Facility Coordinator

What this job involves:

Role Summary: The Facilities Coordinator will assist with operational activities in accounting and finance maintenance and operations vendor oversight purchasing of materials equipment & supplies occupancy services and helpdesk. The Facilities Coordinator is also required to provide administrative support where required.

Workplace Management Provides hospitality and support for guests visitors and employees at client location Resolves problems associated with all building services including janitorial conference rooms workstations as well as interior and exterior furnishings fixtures and equipment printers and meal/snack service Assists with the coordination and scheduling of maintenance activities to ensure completion within the defined Service Level Agreement (SLA) Works with all internal departments such as IT Security Kitchen Real Estate to ensure all work within the office is completed to a high standard Takes ownership for the CMMS systems to manage tickets and ensure all issues are completed within the defined Service Level Agreements (SLAs) Converts requests outside of CMMS systems (phone calls text email etc.) into tickets that can be tracked and resolved Completes detailed inspections to discover all issues and assign tickets Ensures that facilities are compliant with local building health safety and fire codes and regulations reports any issues immediately through the appropriate channels Creates and implements site operational rules and standard operating procedures Identifies opportunities for improved operational standards Is proactive in finding improvements and following through on a plan to complete them Completes short and long-term projects for the client Ensures all work completed stays within the clients budget Identifies cost-saving ideas on a monthly basis Coordinates special events in support of client or JLL Handles pick-up drop-off and preparation of postage/labels Supports the client event team with coordinating JLL onsite vendors to set up events Coordinates with the relevant client teams to set up co-location spaces Manages office supplies and reorders stock as required

Finance Management Assists in financial processes to ensure that all financial management requirements are completed in a timely and accurate manner Supports tracking of all site-relevant actual spending vs. budget Ensures prompt and accurate management of purchase orders Handles raising and receipting of purchase orders in Ariba or other systems as required

Health & Safety Management Conducts regular audits to ensure safety procedures on site are in place and working Ensures all records are kept up to date in relevant locations Ensures H&S Roles and Responsibilities for the account are understood and in place on site Assists in carrying out safety procedures when needed Reports on JLL H&S platforms as required

Vendor and Supplier Management Assists in the management of all contractors on site to ensure they perform to the required standards (including inspection of vendors work) Works with suppliers to develop a one-team approach to managing services and reports any issues to JLL management Assists in the procurement of vendors and services as required

Account Performance Develops and maintains strong and healthy relationships with the client and key stakeholders Ensures client satisfaction with delivery of facility management services and provides a lead role in monitoring and increasing customer satisfaction Completes all reports at their scheduled intervals (monthly quarterly annual) and provides analysis that contributes to continuous improvement Accomplishes Key Performance Indicators (KPIs) as identified by the Account Lead Ensures compliance with JLL minimum audit standards Updates facilities-related information as requested Performs other duties as assigned by the Account Lead / Real Estate Identifies any innovations and best practices that can support the account Contributes to the JLL H&S standards and works within the agreed H&S roles and responsibilities

Client Focus & Relationship Management Demonstrates proactive & professional approach to customer service and stakeholder engagement Shows ability to interact with a wide range of client staff including senior levels Maintains a customer service-oriented attitude

Location: Gallarate

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Riassunto del ruolo: Il/La Coordinatore/Coordinatrice Facility assisterà nelle attività operative di contabilità e finanza manutenzione e operazioni supervisione fornitori acquisto di materiali attrezzature e forniture servizi per loccupancy e helpdesk. Il/La Coordinatore/Coordinatrice Facility dovrà inoltre fornire supporto amministrativo quando richiesto.

Gestione degli Spazi di Lavoro Fornisce ospitalità e supporto per ospiti visitatori e dipendenti presso la sede del cliente Risolve problemi associati a tutti i servizi delledificio inclusi pulizie sale conferenze postazioni di lavoro così come arredi attrezzature e impianti interni ed esterni stampanti e servizio pasti/snack Assiste nel coordinamento e pianificazione delle attività di manutenzione per garantire il completamento entro il Service Level Agreement (SLA) definito Collabora con tutti i dipartimenti interni come IT Sicurezza Cucina Real Estate per garantire che tutti i lavori negli uffici siano completati secondo elevati standard Si assume la responsabilità dei sistemi CMMS per gestire i ticket e garantire che tutte le problematiche siano risolte entro i Service Level Agreement (SLA) definiti Converte le richieste al di fuori dei sistemi CMMS (telefonate messaggi email ecc.) in ticket che possano essere tracciati e risolti Completa ispezioni dettagliate per individuare tutte le problematiche e assegnare ticket Garantisce che le strutture siano conformi ai codici e regolamenti locali per edilizia salute sicurezza e antincendio segnalando immediatamente eventuali problemi attraverso i canali appropriati Crea e implementa regole operative del sito e procedure operative standard Identifica opportunità per migliorare gli standard operativi È proattivo/a nel trovare miglioramenti e nel portare a termine un piano per completarli Completa progetti a breve e lungo termine per il cliente Garantisce che tutto il lavoro completato rimanga entro il budget del cliente Identifica idee per il risparmio sui costi su base mensile Coordina eventi speciali a supporto del cliente o di JLL Ritiro consegna preparazione di spedizioni/etichette Supporta il team eventi del cliente nel coordinare i fornitori JLL in loco per lallestimento eventi Coordina con i team clienti pertinenti per allestire spazi di co-location Gestisce le forniture per ufficio e riordina le scorte quando necessario

Gestione Finanziaria Assiste nei processi finanziari per garantire che tutti i requisiti di gestione finanziaria siano completati in modo tempestivo e accurato Supporta nel tracciamento di tutte le spese effettive rilevanti per il sito vs. budget Garantisce una gestione tempestiva e accurata degli ordini di acquisto Emissione e ricezione di ordini di acquisto in Ariba o altri sistemi come richiesto

Gestione Salute e Sicurezza Conduce audit regolari per garantire che le procedure di sicurezza in loco siano implementate e funzionanti Garantisce che tutti i registri siano aggiornati nelle posizioni pertinenti Garantisce che i Ruoli e le Responsabilità H&S per laccount siano compresi e implementati in loco Assiste nellesecuzione delle procedure di sicurezza quando necessario Reportistica sulle piattaforme H&S di JLL come richiesto

Gestione Fornitori e Supplier Assiste nella gestione di tutti gli appaltatori in loco per garantire che performino secondo gli standard richiesti (inclusa lispezione dei lavori dei fornitori) Lavora con i fornitori per sviluppare un approccio di squadra unica nella gestione dei servizi e segnala eventuali problemi al management JLL Assiste nellapprovvigionamento di fornitori e servizi come richiesto

Performance dellAccount Sviluppa e mantiene relazioni solide e sane con il cliente e i key stakeholder Garantisce la soddisfazione del cliente con la consegna dei servizi di facility management e fornisce un ruolo guida nel monitoraggio e nellaumento della soddisfazione del cliente Completa tutti i report nei loro intervalli programmati (mensile trimestrale annuale) e fornisce analisi che contribuiscono al miglioramento continuo Raggiunge i Key Performance Indicator (KPI) identificati dallAccount Lead Garantisce la conformità agli standard minimi di audit JLL Aggiorna le informazioni relative alle strutture come richiesto Altri compiti assegnati dallAccount Lead / Real Estate Identifica eventuali innovazioni e best practice che possano supportare laccount Contribuisce agli standard H&S di JLL e lavora entro i ruoli e le responsabilità H&S concordati

Focus Cliente e Gestione delle Relazioni Dimostra un approccio proattivo e professionale al servizio clienti e al coinvolgimento degli stakeholder Capacità di interagire con unampia gamma di personale cliente inclusi i livelli senior Ha un atteggiamento orientato al servizio clienti

Sede: Gallarate