Secretaresse 0.6 fte

Finance and Control (F&C) is verantwoordelijk voor het gehele financiële en economische beheer van de TU/e en gelieerde instellingen. Hieronder valt het maken en uitvoeren van financieel beleid het adviseren over financieel-economische zaken treasury het opstellen van begrotingen en financiële rapportages het factureren aan derden het administreren van inkomende facturen en (reis)declaraties en het opstellen van uitgaande facturen en (incasso)betalingen.

Introductie

Ben jij een energieke zelfstandige en proactieve secretaresse die het werk ziet oppakt en regelt voordat iemand het vraagt Dan zijn wij van de dienst Finance & Control (F&C) van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) op zoek naar jou!

Functieomschrijving

De TU/e Campus is een bruisende en innovatieve hotspot in het hart van de Brainport Regio Eindhoven dé plek waar studenten onderzoekers ondernemers en hightechbedrijven samenwerken aan oplossingen voor de maatschappelijke uitdagingen van morgen. Binnen deze dynamische omgeving levert de dienst Finance & Control een essentiële bijdrage aan goed bestuur betrouwbare informatievoorziening en financiële dienstverlening van topkwaliteit.

Als secretaresse ben jij een spil van onze organisatie. Je ondersteunt de directeur en het managementteam (MT) met agendabeheer communicatie en organisatie. Je regelt bijeenkomsten tot in de puntjes bewaakt actiepunten en zorgt dat alles soepel verloopt. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collegas externe relaties en het College van Bestuur. Daarnaast ondersteun je bij onder andere HR-processen financiële administratie en interne communicatie. Jij overziet wat er speelt denkt vooruit en neemt initiatief zonder dat iemand het hoeft te vragen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Beheren en prioriteren van de agenda van de directeur en MT-leden inclusief afstemming met interne en externe partijen.
• Organiseren van vergaderingen sollicitatiegesprekken en bijeenkomsten inclusief voorbereiding verslaglegging en opvolging.
• Ondersteunen bij HR-processen zoals in- door- en uitstroom van medewerkers en administratieve procedures.
• Verwerken van financiële taken zoals het aanmaken van purchase orders en het goedkeuren van facturen.
• Coördineren van interne communicatie via intranet Teams en nieuwsbrieven.

Functie-eisen

Je hebt een secretariële opleiding op MBO niveau afgerond. Je hebt ruime ervaring in een ondersteunende functie binnen een complexe organisatie. Je bent proactief zelfstandig en oplossingsgericht: jij regelt het gewoon. Je werkt gestructureerd behoudt overzicht en schakelt soepel tussen taken en prioriteiten. Je communiceert helder bent klantgericht en beheerst zowel Nederlands als Engels uitstekend met een sterke beheersing van MS Office.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een aanstelling van in principe 06 fte (werkdagen: maandag dinsdag en donderdag)
• Bij de start betreft het een tijdelijk contract voor de periode van één jaar met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd meteen daaropvolgend.
• Een maandsalaris van minimaal 3.057- tot maximaal 3.985- bij een fulltime dienstverband afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld een structurele eindejaarsuitkering van 83%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden zoals mentoring workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer thuiswerken en TU/e ondersteunt hybride werken; met het oog hierop wordt er een thuiswerkvergoeding van 2- per thuiswerkdag gegeven en een internetvergoeding van 25- per maand.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Informatie

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden neem contact op met .

Nieuwsgierig geworden Op vind je meer over werken bij de TU/e.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd Via de solliciteerknop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!

Let op

• Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd worden niet in behandeling genomen.
• Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid.
• Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.