Assistant Program Manager Meeting and Events

JLL empowers you to shape a brighter way.

Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best most talented people and empowering them to thrive grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether youve got deep experience in commercial real estate skilled trades or technology or youre looking to apply your relevant experience to a new industry join our team as we help shape a brighter way forward.

職種名 Assistant Program Manager Meetings & Events

JLLのクライアント企業にて会議イベントの企画から実行までをサポートするアシスタントプログラムマネージャーの職務です

対面バーチャル両方の形式でコーポレートイベントの物流管理ステークホルダー調整現場運営を担当し顧客社内チームとの連絡窓口として機能します

イベントの計画立案プロジェクト管理文書作成からチーム管理までエンドツーエンドでイベント成功に必要な業務を幅広く手がける役割です

詳細は下記をご覧ください

業務内容

JLLのクライアント企業の会議イベント/サービスデリバリー部門においてアシスタントプログラムマネージャー - 会議イベントとしてコーポレート会議イベントの計画調整実行をサポートしていただきます

この役割では物流ステークホルダーとのコミュニケーション管理業務を管理することでイベントのシームレスな実施を確保し顧客および社内チームの連絡窓口として明確で一貫したコミュニケーションを維持していただきます

日本目黒でフルタイム勤務し必要に応じてタイムライン物流現場実行を含む会議イベントのエンドツーエンド計画をサポートしながらイベントプロジェクト計画タスクリストステータスレポートの維持更新を行っていただきます

理想的な候補者は高度に組織化され細部への注意力があり強力なコミュニケーションスキルを持ちチームを管理しすべてのプログラムの正確な文書化を維持しながらペースの速い環境で活躍できる方です

該当する場合はバーチャルハイブリッドイベントプラットフォームをサポートしながらプロセス改善イニシアティブに貢献し優れたプログラム管理実行の卓越性多様なイベント形式にわたる包括的なステークホルダー調整を通じてクライアントにエクセプショナルなコーポレート会議イベント体験を提供するというJLLのミッションに直接貢献していただきます

What this job involves:

As an Assistant Program Manager Meetings & Events at JLL in the our clients Meetings & Events/Service Delivery department you will support the planning coordination and execution of corporate meetings & events. This role ensures seamless delivery of events by managing logistics stakeholder communications and administrative tasks while serving as a point of contact for customers and internal teams to ensure clear and consistent communication. Working full-time in Meguro Japan you will assist in the end-to-end planning of meetings and events including timelines logistics and on-site execution when required while maintaining and updating event project plans task lists and status reports. The ideal candidate is highly organized detail-oriented has strong communication skills and thrives in a fast-paced environment while managing teams and maintaining accurate documentation for all programs. You will contribute to process improvement initiatives while supporting virtual and hybrid event platforms when applicable directly contributing to JLLs mission of delivering exceptional corporate meeting and event experiences for client through superior program management execution excellence and comprehensive stakeholder coordination across diverse event formats.

日常業務

包括的なプログラム提供のため必要に応じてタイムライン物流現場実行を含む会議イベントのエンドツーエンド計画をサポート

イベントプロジェクト計画タスクリストステータスレポートの維持更新を行い設営登録トラブルシューティングを含む現場イベント管理をサポート

該当する場合はバーチャルハイブリッドイベントプラットフォームをサポートし継続的改善のためのイベント後レポートとデータ分析に貢献

イベントライフサイクル全体を通じて明確で一貫したコミュニケーションを確保するため顧客および社内チームの連絡窓口として機能

すべてのプログラムの正確な文書化を維持しプロセス改善イニシアティブに貢献しチームを効果的に管理

正確なイベント記録文書イベント後レポートを維持しイベントピーク期間中の時間延長への柔軟性を実証

対面バーチャルの両方のイベント形式をサポートイベント運営サポートのための国内出張あり

ダイナミックな環境におけるマルチタスク優先順位付け能力で物流ステークホルダーコミュニケーション管理業務を管理

What your day-to-day will look like:

• Assist in end-to-end planning of meetings and events including timelines logistics and on-site execution when required for comprehensive program delivery
• Maintain and update event project plans task lists and status reports while assisting in on-site event management including setup registration and troubleshooting
• Support virtual and hybrid event platforms when applicable while contributing to post-event reporting and data analysis for continuous improvement
• Serve as point of contact for customers and internal teams to ensure clear and consistent communication throughout event lifecycle
• Maintain accurate documentation for all programs while contributing to process improvement initiatives and managing teams effectively
• Maintain accurate event records documentation and post-event reports while demonstrating flexibility to work extended hours during peak event periods
• Support both in-person and virtual event formats while demonstrating willingness to travel domestically to support event operations
• Manage logistics stakeholder communications and administrative tasks with strong multitasking and prioritization abilities in dynamic environment.

必須経験スキル

• ビジネスレベルの日本語英語力
• 対面バーチャル両方のイベント形式サポートの実証経験を含むイベントコーディネーション会議企画または類似のプログラム提供役割での3-5年の経験
• 優秀な口頭文書コミュニケーションスキルを持つダイナミックな環境でのマルチタスク優先順位付け能力
• コーポレート環境でのタイムライン物流現場実行を含む会議イベントのエンドツーエンド計画経験
• イベントプロジェクト計画ステータスレポートの維持更新スキルを持つ顧客社内チームの連絡窓口としての能力
• バーチャルハイブリッドイベントプラットフォームサポートと設営登録トラブルシューティングを含む現場イベント管理経験
• イベント運営のための国内出張意欲を持つイベントピーク期間中の夜間週末を含む時間延長への柔軟性
• 正確な文書化維持とプロセス改善イニシアティブへの貢献能力を持つチーム管理経験

Required Qualifications:

• Business level of Japanese/ English skill
• 35 years of experience in event coordination meeting planning or similar program delivery role with proven experience supporting both in-person and virtual event formats
• Strong ability to multitask and prioritize responsibilities in dynamic environment with excellent verbal and written communication skills
• Experience in end-to-end planning of meetings and events including timelines logistics and on-site execution for corporate environments
• Ability to serve as point of contact for customers and internal teams with skills in maintaining and updating event project plans and status reports
• Experience with on-site event management including setup registration and troubleshooting while supporting virtual and hybrid event platforms
• Flexibility to work extended hours including evenings or weekends during peak event periods with willingness to travel domestically for event operations
• Team management experience with ability to maintain accurate documentation and contribute to process improvement initiatives.

歓迎する経験スキル

• コーポレート会議イベントプログラム管理経験を持つイベント管理ホスピタリティコミュニケーションまたは関連分野の学士号
• コーポレート会議イベントプログラム提供の知識を持つテクノロジー企業の会議イベント要件での勤務経験
• コーポレート会議イベント環境での継続的改善のためのイベント後レポートデータ分析の背景
• 多様なイベント形式にわたる物流ステークホルダーコミュニケーション管理経験を持つバーチャルハイブリッドイベントプラットフォームの理解
• コーポレート会議イベントプログラムのプロセス改善イニシアティブと正確な文書化維持の経験
• ペースの速い環境でのチーム管理経験を持つイベント運営サポートのための国内出張調整の知識

Preferred Qualifications:

• Bachelors degree in Event Management Hospitality Communications or related field with corporate meeting and event program management experience
• Experience working with technology company meeting and event requirements with knowledge of corporate event program delivery
• Background in post-event reporting and data analysis for continuous improvement in corporate meeting and event environments
• Understanding of virtual and hybrid event platforms with experience managing logistics and stakeholder communications across diverse event formats
• Experience with process improvement initiatives and accurate documentation maintenance for corporate meeting and event programs
• Knowledge of domestic travel coordination for event operations support with team management experience in fast-paced environments.

雇用形態 正社員期間の定めなし

就業場所

最寄り駅JR目黒駅

受動喫煙対策 屋内完全禁煙敷地内原則禁煙敷地内に喫煙所あり

就業時間休日

• 就業時間 9:0018:00休憩60分
• リモートワーク リモート不可
• 休日 週休2日制土日祝日年末年始

給与

賞与有り業績変動賞与

試用期間有

募集人数1名

選考プロセス

書類選考 面接複数回実施予定最終面接

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