Office Manager (FHX)
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Job Location:
Monthly Salary:
Posted on:
2 days ago
Vacancies:
1 Vacancy
Job Summary
Au sein de léquipe Workplace & Facilities vous êtes garante du bon fonctionnement des bureaux des services généraux et de la flotte automobile tout en pilotant des projets immobiliers structurants. Vous contribuez activement à offrir aux collaborateurs un environnement de travail sûr fonctionnel et agréable.
Vos missions seront les suivantes :
Gestion de la flotte automobile
Gestion dune flotte denviron 60 véhicules (véhicules de fonction et de service)
Collaboration étroite avec le gestionnaire de flotte
Suivi opérationnel et administratif de la flotte
Projets immobiliers & aménagement
Pilotage de la sous-location des bureaux parisiens (6ᵉ et 7ᵉ étages) :) renégociation contractuelle collaboration avec les équipes juridique finance RH
Vénissieux : projet de réaménagement des bureaux et mise en conformité électrique
Aix-en-Provence : recherche et mise en place despaces de coworking
Gestion des bureaux & services
Point de contact avec le bailleur et les prestataires des parties communes à Paris
Participation aux réunions locataires et au suivi du restaurant dentreprise (réunions trimestrielles)
Gestion des espaces de coworking (en région)
Déplacements ponctuels dans les bureaux en région
Expérience collaborateur & onboarding
Organisation des visites des locaux pour les nouveaux collaborateurs
Présentation de léquipe Workplace & Facilities lors des sessions dintégration trimestrielles
Santé sécurité & conformité
Participation aux réunions CSSCT (trimestrielles)
Contribution aux sujets de Qualité de Vie au Travail mise à jour du DUERP et plans de prévention
Suivi des contrôles réglementaires notamment électriques
Rôle de responsable dévacuation et organisation des exercices incendie semestriel
Gestion administrative budget & facturation
Création des bons de commande (PO) et suivi des factures sur Workday
Gestion et suivi du budget en lien avec le contrôle de gestion
Optimisation des coûts et des prestataires
Management
Management direct de 2 collaborateurs (hôtesse daccueil et chargée des services généraux)
Gestion de leur congés et de leur évaluation semestrielle
Communication & opérationnel
Communication interne ponctuelle (email Slack) pour relayer informations et règles
Prise en charge des sujets opérationnels et des prestataires lors des absences de léquipe
Qualifications :
2 à 3 ans dexpérience minimum sur un poste similaire (Workplace / Facilities / Services Généraux)
Une expérience en gestion de flotte automobile est un plus
Très bonne maîtrise dExcel
Anglais courant à loral comme à lécrit (obligatoire)
1 jour de télétravail
À laise dans la gestion de projets transverses et la coordination de multiples interlocuteurs
Pourquoi nous rejoindre
Un poste complet et transverse au cœur de la vie de lentreprise
Des projets concrets et structurants à piloter
Un rôle clé dans lexpérience collaborateur
Un environnement dynamique et collaboratif
Informations supplémentaires :
Ce que nous vous offrons : Restaurant dentreprise tickets restaurant dématérialisés avec Restoflash; Salle de sport douches fruits bio fruits secs bio et boissons chaudes en libre accès; Formations (Parcours dintégration LinkedIn Learning cours de langues en ligne); 16 jours de RTT congés (exceptionnels de bénévolat dancienneté); Qualité de vie au travail (Télétravail Kyan Health places en crèche); etc... A propos dAviv : Chez Aviv nous respectons légalité des chances. Nous encourageons vivement les personnes souffrant de handicaps visibles et non visibles de tous niveaux déducation issues de minorités les membres de la communauté LGBTQIA les parents et les proches aidantes à postuler. Si vous avez besoin dajustements raisonnables à tout moment de la procédure de candidature ou dentretien ou si vous souhaitez discuter de vos besoins en matière de temps partiel ou de travail flexible veuillez nous le faire savoir. Dans votre candidature nhésitez pas à indiquer les pronoms que vous utilisez. Notre ambition est dêtre le premier employeur dans le domaine de la PropTech en Europe. Cest le moment idéal pour nous rejoindre et trouver lemploi idéal ! Nous nattendons plus que votre candidature ! (Meilleurs Agents SeLoger Immoweb Immowelt...)
Remote Work :
No
Employment Type :
Full-time
Key Skills
- Office Manager Experience
- Microsoft Office
- Management Experience
- QuickBooks
- Accounting
- Office Experience
- Dental Office Experience
- Payroll
- Administrative Experience
- Eaglesoft
- Human Resources
- Bookkeeping
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