessibilité de la documentation.

Ce poste exige une grande rigueur organisationnelle le souci du détail la fiabilité et un sens aigu du service. Ladministrateur/administratrice de programme doit également faire preuve de proactivité et être orienté(e) vers la recherche de solutions en veillant à ce que les processus administratifs contribuent activement à la mise en œuvre du programme.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Planification du programme et coordination administrative

• Appuyer la consolidation et le suivi des plans de travail des calendriers dactivités et des échéanciers de mise en œuvre du programme des agents de santé communautaires au Burkina Faso.
• Coordonner les réunions et préparer les ordres du jour les comptes rendus et les outils de suivi des actions.
• Maintenir des systèmes de classement structurés pour le programme (physiques et numériques).
• Assurer le suivi des actions administratives convenues.

2. Appui aux achats et à la logistique

• Préparer et organiser la documentation relative aux achats conformément aux politiques dAmref et aux exigences du programme.
• Coordonner la logistique des formations des ateliers des réunions avec les parties prenantes et des activités de terrain aux niveaux régional et de district.
• Tenir à jour les outils de suivi des achats et sassurer de lexhaustivité de la documentation des fournisseurs.
• Appuyer la conformité et la préparation de la documentation en vue des examens et audits internes.

3. Coordination des parties prenantes et appui à la communication

• Tenir à jour les listes de contacts des principales parties prenantes au sein du MSHP du DRS des équipes de santé de district des partenaires des acteurs communautaires des donateurs des partenaires de mise en œuvre et des autres acteurs.
• Conserver des registres clairs des rôles et responsabilités au sein du programme.
• Appuyer la préparation et la diffusion des communications courantes du programme.
• Tenir des registres structurés des réunions des forums de coordination et des décisions importantes.
• Appuyer la préparation et la diffusion des supports de communication courants du programme.

4. Soutien à la documentation financière et des achats

• Compiler et organiser les documents nécessaires au traitement des paiements ou des achats.
• Assurer un classement précis des factures des contrats et des pièces justificatives.
• Appuyer les équipes des finances et des achats dans la recherche de documents au besoin.

5. Soutien aux opérations du programme et à laccueil

• Appuyer la coordination des opérations quotidiennes du programme et des besoins administratifs.
• Veiller à ce que les salles de réunion le matériel et la logistique soient préparés et organisés.
• Assurer laccueil et le soutien administratif au besoin.

6. Gestion du personnel et performance

• Appuyer le chef de programme à assumer la responsabilité de ses objectifs de performance individuels et remplir ses fonctions dans les délais convenus.
• Faire preuve de professionnalisme de réactivité et de fiabilité dans les interactions quotidiennes avec toutes les parties prenantes internes et externes.
• Solliciter des retours dinformation pour renforcer les compétences et les performances administratives.
• Respecter les valeurs dAmref et du programme les normes de protection et les exigences de confidentialité dans toutes les activités.

7. Gestion de linformation et des documents

• Tenir à jour des dossiers de programme précis pour toutes les fonctions administratives.
• Veiller à ce que la documentation soit organisée sécurisée et facilement accessible.
• Faciliter la préparation aux audits grâce à des systèmes de documentation complets et bien tenus à jour.
• Promouvoir la cohérence de la tenue des dossiers pour toutes les activités du programme.

INDICATEURS CLÉS DE PERFORMANCE (MESURES DE SUCCÈS) Mettre en place une plateforme adaptée et créer un impact durable

1. Planification et soutien administratif

• Les plans de travail les calendriers et les outils de suivi sont à jour et précis.
• Les réunions sont bien organisées : ordres du jour comptes rendus et suivis sont effectués dans les délais.
• Les dossiers du programme sont structurés et facilement accessibles.

2. Coordination des achats et de la logistique

• La documentation relative aux achats est complète et soumise dans les délais impartis.
• Les formations et les réunions sont bien organisées sur le plan logistique.
• La documentation des fournisseurs est correctement classée et facilement accessible.
• Les retards dus à des lacunes administratives sont minimes.

3. Communication et gestion des documents

• Les listes de contacts des parties prenantes et les dossiers dengagement sont exacts et à jour.
• La documentation des réunions est claire structurée et facilement accessible.
• Les comptes rendus de communication et les notes de réunion sont clairs et organisés.

4. Exactitude de la documentation

• La documentation relative aux paiements et aux achats est complète et sans erreur avant sa soumission.
• Les dossiers sont exacts et prêts pour un audit.
• Les retards dus à des documents manquants ou incomplets sont minimisés.

5. Soutien administratif et de service

• Le soutien administratif permet le bon déroulement des opérations du programme à tous les niveaux.
• La coordination administrative favorise un environnement de travail professionnel et organisé.
• La coordination administrative favorise un environnement de travail professionnel et organisé.

6. Éthique professionnelle et fiabilité

• Les tâches sont accomplies dans les délais impartis et conformément aux normes requises.
• Fait preuve de fiabilité et assure le suivi des dossiers sans avoir besoin de rappels répétés.
• Identifie des améliorations pratiques pour renforcer les processus administratifs.

Qualifications :

EXIGENCES DU POSTE

1. Deux (2) à cinq (5) ans dexpérience dans lentrepreneuriat social le développement international ou les organisations à vocation sociale. Une expérience avérée dans la gestion administrative de programme.
2. Licence en commerce gestion ressources humaines sciences de la santé éducation santé publique développement international ou dans un domaine connexe.
3. Une expérience en formation dagents de santé communautaires en renforcement des effectifs de santé ou en programmes de moyens de subsistance est un atout.
4. Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils de planification et de suivi de projets.
5. Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
6. Connaissance des modèles demploi sensibles au genre ou inclusifs.
7. Être citoyen(ne) Burkinabé (e) résident(e) légal(e) ou titulaire dune autorisation de travail.
8. Une capacité avérée à gérer simultanément plusieurs taches et priorités dans un environnement dynamique tout en respectant les délais.

COMPÉTENCES DE BASE

1. Planification et organisation : Élabore un plan daction pour soi-même et pour les autres afin de réaliser le travail efficacement et dans les délais impartis en définissant les priorités en établissant des échéanciers et en optimisant les ressources. Privilégie les solutions concrètes plutôt que de senliser dans des situations critiques ou de se dérober à ses responsabilités.

2. Esprit dinitiative et adaptabilité : Fait preuve dinitiative pour améliorer les flux de travail lergonomie et les processus de soutien aux apprenants dans le cadre des instances de gouvernance établies. Reste flexible et orienté solutions face aux difficultés de mise en œuvre.

3. Responsabilité personnelle : Assume ses engagements et les respecte scrupuleusement. Fait preuve dautonomie dans la gestion de son temps de sa documentation et des normes de qualité sans nécessiter de supervision étroite. Prend des mesures pour corriger les problèmes de qualité ou signale les problèmes de qualité aux personnes concernées le cas échéant.

4. Collaboration : Instaure un climat de confiance grâce à une communication respectueuse une écoute active et de la clarté. Gère les divergences de points de vue avec calme et professionnalisme. Communique clairement les directives et les mises à jour aux parties prenantes quelles soient techniques ou non.

5. Sens du service : Fait preuve dempathie et de patience lorsquil accompagne les autres. Fait preuve de respect et de professionnalisme dans la gestion des priorités divergentes. Assure un suivi pour garantir la réalisation des actions prévues et latteinte des résultats. Vérifie la satisfaction des utilisateurs et des parties prenantes et sollicite des suggestions damélioration.

6. Intégrité et conduite éthique : Agit systématiquement en conformité avec les principes de protection de confidentialité et de protection des données. Fait preuve de fiabilité et de transparence dans la gestion de linformation des finances et des interactions humaines. Fait preuve de discernement pour résoudre les divergences ou gérer les risques.

7. Résistance au stress : Maintient une performance stable sous pression ou en situation dopposition (par exemple en cas de contraintes de temps de conflit ou dambiguïté des tâches). Fait preuve de persévérance et de stabilité émotionnelle dans les environnements à forte pression et gère le stress dune manière acceptable pour les autres membres de lorganisation et du programme.

8. Apprentissage proactif : Sollicite les commentaires des parties prenantes et des membres de léquipe afin daffiner les approches de mise en œuvre. Actualise continuellement ses connaissances en matière de méthodologies de gestion de projet/programme de stratégies de communication efficaces et de programmation en santé communautaire. Se montre ouvert aux enseignements tirés des succès comme des échecs.

Informations supplémentaires :

TRAVAILLER CHEZ AMREF HEALTH AFRICA

Chez Amref Health Africa limpact repose sur lengagement de chacun la capacité à tisser des liens solides et la garantie du bon fonctionnement des systèmes. Chaque rôle contribue au renforcement des systèmes de santé et à lamélioration des perspectives des communautés.

En tant quadministrateur(trice) de programme vous jouerez un rôle essentiel en assurant le bon déroulement des opérations aux niveaux national régional de district et communautaire. Votre travail soutiendra la coordination lorganisation et la mise en œuvre des activités visant à renforcer les systèmes de santé communautaires et les moyens de subsistance.

Ce poste conviendra à un(e) professionnel(le) rigoureux(se) fiable et attentif(ve) aux détails qui a à cœur le bon fonctionnement des systèmes en coulisses.

Chez Amref vous ne vous contentez pas dapporter un soutien administratif : vous contribuez à la mise en œuvre des programmes et à leur impact grâce à une exécution rigoureuse et une coordination opérationnelle efficace.

Amref Health Africa nexige pas que les candidats paient de largent à quelque stade que ce soit du processus de recrutement et de sélection et na retenu aucun agent dans le cadre du recrutement. Bien quAmref puisse utiliser différents sites demploi de temps à autre pour étendre davantage sa portée aux candidats tous les postes vacants sont publiés sur notre site Web sous la page postes vacants et sur nos pages officielles de médias sociaux. Veuillez également noter que les e-mails officiels dAmref Health Africa arriveront dune adresse @.

Amref Health Africa sengage à protéger et à promouvoir le bien-être des enfants des jeunes et des adultes vulnérables et attend de lensemble de son personnel quil partage cet engagement. Amref Health Africa est un employeur garantissant légalité des chances et applique une politique denvironnement non-fumeur.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time