Office Manager

Nous recrutons un(e) Office Manager pour prendre en charge le bon fonctionnement administratif technique et opérationnel de notre structure.

Vous travaillerez en lien direct avec le fondateur 2 à 3 jours par semaine à Paris Saint-Lazare et le reste du temps sur nos centres dans les Yvelines. Vous serez un vrai couteau suisse : un jour vous gérez un prestataire de maintenance à Maurepas le lendemain vous préparez les variables de paie ou assurez la présence sur site en remplacement dun commercial.

Cest un poste fait pour quelquun qui aime la variété lautonomie et qui se sent bien dans une PME où chaque personne compte vraiment.

Vos missions

Administration générale

• Gérer les démarches administratives courantes : formalités légales relation avec les administrations assurances abonnements contrats

• Pré-comptabilité : collecter classer et archiver les factures fournisseurs. Reporter les dépenses dans nos outils de suivi des budgets et travaux

• Participer à la préparation de la paie et mettre à jour les dossiers du personnel. Gérer les annonces de recrutement trier les candidatures et organiser les entretiens

Facilities & gestion des prestataires

• Gérer les interventions de maintenance préventive et corrective sur nos centres : désenfumage SSI extincteurs portes nettoyage climatisation etc.

• Demander des devis planifier les interventions et en assurer le suivi

• Assurer la traçabilité des documents réglementaires (PV attestations contrôles périodiques)

Présence et support sur nos centres

• Assurer la présence sur site (Maurepas Bois dArcy Orgeval) en cas dabsence des commerciaux

• Accueillir les clients répondre aux appels en débordement et traiter les demandes simples

• Contribuer à la qualité daccueil et à la satisfaction client

Support aux nouveaux projets

• Gérer les démarches administratives liées aux ouvertures de nouveaux centres : raccordements autorisations mairie concessionnaires

• Suivre les dossiers avec les services publics et intervenants extérieurs

• Mettre à jour les fichiers de suivi des travaux et des prestataires