Office Manager (all genders)

Darmstadt - Germany

Monthly Salary: Not Disclosed

Posted on: 30+ days ago

Vacancies: 1 Vacancy

Job Summary

Über die Rolle

Für unseren Standort in Darmstadt suchen wir eine:n Office Manager: dieser Rolle hältst du unseren Büroalltag zuverlässig am Laufen strukturiert pragmatisch und mit Gespür für ein gutes Miteinander. Du sorgst dafür dass unser Team gern vor Ort ist und sich auf ein Office verlassen kann das funktioniert: von Services und Bestellungen über Gästeprozesse bis hin zu klaren Routinen und schneller Problemlösung.
Da die Aufgaben stark operativ und on-site sind ist die Rolle an 5 Tagen pro Woche im Büro verankert.

Deine Mission

Du bist die zentrale Ansprechperson rund ums Office und schaffst die Bedingungen damit Teams fokussiert arbeiten können und sich gleichzeitig willkommen fühlen.

Was du verantwortest

Office Operations & Onsite Experience: Du stellst sicher dass das Büro täglich startklar ist und entwickelst unsere Office Operations kontinuierlich weiter. Onsite-Themen (z. B. Zugänge Beschilderung Arbeitsplatz-Setups) steuerst du bis zur Lösung inkl. Unterstützung bei der laufenden Office-Erweiterung.

Gäste & Meetings: Du organisierst einen professionellen Besuchsablauf (Ankunft bis Abreise) bereitest Meetingräume vor und stellst sicher dass Gäste sich gut aufgehoben fühlen.

Dienstleister:innen & Services: Du steuerst unsere Office-Dienstleister:innen (z. B. Reinigung Kaffee/Wasser Entsorgung Catering Kurierdienste) holst Angebote ein und sorgst dafür dass Qualität und Ablauf stimmen.

Workspace & Onsite-Logistik: Du unterstützt Sitzplatzplanung sowie Onsite-Onboarding/Offboarding (Badge Arbeitsplatz Welcome-Setup in Abstimmung mit IT) und kümmerst dich um Post/Pakete/Lieferungen.

Dokumentation & Standards: Du baust eine schlanke Office-Dokumentation auf (Dienstleister:innen Prozesse Bestellzyklen etc.) und etablierst einfache Standards und Routinen die im Alltag wirklich ßerdem unterstützt du bei grundlegenden Themen wie Erste-Hilfe-Ausstattung oder Beschilderung.

Was wir suchen

Must-haves

25 Jahre Erfahrung in Office Management / Workplace Operations / Teamassistenz mit klarer Ownership.

Du bist stark in Organisation und Priorisierung bleibst dran und bringst Dinge zuverlässig über die Ziellinie auch wenn es turbulent wird.

Erfahrung im Umgang mit Dienstleister:innen (Angebote einholen/vergleichen Abstimmung Problemlösung).

Sehr gute Kommunikation auf Deutsch und Englisch freundlich klar und serviceorientiert.

Sicher im Umgang mit Microsoft Office & Teams einfache Übersichten/Tracking in Excel.

Hands-on pragmatisch proaktiv mit einer freundlichen Präsenz im Office.

Nice-to-haves

Erfahrung im Scale-up / schnelllebigen Umfeld

Bereits Office-Expansion Umbau oder Umzug organisatorisch begleitet

Was wir bieten

Innovative Technologie & Mission: Werde Teil eines Unternehmens das an wegweisender Forschung für saubere Energie und wissenschaftlichen Fortschritt arbeitet.
Entwicklung & Wachstum: Wir investieren in unsere Kolleg:innen. Als wachsende Company an der Front neuer Technologien hast du die Möglichkeit dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln und mit der Rolle zu wachsen.
Zusammenarbeit & Kultur: Dich erwartet ein dynamisches internationales Umfeld mit starken Teams aus Wissenschaft Engineering und Business die gemeinsam an großen Herausforderungen arbeiten.
Ownership ab Tag 1: Du übernimmst Verantwortung triffst Entscheidungen löst Herausforderungen pragmatisch und gestaltest aktiv mit wie wir als Unternehmen arbeiten.
Direkte Beteiligung am Erfolg: Neben einem wettbewerbsfähigen Gehalt bieten wir Stock Options damit du direkt an dem partizipierst was wir gemeinsam aufbauen.
30 Tage Urlaub: Für eine gesunde Balance und echte Erholung.
Flexibilität: Wir glauben Arbeit sollte sich dem Leben anpassen. Deshalb bieten wir ein hybrides Setup. (Hinweis: Diese Rolle ist operativ stark vor Ort daher ist die Position in Darmstadt an 5 Tagen pro Woche onsite verankert.)
Snacks Getränke & Kantine: Unsere Kühlschränke sind gut gefüllt mit Snacks und Darmstadt gibt es außerdem eine subventionierte Kantine mit täglichem Lunch-Angebot.
Betriebliche Altersvorsorge: Entscheidest du dich für eine private Altersvorsorge bezuschussen wir deine Beiträge mit 15%.
Top-Equipment: Wähle zwischen einem aktuellen Windows- oder Apple-Laptop. Zusätzlich bekommst du Keyboard Maus und Headset damit du ab Tag 1 perfekt ausgestattet bist.
Events & Zusammenhalt: Regelmäßige Events stärken den Teamspirit fördern Austausch und Zusammenarbeit im und außerhalb des Arbeitsalltags.
Mobilität mit NAVIT: Flexible Unterstützung fürs Pendeln z. B. ÖPNV-Ticket Taxi oder Car-Sharing (du entscheidest was zu deinem Alltag passt).
Fitness mit Wellhub: Zugang zu vielen Gyms Fitness- und Wellness-Angeboten in ganz Europa für deine Gesundheit und dein Wohlbefinden.

Focused Energy is an equal opportunity employer committed to creating an inclusive environment. Qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race color religion sex sexual orientation gender perception or identity national origin age marital status protected veteran status or disability status.

Pursuant to the San Francisco Fair Chance Ordinance Focused Energy will consider for employment qualified applicants with arrest and conviction records.

Compensation offered will be determined by factors such as location level job-related knowledge skills and experience. Certain roles may be eligible for incentive compensation equity benefits.

Required Experience:

Über die RolleFür unseren Standort in Darmstadt suchen wir eine:n Office Manager: dieser Rolle hältst du unseren Büroalltag zuverlässig am Laufen strukturiert pragmatisch und mit Gespür für ein gutes Miteinander. Du sorgst dafür dass unser Team gern vor Ort ist und sich auf ein Office verlassen kan...