Assistante Assistant principal du Département Electricité, Eclairage Ville connectée

Votre équipe

Lactivité Electricité Eclairage Ville connectée porte les ambitions dArtelia dans le domaine de lénergie et des territoires connectés.

Vous rejoindrez une équipe composée dingénieurs chefs de projets et experts techniques qui interviennent sur des projets denvergure en France et à linternational notamment dans les domaines de lélectricité de lénergie et de la ville connectée.

Vos missions

Vous jouerez un rôle clé dans le suivi administratif commercial et assistance comptable de nos projets tout en contribuant à la vie quotidienne de léquipe.

Suivi de projet : 

• Tenue à jour des dossiers administratifs liés aux affaires (contrats protocoles daccord contrats de sous-traitance factures courriers émis et reçus )
• Accompagnement des responsables de mission et des directeurs de projets au quotidien pour respecter les délais des différentes étapes dun projet 
• Suivi administratif des contrats de sous-traitance et de co-traitance des feuilles de temps des factures des différents intervenants extérieurs.

Appui commercial : 

En étroite collaboration avec les chefs de projets et les directeurs de projets et responsables doffres vous contribuerez activement au développement commercial :

• Participer à la rédaction des candidatures et réponses aux appels doffres (France et international)
• Coordonner les retours internes via loutil REFLEX (GO/NO GO)
• Relancer les équipes pour collecter les éléments nécessaires aux offres
• Apporter son soutien à la constitution des dossiers techniques :
• Collecter les CVs identifiés dans les organigrammes cadrage et saisie du rapport doffres avec appui des responsables techniques montage des tableaux dhonoraires...
• Assurer le dépôt des offres et leur suivi
• Mettre à jour loutil de gestion commerciale

Appui comptable :

• Assurer la facturation client avec dépôt des honoraires dARTELIA sur des plateformes dédiées (type chorus pour les marchés publics par exemple)
• Assurer la facturation travaux :
  • Comptabilité travaux (pas de comptabilité pure). Vérifier les attachements et factures des entreprises travaux et leurs éventuels co-traitants et sous-traitants
  • Calculer les révisions les avances et retenues de garanties
  • Etablir les certificats de paiement
  • Suivi des délais contractuels en lien avec les Ordres de Service émis par les contrôleurs de travaux
  • Suivi des tâches administratives des OPR en lien avec les contrôleurs de travaux
  • Veille sur les avenants passés et les PV de réception
  • Etablir les soldes puis les décomptes généraux des marchés de travaux
  • Echanges avec les entreprises et clients (téléphones mails ...) en lien avec les missions citées
  • Lien avec les clients pour le suivi comptable

Appui à la vie déquipe : 

Ces missions pourront être complétées par de lappui au fonctionnement de lensemble du service :

• Organiser les réunions gérer les agendas réserver les salles
• Gérer les déplacements : billets hôtels voitures
• Rédiger les ordres de mission les tableaux de bord du département EEV
• Accueillir les visiteurs et assurer le bon fonctionnement administratif du service

Qualifications :

Vous êtes le/la candidat(e) idéal(e) si vous êtes issu(e) dune formation en assistanat gestion administrative ou commerciale avec au minimum une première expérience réussie idéalement en gestion de projet ou en appui commercial. 

Une connaissance des procédures de réponse aux appels doffres sur les marchés publics est un plus (DC1 / DC2 etc...)

Ce qui fera la différence cest avant tout votre savoir-être votre sens de lengagement votre capacité à vous investir et à travailler en équipe.
Si vous navez pas encore dexpérience directe dans la gestion de projet ou le développement commercial ce nest pas rédhibitoire : nous valorisons les profils motivés curieux et rigoureux capables dapprendre et de sadapter rapidement. Vous aurez aussi lappui dassistant(e)s expérimenté(e)s qui apporteront leur expérience pour une montée en compétence.

En effet ce poste nécessite une grande organisation de lautonomie de la flexibilité et de la rigueur dans son travail. Du fait des nombreuses interactions avec les collègues nos clients et nos partenaires des qualités relationnelles de travail en équipe sont attendues.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (en particulier le Pack Office Outlook Teams) et êtes à laise avec les chiffres et les tableurs.

Une maîtrise de lorthographe et des qualités rédactionnelles sont indispensables.

La maîtrise de langlais est un plus en raison du contexte de plus en plus international des projets.

Ce poste est à pourvoir en CDI à temps plein.

#LI-MA1

Informations supplémentaires :

Nous vous offrons :

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion protection sociale et couverture mutuelle de qualité un engagement via la Fondation Artelia
• Une organisation du travail modulable : télétravail jusquà 2 jours par semaine 27 jours de congés hors ancienneté
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement actionnariat salarié politique de rémunération sur 3 ans de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée Academy Artelia parcours métiers mobilité interne

Artelia sengage en faveur de la diversité et de linclusion depuis plus de 10 ans : faire de la différence une force au service du collectif. En matière de recrutement cela passe par une attention spécifique accordée à toutes les candidatures.  

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time