Admin Coordinator-Temp, 12 months

Job Title:
Administrative Coordinator
Planning and Operational Excellence
Temporary for 12 months

Detailed Description
Today the Royal College has over 55000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation well-being equity and person-centered care. We are a national nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to the Associate Director Planning and Operational Excellence and working closely with the Strategic Planning Specialist the Administrative Coordinator is responsible for providing administrative and logistical support for the strategic planning process. Duties typically include planning coordinating and supporting meetings with internal teams committees and external partners and organizing strategic planning materials. Meetings may include focus groups and strategic planning retreats and be both in-person and virtual.

Heres an insight into your typical day-to-day:
Ensures logical sequencing of meetings based on project progress and availability of key attendees in collaboration with the respective lead by establishing milestone dates and monitoring progress.
Provides logistical coordination for meetings and workshops by information gathering coordinating with hospitality communicating with internal and external attendees
Communicates with internal and external contacts by email and/or Teams to exchange information coordinates schedules requests support and answers inquires.
Organizes and monitors the creation of reports and documents (e.g. Format Documents) to ensure that they are created within the set deadlines translated (if needed) and shared with appropriate partners by gathering the necessary information formatting documents/reports and disseminating them as needed.
Establishes milestone dates monitors progress drafts and issues materials manages schedules and reviews and identifies process improvements.
Records and distributes the minutes and action items of meetings by attending recording and taking notes during the meeting to ensure that an accurate record of the meeting discussions decisions and action items exists and maintained.
Prepares gathers and shares information and documents for meetings by coordinating the creation of agendas gathering attendee materials and sending the agenda and attendee materials to attendees.
Coordinates with external travel vendor to arrange domestic/international travel and accommodation including researching to ensure time/cost effectiveness arranging for travel visas etc.
Completes expense claims processes and follows up with Finance on discrepancies.

Does this sound like you
Level of education training and experience equivalent to a College diploma
Minimum of 3 years of related experience
Knowledge / skills may be gained either through study/specific training or through direct on-the-job experience to become functional and knowledgeable about the organization and the role.
Strong coordination organizational time management and project management skills to plan and coordinate activities prioritize work manage own day-to-day work and in some instances influence work priorities and deliverables of others.
Advanced knowledge of MS365 applications including Word Excel Outlook PowerPoint Teams SharePoint including applications that support virtual meetings. .
Attention to detail and high level of accuracy.
Ability to exercise discretion and judgement when dealing with confidential data.
Excellent verbal and written communications skills
Available to support both in-person and virtual meetings.
Knowledge of and experience with Royal College governance processes is an asset.
Bilingualism is an asset.

How to get noticed
Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé covering letter and salary expectations by January 23 2026.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black racialized/visible minorities Indigenous/Aboriginal people women persons with disabilities and 2SLGBTQQIA persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes for applicants with disabilities including accommodation that considers an applicants accessibility needs. If you require accommodations during the interview process please contact

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 4 - Hourly rate ranges from $26.21 to $32.79

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Titre du poste
Coordonnateur administratif ou coordonnatrice administrative
Planification et excellence opérationnelle
Affectation temporaire (12 mois)

Description détaillée
Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourdhui plus de 55 000 membres mais sa vision reste la même : faire progresser lapprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à toute la population. Il travaille en partenariat et collabore afin de diriger lévolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine aide les médecins spécialistes les personnes apprenantes et les équipes à saméliorer sans cesse et promeut lexcellence en médecine spécialisée en appuyant linnovation le bien-être léquité et les soins centrés sur la personne. Le Collège royal est un organisme denvergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu dune loi spéciale du Parlement pour encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.

Relevant du directeur associé ou de la directrice associée Planification et excellence opérationnelle et travaillant en étroite collaboration avec le ou la spécialiste de la planification stratégique vous serez responsable de fournir un soutien administratif et logistique pour le processus de planification stratégique. Les tâches comprennent habituellement la planification la coordination et le soutien de réunions avec des équipes internes des comités et des partenaires externes ainsi que lorganisation de documents de planification stratégique. Les réunions peuvent inclure des groupes de discussion et des retraites de planification stratégique et être tenues en personne et en mode virtuel.

Aperçu de votre rôle au quotidien
Assurer lenchaînement logique des réunions en fonction de la progression des projets et de la disponibilité de personnes clés en collaboration avec chaque responsable; établir des calendriers et surveiller la progression à des fins redditionnelles.
Assurer la coordination logistique des réunions et des ateliers en recueillant de linformation en assurant la coordination avec les services daccueil et en communiquant avec les participantes internes et externes.
Communiquer par courriel et/ou sur Teams avec des personnes-ressources internes et externes ou avec les équipes pour échanger de linformation coordonner les horaires demander du soutien et répondre aux demandes.
Organiser et surveiller la création de rapports et de documents (p. ex. format des documents) pour sassurer quils sont créés dans les délais établis traduits (au besoin) et transmis aux personnes concernées en recueillant linformation nécessaire en formatant les documents et les rapports et en les diffusant au besoin.
Établir les dates des jalons surveiller les progrès rédiger et distribuer les documents gérer les calendriers en plus dexaminer les processus pour identifier des améliorations.
Dresser les procès-verbaux assortis de mesures à prendre et les distribuer après avoir assisté aux réunions les avoir enregistrées et pris des notes pour établir et maintenir des comptes rendus précis des discussions des décisions et des mesures à prendre.
Préparer rassembler et communiquer linformation et les documents pour les réunions en coordonnant la création des ordres du jour en recueillant des documents de participation et en les envoyant aux personnes concernées.
Collaborer avec un voyagiste externe pour organiser les déplacements et lhébergement au Canada et à létranger ce qui implique des recherches pour assurer lefficacité par rapport au temps et aux coûts la demande de visas etc.
Remplir les demandes de remboursement en assurer le traitement et effectuer un suivi auprès des Finances en cas de divergences.

Ce profil vous correspond
Études formation et expérience équivalentes à un diplôme collégial.
Minimum de trois ans dexpérience en lien avec le poste.
Connaissances ou compétences acquises dans le cadre dune formation spécifique ou dune expérience pratique afin de bien connaître lorganisation et le rôle exercé.
Sens aigu de la coordination de lorganisation de la gestion du temps et de la gestion de projet pour planifier et coordonner les activités établir les priorités du travail gérer ses propres tâches quotidiennes et dans certains cas influencer les priorités de travail et les produits livrables des autres.
Connaissance approfondie des applications MS365 dont Word Excel Outlook PowerPoint Teams et SharePoint ainsi que des applications qui prennent en charge les réunions virtuelles.
Souci du détail et de la précision.
Capacité à faire preuve de discrétion et de jugement lors du traitement de données confidentielles.
Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
Capacité doffrir du soutien pour les réunions en personne et virtuelles.
Connaissance et expérience des processus de gouvernance du Collège royal (un atout).
Bilinguisme un atout.

Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG et joindre votre curriculum vitæ une lettre de motivation et vos attentes salariales dici le 23 janvier 2026.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à légard de léquité en matière demploi et de la diversité en milieu de travail il encourage les personnes noires autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier les femmes ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQQIA à poser leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt mais nous ne communiquerons quavec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste dadmissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement notamment en proposant des mesures dadaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière daccessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir communiquez avec nous à ladresse

Veuillez noter quil ne sera plus possible de consulter cette offre demploi une fois que le poste sera pourvu.

Échelon 4 Taux horaire de 2621 $ à 3279 $

Required Experience:

IC