Pessoa Assistente Executiva Pl

Assistir e assessorar a Direção executando atividades relativas a organização e administração da área recepcionar visitantes registrar compromissos e informações da Direção organizar arquivos suportar os processos de viagens efetuar adiantamento e prestação de contas realizar e receber ligações telefônicas procedendo de acordo com os critérios de seu superior imediato contribuindo e agilizando o fluxo de trabalho administrativo da diretoria assim como assessorar o grupo executivo seus apoios e respectivas equipes em assuntos referentes às necessidades profissionais.

• Assessorar a Direção executando atividades relativas a organização e administração da área recepcionar visitantes registrar compromissos e informações da Direção organizar arquivos suportar os processos de viagens efetuar adiantamento e prestação de contas realizar e receber ligações telefônicas procedendo de acordo com os critérios de seu superior imediato contribuindo e agilizando o fluxo de trabalho administrativo da diretoria assim como assessorar o grupo executivo seus apoios e respectivas equipes em assuntos referentes às necessidades profissionais;
• Assistir a Direção na organização dos compromissos tais como reuniões apresentações e eventos através do efetivo controle da agenda consultando e disponibilizando horários especificando informações e dados pertinentes e realizando as necessárias anotações em agenda para lembrar e facilitar o cumprimento das obrigações assumidas;
• Prestar suporte à Direção seus apoios e as respectivas equipes em viagens diversas através da solicitação de reservas de passagens aéreas hotéis locação de automóvel e outras providências correlatas a viagem buscando através de cotações as melhores opções/condições padrões de qualidade segurança e preço;
• Controlar o fluxo de pagamentos diversos da direção quando solicitado através do preenchimento do relatório pré-estabelecido pela empresa assim como receber e conferir notas fiscais em aquisições envolvendo viagens e seus lançamentos em centros de custo para a devida aprovação e envio a área de controle financeiro;
• Contribuir na organização dos compromissos da Direção tais como reuniões apresentações e eventos através do efetivo controle da agenda consultando e disponibilizando horários especificando informações e dados pertinentes e realizando as necessárias anotações em agenda;
• Preparar salas para a realização de reuniões da Direção mediante da reserva antecipada da mesma verificando as necessidades e efetivando as devidas solicitações verificando arrumação da sala seus equipamentos e materiais de apoio bem como prestar suporte operacional no decorrer da reunião caso necessário;
• Organizar e manter o arquivo de documentos referente a área procedendo a classificação etiquetagem e guarda dos mesmos para conservá-los e facilitar a consulta.

• Técnico em secretariado com registro DRT Superior Completo em Secretariado Executivo Letras ou Administração de Empresas.
• Conhecimento em Pacote Office
• Inglês intermediário
• Experiência anterior na área

Horário de trabalho:

Segunda á Sexta-feira das 9h30 às 18h30

Modelo de trabalho Presencial