Assistant Administratif et Pédagogique FH

Lentreprise

LÉCOLE DE LEXPERTISE INFORMATIQUE ET DE LINNOVATION

Membre du Groupe IONIS Epitech est lécole de lexpertise informatique et de linnovation.

Epitech forme chaque année plus de 6 000 étudiants sur ses 15 campus en France et 5 à lInternational par lintermédiaire du Programme Grande Ecole en 5 ans après le Bac et de ses MSc en 2 ou 3 ans après un Bac 2/3.

Epitech tire son originalité de sa méthode pédagogique qui permet à ses étudiants de grandir de sépanouir et de réussir. Avec un programme pratique de 200 projets possibles cette méthode orientée projets leur permet dacquérir lensemble des compétences techniques humaines sociales (ouverture desprit et innovation) qui font delles et deux des experts reconnus en entreprise.

Le parcours leur apporte également expérience en entreprise 30 % du temps et expérience internationale sur les campus internationaux ou auprès dune des 120 universités partenaires contribuant au développement dune vision globale des enjeux. Les étudiants dEpitech sont des profils recherchés embauchés avant même de sortir de lécole.

Ils évoluent ensuite tout au long de leur carrière dans un réseau de près de 10 000 Alumni.

Description du poste

Sous lautorité de la Direction du campus et de la hiérarchie telle quelle résulte de lorganisation de lentreprise le/la salarié(e) aura pour missions principales :

• Réceptionner les appels téléphoniques gérer le standard
• Accueillir les visiteurs et externes répondre aux différentes interrogationsdes élèves enseignants et tuteurs délève
• Établir les courriers (accueil alertes documents manquants démission

• Coordination des intervenants pédagogiques

o Établir les contrats des intervenants pédagogiques (CDD FO )

o Constituer et transmettre les dossiers de demande dautorisations à enseigner pour lesintervenants au Rectorat

o Établir les plannings dinterventions des intervenants pédagogiques

o Suivre le bon déroulé puis valider les modules liés exclusivement à des intervenants pédagogiques externes (anglais coaching PCP accompagnement à la recherche de contrats REX )

• Gérer les bons de commandes et les factures :

o Liées à la vie du campus (entretien réparation )

o Liées aux intervenants pédagogiques

• Gestion des demandes dachats/de la facturation

• Assurer les rentrées administratives :

o Traiter les dossiers de inscriptions et les réinscriptions des apprenants et étudiants nécessaire à lintégration dans le cursus

o Contractualisation des apprenants de la formation pro

o Suivi et collecte des documents administratifs nécessaire à lintégration dans le cursus

o Traiter les demandes de bourses

• Gérer le suivi administratif et financier des apprenants et étudiants en formation et le suivi des impayés
• Echanges avec les référents financiers (Convocations comptes-rendus dentretiens)
• Suivi des étudiants
• Participer à la complétion des dossiers de financements des différents dispositifs mis en œuvreau sein de la formation conjointementavec léquipe de développement / recrutement
• Assurer le suivi des apprenants auprès des organismes de financement : France Travail EDOF Transition pro...
• Assurer le référencement des formations notamment des formations continues (CARIF OREF)
• Tenir à jour les effectifs étudiants et apprenants et mises à jour de leurs informations personnelles sur les différents outils
• Qualifier et transmettre les enquêtes annuelles(auprès des entités de tutelles SIFA ) et déclaration des effectifs (CVEC )
• Constituer et transmettre les dossiers de demande dautorisations à enseigner pour les intervenants au Rectorat
• Participer à lédition des cartes étudiantes et stagiaires de la formation professionnelle
• Suivre lassiduité des élèves :
• Émargement
• Reporting aux institutions (PE CROUS GEN CPF transition pro )
• Reporting au reste de léquipe
• Rappel des apprenants en cas dabsences répétées ou prolongées
• Traitement des justificatifs dabsences et de retards
• Assurer le déclaratif des nouveaux salariés du campus auprès de la médecine dutravail
• Edition et envoi des attestations liées à la vie du campus
• Edition et suivi des conventions de stage des apprenants
• Participer au lien avec les entreprises au travers du livret dalternance des visites en entreprise et du suivi des évaluations en entreprise demandées par la formation
• Préparation et suivi des conseils de classe
• Assurer du respect des process liés à la qualité de formation QUALIOPI sur la partie administrative
• Planification des activités pédagogiques
• Participations à lorganisation et lanimation de la vie pédagogique (évènement réunion)

Il pourra aussi être demandé de participer aux différents événements de lécole et du service tels que par exemple les actions de promotion (JPO Concours Salons etc.) et les événements pédagogiques (réunion de rentrée réunions pédagogiques etc.).

Profil recherché

H/F. de formation niveau bac 2.

Bonne maîtrise des logiciels usuels (Word Excel Powerpoint) et des outils Internet.

Vous possédez un sens relationnel développé. Vous êtes organisé (e) rigoureux (se) et à laise avec les chiffres. Polyvalent (e) vous reportez efficacement à votre hiérarchie. Excellente présentation et expression demandées.

Avantages : CE Carte Ticket restaurant 5 semaine de congés 5 jours conventionnels 11 RTT/an Participation

Intéressé(e) merci denvoyer votre CV et lettre de motivation.

Réf: e7cd57a3-fa1c8-e02bb8053e14