Specjalista ( tka) ds. Administracji Projektowej

Osoba zatrudniona na tym stanowisku odpowiada za zapewnienie sprawnego uporządkowanego i zgodnego z obowiązującymi procedurami funkcjonowania zaplecza administracyjnego projektów infrastrukturalnych realizowanych w ramach kontraktów finansowanych ze środków publicznych i międzynarodowych (w tym Banku Światowego). Stanowisko wspiera zespoły projektowe w realizacji projektów dbając o prawidłowy obieg dokumentów prowadzenie rejestrów wsparcie procesów raportowych i finansowo-administracyjnych oraz organizację pracy biura projektowego. Rola zakłada ścisłą współpracę z zespołami projektowymi Klientem instytucjami zewnętrznymi oraz działami wewnętrznymi organizacji.

Zakres odpowiedzialności

• Administracja projektowa i zarządzanie dokumentacją prowadzenie i aktualizacja rejestrów korespondencji oraz dokumentów projektowych i kontraktowych zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów pomiędzy zespołem projektowym Klientem oraz instytucjami zewnętrznymi.

• Obieg dokumentów i archiwizacja archiwizacja dokumentacji projektowej (papierowej i elektronicznej) kompletowanie drukowanie scalanie i porządkowanie dokumentów zgodnie z wymaganiami projektowymi i proceduralnymi.

• Wsparcie administracyjne zespołów projektowych bieżące wsparcie administracyjne organizacja spotkań projektowych przygotowywanie notatek zestawień oraz materiałów administracyjnych.

• Raportowanie i wsparcie finansowo-administracyjne prowadzenie rejestrów faktur i dokumentów finansowych przygotowywanie załączników do raportów okresowych tworzenie zestawień wydatków oraz wsparcie procesów rozliczeniowych projektów.

• Organizacja pracy biura zakupy i flota zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura projektowego realizacja zamówień biurowych i projektowych aktualizacja inwentaryzacji sprzętu oraz obsługa floty samochodowej (rejestry przebiegu serwisy przeglądy techniczne).

• Wsparcie komunikacji i działań informacyjnych wsparcie organizacyjne konsultacji społecznych i spotkań informacyjnych dystrybucja materiałów informacyjnych wizyty terenowe związane z obsługą projektów.

• Standardy procedury i zgodność realizacja zadań zgodnie z wewnętrznymi procedurami standardami organizacyjnymi oraz wymaganiami formalnymi i kontraktowymi.

Qualifications :

Wykształcenie

• wyższe (administracja zarządzanie ekonomia lub kierunki pokrewne)

Kompetencje

• Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność pracy wielozadaniowej

• Dokładność skrupulatność i odpowiedzialność

• Umiejętność pracy z dużą ilością dokumentów i terminów

• Komunikatywność i umiejętność współpracy zespołowej

• Dobra znajomość pakietu MS Office

• Mile widziana znajomość języka angielskiego umożliwiająca pracę z dokumentacją projektową

Dodatkowe informacje :

O firmie AECOM

AECOM to zaufana na całym świecie firma konsultingowa zajmująca się infrastrukturą świadcząca profesjonalne usługi w całym cyklu życia projektu od doradztwa planowania projektowania i inżynierii po zarządzanie programami i budową. W przypadku projektów związanych z transportem budynkami wodą nową energią i środowiskiem nasi klienci z sektora publicznego i prywatnego ufają nam w kwestii rozwiązania ich najbardziej złożonych wyzwań. Nasze zespoły kierują się wspólnym celem jakim jest tworzenie lepszego świata dzięki naszej niezrównanej wiedzy technicznej i cyfrowej kulturze równości różnorodności i integracji oraz zaangażowaniu w realizację priorytetów środowiskowych społecznych i związanych z ładem korporacyjnym. AECOM jest firmą z listy Fortune 500 a jej działalność w zakresie usług profesjonalnych osiągnęła przychody w wysokości 144 miliarda dolarów w roku podatkowym 2023. Zobacz w jaki sposób dostarczamy zrównoważone dziedzictwo dla przyszłych pokoleń na i @AECOM.

Swoboda rozwoju w świecie pełnym możliwości

Będziesz mieć elastyczność której potrzebujesz aby jak najlepiej wykonywać swoją pracę dzięki opcjom pracy hybrydowej. Niezależnie od tego czy pracujesz w biurze AECOM zdalnej lokalizacji czy u klienta będziesz pracować w dynamicznym środowisku w którym Twoja uczciwość duch przedsiębiorczości i pionierski sposób myślenia są promowane.

Pomożesz nam stworzyć bezpieczne i pełne szacunku miejsce pracy w którym zapraszamy wszystkich do zaangażowania się w pracę wykorzystując swoje unikalne talenty doświadczenie i wiedzę specjalistyczną w celu tworzenia transformacyjnych wyników dla naszych klientów.

AECOM oferuje szeroki wachlarz programów wynagrodzeń świadczeń i dobrego samopoczucia aby zaspokoić różnorodne potrzeby naszych pracowników i ich rodzin. Jesteśmy zaufaną na całym świecie globalną firmą infrastrukturalną i działamy w tym razem Twój rozwój i sukces są również naszymi.

Dołącz do nas a uzyskasz wszystkie korzyści płynące z bycia częścią globalnej firmy notowanej na giełdzie dostęp do wiodących w branży technologii i sposobu myślenia oraz pracę transformacyjną o dużym wpływie i elastyczności pracy. Jako pracodawca zapewniający równe szanse wierzymy w potencjał każdej osoby i pomożemy Ci go osiągnąć.

Wszystkie Twoje informacje będą traktowane jako poufne zgodnie z wytycznymi EEO.

Remote Work :

No

Employment Type :

Contract