Administrative Assistant

Vous souhaitez jouer un rôle clé dans le succès dune entreprise québécoise entrepreneuriale en pleine expansion Vous avez à cœur dassurer une expérience client exemplaire tout en offrant un soutien administratif Ce poste est pour vous!

Sommaire des principales fonctions:

Le ou la titulaire du poste de soutien administratif travaillera de près avec la présidente de lentreprise et parfois les autres membres de léquipe pour participer à lorganisation de réunions de déplacements et de la préparation des soumissions de projets des présentations PowerPoint et dautres documents.

Qualifications:

• Diplôme détudes collégiales (DEC) en administration ou attestation détudes collégiales (AEC) en administration assortie dune expérience pertinente ;
• 1 à 3 ans dexpérience en tant quadjoint(e) administratif(ve) ;

• Bilingue (français et anglais) à loral et à lécrit. lecture et écriture avec un accent particulier sur les compétences rédactionnelles en français.
• Maîtrise de Microsoft Office365 de la messagerie Outlook et de la gestion des réunions déquipe.

• Attitude professionnelle et excellentes aptitudes pour le service à la clientèle ;
• Solides compétences en matière de relations humaines et de communication ; capacité démontrée à communiquer efficacement à loral et à lécrit ;
• Rigueur souci du détail capacité danalyse et esprit de synthèse ;
• Respect de la confidentialité et aptitude à travailler sous pression tout en gérant plusieurs tâches ;
• Excellente gestion du temps et des priorités ; capacité à respecter les délais et à assurer un suivi efficace

• Sens de linitiative et capacité à travailler de manière autonome ;
• Bonnes compétences en matière de recherche et souci du détail ;
• Sensibilisation à la cybersécurité ; y compris une familiarité avec lutilisation de lIA générative comme Chat GPT ;
• Grande capacité dorganisation ;
• Capacité à revoir les procédures et à identifier les domaines damélioration ;
• Capacité à maintenir des relations harmonieuses avec les clients et les collègues de travail.
• Aptitude à travailler dans un environnement professionnel et entrepreneurial en évolution rapide ;
• Esprit déquipe ;
• Un haut niveau de discrétion et de confidentialité est requis.

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Responsabilités

• Fournir une assistance administrative et de secrétariat à léquipe de direction.
• Planifier et organiser lagenda quotidien et à long terme de la présidente.
• Gérer les communications entrantes et sortantes de ladresse courriel de lentreprise et traiter les demandes ou les diriger vers la bonne personne au sein de léquipe.
• Organiser planifier coordonner et suivre tous les rendez-vous réunions activités voyages hôtels et transports prévus pour léquipe de direction et parfois nos clients.
• Aider léquipe de direction à préparer les réunions et les présentations.
• Organiser le classement de tous les documents et de la correspondance de léquipe de direction.
• Traduire les documents les communications dentreprise et les présentations du français vers langlais et de langlais vers le français.
• Assister léquipe de direction dans toutes les autres tâches qui lui sont confiées de temps à autre.