Büroleiterin

Als Office Manager sorgst du dafür dass unser Büroalltag reibungslos einladend und gut organisiert läuft für Mitarbeitende genauso wie für Besucher:innen.

Du baust das Betriebssystem unseres Büros auf und hältst es am Laufen: von Materialien Dienstleistern und Services über Empfang und Besucherprozesse bis hin zu klaren Onsite-Routinen und interner Koordination. So schaffst du die Voraussetzungen damit unsere Teams vor Ort produktiv und gerne arbeiten können.

Umfang & Standort

Standort: Darmstadt (tägliche Präsenz vor Ort erwartet)

Büroumfang:

Aktuell zwei Etagen laufender Kapazitätsausbau

Derzeit ca. 60 Mitarbeitende am Standort nahezu Verdopplung innerhalb dieses Jahres geplant. Aktuell keine Verantwortung für mehrere Standorte aber enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit anderen Büro.

Hauptverantwortlichkeiten

1) Office Operations & Employee Experience (Tagesgeschäft)

• Du stellst sicher dass das Büro jeden Tag einsatzbereit ist (Küche Meetingräume Verbrauchsmaterialien Ordnung Abstimmung mit der Reinigung)

• Du behältst Materialien und Bestellungen im Blick bevor etwas ausgeht

• Du kümmerst dich um Onsite-Themen (kleine Reparaturen Beschilderung Zutritt Arbeitsplätze)

• Du achtest auf grundlegende Themen rund um Sicherheit und Gesundheit

• Du bist Teil des aktuellen Büroausbaus und hältst Dinge zusammen

2) Lieferanten- & Dienstleistungsmanagement

• Du bist Hauptansprechperson für unsere Büro-Dienstleister (Vermieter/HBK Reinigung Kaffee/Wasser Entsorgung Catering Kurierdienste etc.)

• Du holst Angebote ein vergleichst hältst Kosten im Blick (mit Finance)

• Du merkst wenn etwas nicht läuft und klärst es

3) Besucher & Office Experience

• Du organisierst unseren Besucherprozess von Ankunft bis Abgang

• Du bereitest Meetingräume vor und unterstützt vor Ort

• Du koordinierst kleinere Events im Büro

• Du sorgst dafür dass Büroinfos klar und verständlich sind (Teams-Posts kurze Mails einfache Hinweise)

4) Arbeitsplatzkoordination & grundlegende Planung

• Du unterstützt bei der Sitzplatzplanung zusammen mit People Ops

• Du bereitest Onboardings vor (Badge Arbeitsplatz Willkommenspaket in Abstimmung mit IT)

• Du hilfst beim Offboarding vor Ort

5) Administration Budgets & grundlegende Compliance

• Du prüfst Rechnungen und Bestellungen und hältst Budgets im Blick

• Du pflegst unsere Büro-Dokumentation (Dienstleister Abläufe Bestellzyklen)

• Du unterstützt einfache Compliance-Themen (z. B. Erste-Hilfe-Ausstattung Beschilderung)

Nicht im Aufgabenbereich

• Technischer Gebäudebetrieb / technische Compliance des Vermieters (Facility Management/HBK)

• IT-Administration (liegt bei IT; Office Manager koordiniert lediglich Logistik)

• People Ops Aufgaben

• Umfangreiches Eventmanagement (sofern nicht ausdrücklich erforderlich)

Erfolgsmessung (erste 612 Monate)

• Büro läuft zuverlässig mit minimalen Störungen; hohe interne Zufriedenheit mit der Onsite-Erfahrung

• Büroerweiterung und Umbau erfolgreich umgesetzt; Arbeitsplatzplanung entwickelt sich bedarfsgerecht weiter

• Zentrale Dienstleister sind stabil etabliert (SLAs werden eingehalten weniger wiederkehrende Probleme Kosten unter Kontrolle)

• Onsite-Onboarding funktioniert konsistent und reibungslos

• Bürodokumentation ist vollständig aktuell auffindbar und wird genutzt

• Budgetausgaben sind planbar; Rechnungen werden pünktlich verarbeitet; Beschaffungsprozesse eingehalten

Erforderliche Erfahrung & Fähigkeiten

• 25 Jahre Erfahrung in Office Management / Workplace Operations / Teamassistenz mit starker Eigenverantwortung (Scale-up- oder Multi-Stakeholder-Umfeld von Vorteil)

• Sehr gute Organisationsfähigkeit: Priorisierung Follow-up Umgang mit Unterbrechungen

• Erfahrung im Lieferantenmanagement (Angebote Verträge Problemlösung)

• Souveräne Kommunikation (Deutsch und Englisch schriftlich und mündlich) mit ausgeprägter Serviceorientierung

• Sicher im Umgang mit Tools: Google Workspace / MS Office Teams grundlegendes Tracking in Sheets

• Praktischer Problemlöser hands-on proaktiv freundliche Präsenz im Büro

Nice-to-haves

• Erfahrung bei Büro-Umzügen/-Erweiterungen oder beim Aufbau eines neuen Büros

• Grundkenntnisse in Beschaffung / Rechnungsprozessen

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Gebäudemanagement / Vermietern

Focused Energy is an equal opportunity employer committed to creating an inclusive environment. Qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race color religion sex sexual orientation gender perception or identity national origin age marital status protected veteran status or disability status.

Pursuant to the San Francisco Fair Chance Ordinance Focused Energy will consider for employment qualified applicants with arrest and conviction records.

Compensation offered will be determined by factors such as location level job-related knowledge skills and experience. Certain roles may be eligible for incentive compensation equity benefits.