Office Manager & Accounting Clerk – Gestionnaire de bureau(Onsite)
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Job Location:
Monthly Salary:
Posted on:
30+ days ago
Vacancies:
1 Vacancy
Job Summary
EN(FR below)
Astucemedia is seeking an Accounting Clerk / Office Manager who will be responsible for managing day-to-day accounting operations and the administrative functions of the office.
The ideal candidate will combine precision and versatility handling the full accounting cycle while ensuring the smooth running of office operations (managing supplies coordinating with vendors overseeing insurance and subscriptions and handling logistical arrangements).
This key role requires the accuracy of an accounting professional combined with the autonomy and organizational skills needed to maintain an efficient and pleasant work environment.
Accounting Clerk Responsibilities (30%):
Enter data (sales purchases expenses)
Perform monthly bank reconciliations
Prepare client invoicing and follow up on payments
Reconcile corporate credit cards
Prepare and reconcile payroll
Prepare GST/QST returns
Monitor accounts payable and perform follow-ups
Record and track cash transactions
Prepare monthly reports (reconciliations account statements)
Support month-end closing and preparation of financial information
Admin / Office Manager Responsibilities (70%):
Employee group insurance (including communication with the broker etc.)
Liaison with property management for general building-related concerns: maintenance repairs parking security etc.
Management of health benefits
Check supplies responsible for purchasing requested equipment and supplies (office only excludes IT)
Oversee office cleaning and maintenance (with the cleaning company)
Manage supplies inventory and office equipment ensuring replacements are ordered as needed
Manage office and parking keys (for management and new employees)
Office alarm system
Manage office Internet and telephone subscriptions
Manage relationships with vendors and service providers for facility maintenance ensuring cost-effectiveness of services
Coordinate the return of employee equipment and keys and update the board tracking assigned equipment
FR
Astucemedia recherche un.e Commis comptable / Gestionnaire de bureau qui assurera la tenue des opérations comptables quotidiennes et la gestion administrative du bureau.
candidate idéal.e saura conjuguer rigueur et polyvalence en prenant en charge lensemble du cycle comptable tout en veillant au bon fonctionnement administratif des bureaux (gestion des fournitures coordination avec les fournisseurs suivi des assurances et abonnements organisation logistique).
Ce rôle clé combine la précision requise pour la comptabilité avec lautonomie et le sens de lorganisation nécessaires à la gestion dun environnement de travail efficace et agréable.
Responsabilités Commis comptable :
Effectuer les entrées de données (ventes achats frais)
Effectuer les réconciliations bancaires mensuelles
Préparer la facturation client et effectuer le suivi des paiements
Réconcilier les cartes de crédit dentreprise
Préparer et réconcilier la paie
Préparer les déclarations de TPS/TVQ
Assurer le suivi des comptes fournisseurs et effectuer les relances
Enregistrer et suivre les mouvements de caisse
Préparer les rapports mensuels (réconciliations états de compte)
Appuyer les clôtures mensuelles et la préparation de linformation financière
Responsabilités Gestion du bureau
Liaison avec la gestion immobilière pour les préoccupations générales liées à limmeuble : entretien réparations stationnement sécurité etc.
Vérification des fournitures Responsable des achats pour léquipement et les fournitures demandés (bureau uniquement exclut linformatique)
Coordination avec léquipe nettoyage des bureaux
Gestion des fournitures de linventaire et de léquipement de bureau en sassurant de commander les remplacements nécessaires au besoin
Gestion des clés de bureau du stationnement (pour la direction générale et les nouveaux employés) et du système dalarme du bureau
Gestion des abonnements Internet et téléphoniques du bureau
Gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires de services pour lentretien des installations en veillant à la rentabilité des services
Coordination du retour de léquipement et des clés des employés et mise à jour du tableau servant à suivre les équipements assignés
Qualifications :
EN
Requirements:
3 to 5 years experience in general accounting
Proficiency in QuickBooks Online (QBO) and Dext
Knowledge of payroll and tax principles (GST/QST)
Accuracy autonomy organizational skills
Good communication in French and English
FR
Exigences :
3 à 5 ans dexpérience en comptabilité générale
Maîtrise de QuickBooks Online (QBO) et Dext
Connaissance des principes de paie et de fiscalité (TPS/TVQ)
Rigueur autonomie sens de lorganisation
Bonne communication en français et en anglais
Additional Information :
EN(FR BELOW)
Comprehensive Group Insurance including medical dental and online telemedicine support via Dialogue
RRSP Matching Program plan for your financial future with company contributions
Wellness Allowance support for personal well-being (gym sports mental health etc.)
Team Activities & Events regular social and team-building opportunities
Office in Montreals Old Port a vibrant and inspiring workspace in the heart of downtown
FR
Assurances collectives complètes incluant soins médicaux dentaires et accès à la télé-médecine via Dialogue
Programme REER avec contribution de lentreprise pour planifier et faire croître votre avenir financier
Enveloppe bien-être soutien pour le bien-être personnel (gym sports santé mentale etc.)
Activités et événements dentreprise Moments de convivialité et team-building organisés tout au long de lannée
Bureau au Vieux-Port de Montréal un cadre de travail exceptionnel au cœur du centre-ville
Remote Work :
No
Employment Type :
Full-time
Key Skills
- Invoicing
- Inventory Control
- Data Entry
- Customer Service
- Vendor Management
- Accounting & Finance
- Recounciling
- General Ledger Accounting
- Mathematics
- Microsoft Excel
- Reporting
- Financial statement
- Inventory Management
- ACCA
- Bookkeeping
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