Management Assistent

Wil jij werken in een inspirerende internationale omgeving waar geen dag hetzelfde is Amsterdam University College (AUC) zoekt een proactieve en georganiseerde Management Assistant die onze dean ondersteunt en bijdraagt aan een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden.

Join us!

Als Management Assistant ben jij de spil in de ondersteuning van de dean en het Admissions & Registrar team. Jij zorgt ervoor dat alles soepel verloopt van het beheren van agendas tot het verzorgen van correspondentie. Je plant prioriteert en coördineert de afspraken van de dean zorgt voor een overzichtelijke inbox en voor last-minute assistentie bij vergaderingen. Daarnaast verzorg je zakelijke correspondentie in zowel het Nederlands als het Engels assisteer je de dean bij fondsenwerving en onderhoud je het contact met andere afdelingen binnen AUC en de Universiteit van Amsterdam/Vrije Universiteit. Ook bied je administratieve ondersteuning bij het bindend studieadvies (BSA) en draag je bij aan enkele andere teamprocessen.

Een gemiddelde dag ziet er voor jou als volgt uit:

09:00 je start de dag met een snelle scan van de deans inbox. Je selecteert belangrijke berichten en prioriteert agenda verzoeken.

10:00 nu de inbox er overzichtelijker uitziet overleg je met één van je collegas over een aanpassing op AUCs website.

11:00 je verwerkt de correspondentie van een meeting eerder in de week. Je zorgt er voor dat alle benodigde documenten verzameld worden en stuurt deze tijdig naar alle betrokken partijen.

13:00 na de lunch heb je een kort overleg met de dean over wat last-minute wijzigingen in zijn agenda. Je moet enkele afspraken verschuiven met veel aanwezigen een flinke puzzel!

14:30 je helpt het A&R team met de voorbereidingen voor diplomas. Jij focust je op de diploma mappen en bijbehorende documenten.

15:30 je werkdag zit er op. Je zorgt dat de dean op de hoogte is van zijn eerste meetings morgenochtend en sluit af.

Dit ga je doen

• Agenda- en inbox beheer van de decaan: plannen prioriteren en coördineren van afspraken;
• Organiseren van vergaderingen zowel online als op locatie;
• Verzorgen van zakelijke correspondentie in het Nederlands en Engels;
• Ondersteunen bij fondsenwerving;
• Administratieve ondersteuning van het BSA (bindend studieadvies) en enkele andere teamprocessen.

Dit vragen we van jou

Je bent een energieke en communicatief sterke professional met een goed gevoel voor verhoudingen en organisatie. Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten te stellen. Verder vinden wij het belangrijk dat jij:

• Een afgeronde secretariële opleiding of ervaring als management- of directie-assistent hebt;
• Let op kleine details betrouwbaar en benaderbaar bent;
• Aan verschillende taken tegelijk kunt werken;
• Goed Nederlands en Engels kan communiceren (C1 niveau) zowel mondeling als schriftelijk;
• Behalve MS Office ook andere IT-systemen snel onder de knie hebt.

Dit bieden we je nog meer

• Een uitdagende en afwisselende functie binnen een gezellig team;
• Een aanstelling voor 24 uur per weekin eerste instantie voor de duur van één jaar met uitzicht op vast bij goed functioneren;
• Een inspirerende werkomgeving in Amsterdam waar samenwerking diversiteit en academische uitdaging centraal staan;
• Het salaris bedraagt afhankelijk van ervaring minimaal 3.057 en maximaal 3.985 bruto per maand (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten) op basis van een volledige werkweek van 38 uur; Je ontvangt daarnaast een ruime vakantieregeling een eindejaarsuitkering en uitstekende mogelijkheden voor studie- en persoonlijke ontwikkeling.

Hier ga je werken

Je maakt deel uit van het Admissions & Registrar-team. Het team bestaat uit 8 collegas die werken aan verschillende administratieve aspecten van het studeren. Samen bieden zij ondersteuning op gebieden zoals roostering cursusregistratie aanmeldingen en afstuderen. Onze tweewekelijkse vergadering op dinsdag richt zich op gezamenlijke onderwerpen AUC-procedures en themas.

Over Amsterdam University College
AUC biedt een selectief honoursprogramma dat talentvolle studenten uit binnen- en buitenland aantrekt. Het onderwijs is interdisciplinair Engelstalig en vindt plaats op een kleinschalige campus (met maximaal 900 studenten) in Amsterdam Science Park.
AUC is een samenwerking tussen de Universiteit van Amsterdam en de Vrije Universiteit Amsterdam.

Heb je vragen of heb je extra informatie nodig Neem dan contact op met:

• Maaike Goselink Afdelingshoofd Admissions & Registrar via .

Wil jij werken in een inspirerende internationale omgeving waar geen dag hetzelfde is Dan horen wij graag van je!
Je kunt online solliciteren via de rode knop. Wij ontvangen sollicitaties tot en met.

Een sollicitatie dient de volgende informatie te bevatten:

• een uitgebreid CV;
• een motivatiebrief.

Alleen volledige sollicitaties die binnen de gestelde termijn via de onderstaande link worden ontvangen komen in aanmerking.
De gesprekken vinden plaats op woensdag 10 december. Idealiter start je zo snel mogelijk.