Superviseure opérationnelle et dévénemen ( Operational and Event Supervisor)

University Of Ottawa Students' Union

Job Location:

Ottawa - Canada

Monthly Salary: Not Disclosed

Posted on: 2 days ago

Vacancies: 1 Vacancy

Job Summary

Description du poste

Lela superviseure opérationnelle et dévénements joue un rôle essentiel au sein du Servicedadministration des clubs (SAC) en soutenant la planification la coordination et la réalisation des événements et initiatives organisés par le service. Ce poste contribue à offrir des expériences engageantes inclusives et bien exécutées pour la communauté étudiante. Lapersonne superviseure est responsable de la logistique des événements de la supervision desbénévoles et de la facilitation sur place veillant à ce que chaque activité se déroule sansencombre du début à la fin. En plus de la coordination dévénements le poste comprend dusoutien administratif et communicationnel durant les périodes de forte affluence notammenten répondant aux demandes et en aidant à la documentation post-événement. Lelasuperviseure opérationnelle et dévénements contribue également à maintenir unenvironnement positif et collaboratif pour les bénévoles en encourageant leur engagement etleur développement professionnel. Grâce à une organisation proactive une communicationefficace et un travail déquipe solide cette personne améliore directement la visibilité etlimpact des programmes du SAC tout en contribuant à une vie étudiante dynamique àlUniversité dOttawa.

Responsabilités

Planifier organiser et exécuter les événements du SAC tels que des foires atelierscampagnes et activités spéciales;

Coordonner la logistique des événements incluant la réservation des salles le matériel leshoraires les inscriptions et lattribution des tâches aux bénévoles;

Faciliter le déroulement des activités sur place en accueillant les participantes en soutenantlengagement et en maintenant une atmosphère dynamique;

Collaborer avec des partenaires internes et externes afin dassurer le bon fonctionnement desévénements;

Superviser motiver et soutenir les bénévoles durant les événements en assurant unecommunication claire et une gestion efficace des tâches;

Participer au recrutement et à la formation des bénévoles tout en favorisant un environnementde travail positif et inclusif

. Répondre aux courriels et demandes adressés au service durant les périodes opérationnelles chargées;

Appuyer la préparation de formulaires rapports et évaluations post-événement;

Contribuer à la promotion des événements et initiatives du SAC à travers des affiches infolettres et mises à jour sur les réseaux sociaux;

Maintenir des dossiers exacts sur les événements et les bénévoles;

Participer aux réunions déquipe et contribuer à la planification et à lévaluation du service;

Assister aux formations réunions et événements obligatoires organisés par le SÉUO et le/la coordonnateurtrice du SAC;

Représenter le SAC et le SÉUO de manière professionnelle accueillante et axée sur les étudiantes; et

Effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications

Être une étudiante de premier cycle à lUniversité dOttawa;

Être bilingue en français et en anglais avec de solides compétences en communication orale et écrite dans les deux langues;

Posséder dexcellentes aptitudes interpersonnelles et la capacité dinteragir avec assurance avec des groupes diversifiés;

Faire preuve de compétences organisationnelles avérées et dune grande attention aux détails;

Être capable de gérer plusieurs tâches à la fois détablir des priorités et de bien performer sous pression;

Démontrer des aptitudes pour le travail déquipe le leadership et le professionnalisme;

Avoir de lexpérience en planification dévénements en animation ou en coordination de bénévoles constitue un atout important;

Avoir de lexpérience avec la suite Microsoft Office et des outils de communication (p. ex.: Canva plateformes de réseaux sociaux);

Être disponible à travailler occasionnellement en soirée ou la fin de semaine pour des événements; et

La connaissance du Service dadministration des clubs (SAC) et des politiques du SÉUO est considérée comme un atout.

Les candidates intéressées sont invitées à soumettre une lettre de présentation un curriculumvitæ et une liste de deux (2) référence.

Job Description

The Operational and Event Supervisor plays a key role within the Club Administration Service (CAS) by supporting the planning coordination and delivery of events and initiatives organized by the service. This position contributes to creating engaging inclusive and well-executed experiences for the student community. The supervisor is responsible for event logistics volunteer supervision and on-site facilitation ensuring every activity runs smoothly from start to addition to event coordination the position provides administrative and communication support during high-volume periods responding to inquiries and assisting with post-event documentation. The Operational and Event Supervisor also helps maintain a positive and collaborative environment for volunteers encouraging engagement and professional growth. Through proactive organization strong communication and teamwork this position directly enhances the visibility and impact of CAS programming and contributes to a vibrant student life experience at the University of Ottawa.

Responsibilities:

Plan organize and execute CAS events such as fairs workshops campaigns and special activities;

Coordinate event logistics including room bookings materials schedules registrations and volunteer assignments;

Facilitate on-site activities by welcoming participants supporting engagement and maintaining dynamic atmosphere;

Collaborate with internal and external partners to ensure smooth event operations;

Supervise motivate and support volunteers during events ensuring clear communication and task management;

Assist in recruiting and training volunteers while fostering a positive and inclusive work environment;

Respond to service emails and inquiries during busy operational periods;

Support the preparation of forms reports and post-event evaluations;

. Assist in promoting CAS events and initiatives through posters newsletters and social media updates;

Maintain accurate event and volunteer records;

Participate in team meetings and contribute to service planning and evaluation;

Attend mandatory trainings meetings and events organized by UOSU and the CAS Coordinator.

Represent CAS and the UOSU in a professional welcoming and student-focused manner and

Perform other related duties as assigned.

Qualifications

Must be a current undergraduate student at the University of Ottawa;

Bilingual in French and English with strong verbal and written communication skills in both languages;

Excellent interpersonal skills and ability to engage confidently with diverse groups;

Proven organizational skills and attention to detail;

Ability to multitask prioritize and perform well under pressure;

Demonstrated teamwork leadership and professionalism;

Experience in event planning facilitation or volunteer coordination is a strong asset;

Experience using Microsoft Office Suite and communication tools (e; g. Canva social mediaplatforms);

Availability to work occasional evenings or weekends for events and

Familiarity with the Club Administration Service (CAS) and UOSU policies is considered an asset

Prospective applicants are invited to submit a cover letter curriculum vitae and list of two (2) references.

Required Experience:

Manager

Description du posteLela superviseure opérationnelle et dévénements joue un rôle essentiel au sein du Servicedadministration des clubs (SAC) en soutenant la planification la coordination et la réalisation des événements et initiatives organisés par le service. Ce poste contribue à offrir des expérie...