Meetings, Events & Groups Planner (VIE)
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Job Location:
Monthly Salary:
Posted on:
30+ days ago
Vacancies:
1 Vacancy
Job Summary
Mission générale
Être responsable de la location des salles et des ventes de forfaits pour banquets réceptions et autres événements. Assurer lorganisation pratique et la supervision de lexécution de leur déroulement conforme.
Principales responsabilités
Sous la direction du Director of Sales & Marketing vous travaillez en lien direct avec les Sales Managers le Reservations Manager le Marketing Manager et les Meetings Events & Groups Sales Coordinators.
Vos missions sont les suivantes :
Préparation des événements :
Gestion des séminaires événements groupes : préparation suivi et accueil.
Révision et compréhension des détails des contrats signés par les Meetings Events & Groups Sales Coordinators.
Prise de contact avec les clients dès que le dossier est confirmé et sécurisé (contrat signé D&B renseigné acompte versé). Cette prise de contact peut être anticipée ou non en fonction des dates de confirmation des dossiers.
Envoi dun récapitulatif détaillé au client visant à rassembler lensemble des éléments nécessaires à la bonne réalisation de leur dossier.
Upselling (salles restauration hébergement activités extérieures transferts...) sur tous les dossiers.
Création de la fiche de fonction basée sur les retours des clients. Organisation et animation de la réunion de fonctions hebdomadaire avec lensemble des responsables de service. Programmation des affichages automatiques.
Commande ou vérification des commandes faites auprès les partenaires externes.
Pendant lévénement :
Vérification des salles des espaces prévus pour lévénement et mise en place des services commandés.
Le Meetings and Events Planner donne sa ligne directe à chaque client meeting ou groupe. Il est son point de contact exclusif pendant toute la durée de lopération.
Gestion des precon et postcon meetings avec client et responsables internes.
Coordination transversale des événements sur le terrain.
Accueil des clients ou désignation dun interlocuteur unique en cas dabsence ou de non présence à lhôtel.
Suivi des demandes additionnelles pendant lévénement.
Est le garant de la qualité délivrée au client pendant lopération.
Est responsable de la conduite des briefings des équipes opérationnelles.
Suivi sur place de la facturation (bar restaurant chambres...).
Après lévénement :
Est en charge de lexit Interview post événement si pas sur place.
A la charge de vérifier avec les services compétents les factures finales.
Envoi de la facture au client et fidélisation en proposant de les inscrire comme membre ALL meeting planner.
Marketing et veille stratégique :
Réflexion autour de nouveautés (principe damélioration continue).
Développement des outils stratégiques.
Ressources Humaines :
Maintenir une approche positive et constructive avec ses collègues de travail afin de garantir un environnement de travail sain et serein.
Autres :
Respect et mise en oeuvre des standards normes de la marque.
Possibilité denvoi doffres de prix à des moments ponctuels.
Cette description de poste a été spécialement conçue pour sadapter à lenvironnement de travail actuel et aux besoins opérationnels. Le contenu de la description de poste peut être modifié à tout moment pour mieux refléter les besoins futurs des opérations tout en garantissant toujours une charge de travail raisonnable conformément à la politique de lentreprise.
Qualifications :
Profil
- Excellente présentation
- Aisance orale et relationnelle
- Organisation et adaptabilité
- Flexibilité
- Connaissances informatiques (Opéra PMS & S&C Microsoft Office pack)
- Maîtrise professionnelle du français et de langlais
- Maîtrise du Néerlandais constitue un atout
Informations supplémentaires :
Avantages
- Un cadre de travail agréable
- Une équipe conviviale
- Formations assurées
- Un repas par jour de travail effectif
- Notoriété dun groupe international
Remote Work :
No
Employment Type :
Full-time
Key Skills
- GIS
- JAWS
- Military Experience
- Business Management
- Emergency Management
- Joint Operations
- Production Planning
- Relationship Management
- Strategic Planning
- ERP Systems
- Exercise Planning
- MRP
About Company
As a pioneer in the art of responsible hospitality, the Accor Group gathers more than 45 brands, 5,600 hotels, 10,000 restaurants, and lifestyle destinations in 110 countries. While each brand has its own personality, where you will be able to truly find yourself, they all share a com ... View more
