Coordonnateur(trice), Administration

Montreal - Canada

Monthly Salary: Not Disclosed

Posted on: 23 hours ago

Vacancies: 1 Vacancy

Job Summary

Holt Renfrew offers you an inspiring fashion-driven environment with opportunities to learn and grow. From our incredible partnerships with iconic luxury brands to our commitments to corporate social responsibility you will be inspired every day.

A job at Holt Renfrew offers a competitive total compensation a generous employee discount pension and health & dental benefits tuition assistance and continuous learning and development.

Coordonnateur(trice) Administration

Le(la) coordonnateur(trice) administratif(ive) offre du soutien administratif à léquipe de gestion du Café Holt ( directeur assistant- directeur Chef et sous-chef )

Les responsabilités spécifiques comprennent ce qui suit sans toutefois sy limiter :

Faire la facturation du Café selon les procédés établis et soumettre les factures au département des comptes payables.
Faire le suivi sur nos plateformes pour les formations les documents et autres tâches .
Faire le suivi des courriels envoyés à ladresse courriel du Café Holt Ogilvy.
Aide à entrer les horaires du personnel dans notre plateforme ; tient et met à jour les horaires au besoin et entre les vacances en fonction des demandes approuvées.
Prépare les présentations et les documents de soutien pour les réunions et les différentes activation.
Prend en charge les demande de traiteur en collaboration avec léquipe de gestionnaire du Café Holt ( rencontre les clients prépare les soumissions suivi pour le paiement des événements ).
Offre du soutien analytique et administratif à son service dappartenance.
Offre du soutien avec la plateforme dinventaire entrée de données et support pour les inventaires
Effectue les autres tâches qui lui sont assignées.
Assurer le respect en matière de protection de la vie privée des réglementations et des mesures de cybersécurité.

Le(la) candidat(e) idéale) possède :

Cours ou diplôme en affaires ou en communications
Au moins 5 années dexpérience administrative progressive dont 2 à 3 années de soutien direct à un cadre supérieur
Compétences supérieures à utiliser Microsoft Word Excel Power Point et Outlook
Parfaitement bilingue en français et en anglais

Coordinator Administrative

The Coordinator Administrative provides administrative support to the managing team of Café Holt ( manager chef assistant manager and sous-chef).

Specific responsibilities include (but are not limited to) the following:

Invoicing for Café holt according to our standards and protocols with our head office team.
Assist with all employees training documentation and other task on our different platforms.
Do the follow up with emails addressed at the Café Holt email address.
Assist with inputting schedules into our platform; maintains and updates schedules as required andinputs vacations as per approved requests
Prepare presentation and support materials for key meetings
Take charge of catering request in collaboration with the Café Holt manager team ( meeting with clients preparing quotes follow up for payment).
Provide support with our inventory software.
Provide analytical and administrative support to your assigned department
Other duties as assigned
Ensure compliance with privacy policies regulations and cyber security measures.

The ideal candidate:

Business or Communications Degree/Diploma
Minimum five years progressive administrative experience with 2-3 years of direct support to a leadership role
Advanced proficiency in Microsoft Word Excel Power Point and Outlook

The measures of success:

Contribution to financial objectives
Individual objectives linked to the achievement of department goals
Feedback from internal and external clients

Lévaluation du succès :

Contribution aux objectifs financiers

Holt Renfrew is an equal opportunity employer committed to fostering a diverse and inclusive workplace. Our future success depends on the perspectives and contributions of all our employees -- their diverse backgrounds abilities and experiences make our business stronger. If you are contacted for a job opportunity and require accommodation please email and let us know so we can ensure you have an accessible candidate experience throughout the recruitment process. All requests are confidential and used only to meet candidate needs.