Assistante Administrative & Administratrice des Ventes

LENTREPRISE

Infrastructure Services est une ESN (Entreprise de Services du Numérique) à taille humaine composée dune vingtaine de consultants freelance spécialisés dans les services IT. Notre structure agile et notre positionnement premium nous permettent daccompagner des clients principalement français et internationaux avec un haut niveau dexigence.

Poste : Assistante Administrative / Assistante CEO / Administratrice des Ventes

Type de contrat : CDI

Localisation : Télétravail candidats basés à Casablanca ou à proximité souhaités

Déplacements : Déplacements réguliers en France à prévoir

1. Administration des ventes & gestion commerciale

Rédiger envoyer et suivre les propositions commerciales bons de commande et contrats clients

Assurer le suivi administratif complet du cycle de vente : de la signature jusquà la facturation

Gérer et mettre à jour le CRM (saisie des contacts opportunités statuts)

Préparer les reporting commerciaux hebdomadaires et mensuels à destination du CEO

Assurer le renouvellement des contrats et relancer les clients en fin de mission

2. Gestion comptable & financière

Établir et envoyer les factures clients (prestations de consulting missions freelance)

Suivre les encaissements relancer les impayés et assurer le recouvrement

Préparer les éléments comptables mensuels en lien avec lexpert-comptable

Gérer les notes de frais des consultants et du CEO

Suivre la trésorerie et alerter sur les écarts budgétaires

Assurer la conformité avec les obligations légales françaises (TVA déclarations etc.)

3. Coordination des consultants & gestion des ressources humaines

Gérer les formalités administratives liées aux missions : contrats de sous-traitance avenants ordres de mission

Assurer le suivi des feuilles de temps comptes-rendus dactivité (CRA) et validations clients

Coordonner les entrées et sorties de consultants (onboarding/offboarding administratif)

Maintenir à jour les dossiers consultants et les tableaux de bord RH

4. Assistance de direction & support au CEO

Gérer lagenda du CEO : planification de réunions déplacements priorités

Rédiger et mettre en forme des courriers emails présentations et comptes-rendus en français et en anglais

Préparer les réunions stratégiques (supports ordre du jour suivi des actions)

Assurer une veille administrative et réglementaire pertinente pour lactivité

Filtrer et traiter les communications entrantes (emails appels) avec discernement

5. Relation clients & partenaires

Être linterlocutrice privilégiée des clients pour les questions administratives et contractuelles

Assurer un suivi proactif de la satisfaction client et remonter les signaux faibles

Gérer les relations avec les fournisseurs partenaires et prestataires externes

Traiter les appels doffres et dossiers de qualification fournisseur

Expérience & compétences techniques

2 à 3 ans dexpérience minimum dans un poste similaire (administration des ventes assistanat de direction ou administratif)

Expérience confirmée auprès dentreprises françaises idéalement dans le secteur des ESN ou du conseil IT

Maîtrise de la comptabilité générale et de la facturation (connaissance du cadre légal français appréciée)

Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel Word PowerPoint) et CRM

Connaissance des processus propres aux ESN : gestion des CRA facturation au forfait/régie contrats de sous-traitance

Qualités personnelles

Forte autonomie et capacité à sorganiser sans supervision directe quotidienne

Rigueur exemplaire dans la gestion des documents des délais et des priorités

Esprit dinitiative : capacité à anticiper proposer des améliorations et résoudre des problèmes

Excellentes capacités de communication écrite et orale

Discrétion fiabilité et sens de la confidentialité

Langues

Français : maîtrise parfaite à loral comme à lécrit (niveau natif ou équivalent)

Anglais : très bon niveau professionnel requis rédaction demails calls et échanges avec des interlocuteurs anglophones

Poste principalement en télétravail

Candidats basés à Casablanca ou à proximité souhaités (stratégie de développement local)

Déplacements réguliers en France à prévoir (coordination avec clients et partenaires)