Adjointe administrative | Administrative Assistant

Mode de travail : Hybride (2 à 3 jours/semaine au bureau)
Lieu : Montréal (près de la gare Parc et des stations Castelnau / Jean-Talon)
Horaire : 375 h/semaine du lundi au vendredi

À propos de Moric

Depuis plus de 30 ans les clients confient à Moric linspection et la maintenance de leurs biens immobiliers. Nous prenons en charge des propriétés occupées ou vacantes données en garantie en reprise de finance en insolvabilité ou non réclamées. Présents partout au Canada nous contribuons à préserver leur valeur en nous assurant quelles demeurent sécuritaires fonctionnelles et productives.

Voici ce que je propose comme entre-deux :

Depuis plus de 30 ans Moric accompagne ses clients partout au Canada en inspection gestion et maintenance de biens immobiliers résidentiels commerciaux et industriels. Notre mission est claire : préserver la valeur des bâtiments en assurant leur sécurité leur bon fonctionnement et leur durabilité tout en offrant un service fiable et rigoureux.

Sommaire du poste

LAdjointe administrative joue un rôle clé au cœur des opérations en assurant la facturation le suivi des comptes la mise à jour des données clients la coordination administrative et le soutien à la paie. La personne recherchée est rigoureuse autonome à laise avec les outils numériques et souhaite évoluer dans un environnement structuré et axé sur la qualité du service.

Rôles et responsabilités

Responsabilités principales

• Comptes payables/recevables : traiter les factures assurer la facturation et les suivis de paiements tenir à jour les infos clients/fournisseurs et valider les pièces justificatives.

• QuickBooks Online : saisir les opérations (factures paiements pièces) produire des suivis et maintenir une tenue de dossiers rigoureuse.

• Paie : valider les feuilles de temps et préparer les informations nécessaires au traitement de la paie.

• Horaire & coordination : planifier et mettre à jour lhoraire confirmer les rendez-vous/interventions et gérer les ajustements.

• CRM & suivi client : mettre à jour les dossiers créer et suivre les tâches/rappels assurer la qualité des données (Zoho : atout).

• Données & rapports : consolider linformation (QBO/CRM/opérations) et produire des suivis simples (retards volumes activités).

• Administration générale : gérer la boîte courriel administrative préparer/archiver les documents et soutenir léquipe au quotidien.

Responsabilités secondaires

• Soutien RH : appuyer lintégration administrative des nouvelles ressources et le suivi documentaire employé.

• Amélioration continue : proposer et documenter des procédures améliorer les outils et méthodes de suivi.

• Projets ponctuels : soutenir la direction sur des mandats ad hoc (compilation dossiers organisation).

Exigences et compétences recherchées

• DEP/DEC en bureautique administration ou comptabilité (ou expérience équivalente).

• Expérience avec QuickBooks Online (QBO) : atout majeur.

• Compréhension dun CRM (fiches clients statuts suivis tâches) : requis.

• Expérience Zoho : atout.

• Connaissance dun logiciel de paie (ex. Powerpay) : atout.

• Excellente maîtrise dExcel / Google Sheets et aisance avec les outils numériques.

• Rigueur sens de lorganisation autonomie et bonne gestion des priorités.

• Discrétion et jugement (données financières et dossiers employés).

• Français impeccable (oral/écrit); anglais fonctionnel (atout)

Prêt(e) à contribuer au bon déroulement des opérations Postulez dès maintenant !

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